【Copilot】Copilotの社内資料用プロンプトをグループで共有する手順と運用ノウハウ

Microsoft 365 Copilotで作成した社内資料用のプロンプトを、チームや部署内で共有したいというニーズがあります。しかし、Copilotのプロンプトは個人アカウントに紐づくため、そのままでは共有できません。この記事では、Copilotで作成したプロンプトをグループで共有するための具体的な手順を解説します。

Copilotのプロンプト共有機能は、Microsoft TeamsやSharePointを活用することで実現できます。これにより、チーム全体の生産性向上や、プロンプト作成の手間削減が期待できます。本記事を読むことで、Copilotプロンプトの効率的な共有方法が理解できるようになります。

Copilotプロンプト共有の概要と前提条件

Copilotで作成したプロンプトをグループで共有するには、Microsoft 365のライセンスが必要です。一般ユーザーがCopilotを利用できる環境であれば、プロンプトの共有も可能です。共有方法としては、主にTeamsのチャネルやSharePointのドキュメントライブラリを利用する方法が挙げられます。これらのプラットフォームにプロンプトを保存し、アクセス権限を設定することで、グループメンバーと共有します。Copilot Proユーザーの場合は、個人アカウントで保存したプロンプトを共有する際も同様の手順が適用されます。

Copilotのプロンプトは、Teamsのチャットやチャネル、またはSharePoint上のドキュメントとして保存できます。どちらの方法を選択するかは、チームの利用状況や管理体制によって異なります。Teamsチャネルに保存すると、リアルタイムな共同編集や議論がしやすくなります。SharePointに保存すると、より体系的な管理やバージョン管理が容易になります。

CopilotプロンプトをTeamsチャネルで共有する手順

Teamsチャネルを利用してCopilotプロンプトを共有する手順を説明します。この方法では、Teamsのチャネルにプロンプトをテキストファイルなどで保存し、チームメンバーに共有します。

1. Copilotでプロンプトを作成・保存する
   Copilotを利用して、社内資料作成に役立つプロンプトを作成します。作成したプロンプトは、ローカルのテキストエディタなどにコピーして保存しておきます。
2. Teamsチャネルを開く
   共有したいプロンプトを保存するTeamsチャネルを開きます。
3. 「ファイル」タブを選択する
   チャネルの上部にある「ファイル」タブをクリックします。
4. 新しいフォルダーを作成する(任意)
   プロンプトを整理するために、新しいフォルダーを作成します。画面上部の「新規」ボタンから「フォルダー」を選択し、フォルダー名を入力して「作成」をクリックします。
5. プロンプトファイルをアップロードする
   作成したフォルダー、または直接「ファイル」タブ内に、プロンプトのテキストファイルをアップロードします。画面上部の「アップロード」ボタンから「ファイル」を選択し、保存しておいたプロンプトファイルを選んでアップロードします。
6. チームメンバーに共有を促す
   プロンプトファイルをアップロードしたら、チャネルの投稿機能を使ってチームメンバーに共有した旨を通知します。プロンプトの内容や利用方法を簡単に説明すると、より活用が進みます。

CopilotプロンプトをSharePointで共有する手順

SharePointを利用してCopilotプロンプトを共有する手順を説明します。この方法では、SharePointサイトのドキュメントライブラリにプロンプトを保存し、アクセス権限を設定します。

1. Copilotでプロンプトを作成・保存する
   Teamsの場合と同様に、Copilotでプロンプトを作成し、テキストファイルなどに保存します。
2. SharePointサイトを開く
   プロンプトを共有したいSharePointサイトを開きます。
3. ドキュメントライブラリを選択する
   「ドキュメント」などのドキュメントライブラリを選択します。
4. 新しいフォルダーを作成する(任意)
   プロンプトを整理するために、新しいフォルダーを作成します。画面上部の「新規」ボタンから「フォルダー」を選択し、フォルダー名を入力して「作成」をクリックします。
5. プロンプトファイルをアップロードする
   作成したフォルダー、または直接ドキュメントライブラリ内に、プロンプトのテキストファイルをアップロードします。画面上部の「アップロード」ボタンから「ファイル」を選択し、保存しておいたプロンプトファイルを選んでアップロードします。
6. アクセス権限を設定する
   アップロードしたファイルまたはフォルダーを選択し、画面上部の「共有」ボタンをクリックします。共有ダイアログが表示されるので、「特定のユーザー」または「組織内のユーザー」などを選択し、共有したいグループやメンバーを指定します。必要に応じて、編集権限や閲覧権限を設定します。
7. 共有リンクを通知する
   共有設定が完了したら、生成された共有リンクをチームメンバーに通知します。

プロンプト共有時の注意点とよくある誤操作

Copilotプロンプトをグループで共有する際には、いくつかの注意点があります。これらの点を理解しておくことで、よりスムーズな共有と活用が実現できます。

機密情報を含むプロンプトの共有リスク

Copilotプロンプト自体に、機密情報や個人情報が含まれる場合があります。例えば、「〇〇社の過去の決算資料を基に、次の会議で使う報告書を作成して」といったプロンプトです。このようなプロンプトを安易に共有すると、意図しない情報漏洩につながる可能性があります。

対策:

1. プロンプトの確認を徹底する
   共有する前に、プロンプト内に機密情報や個人情報が含まれていないか必ず確認します。
2. 汎用的なプロンプトを作成する
   具体的な社名やデータ名を伏せ、汎用的に使えるようなプロンプトを作成し、共有後に個別の情報を追記してもらうように促します。
3. アクセス権限を適切に管理する
   SharePointなどで共有する場合、アクセス権限を必要最小限のメンバーに限定します。

プロンプトのバージョン管理がされない

Teamsのチャネルに単純なテキストファイルとして保存した場合、誰がいつ変更したかの履歴が追跡しにくいことがあります。また、複数のメンバーが同時に編集しようとすると、意図しない上書きが発生する可能性もあります。

対策:

1. SharePointの利用を検討する
   SharePointはバージョン管理機能が充実しているため、プロンプトの変更履歴を追跡しやすく、競合編集のリスクも低減できます。
2. ファイル名のルールを決める
   「プロンプト名_作成者名_YYYYMMDD」のようなファイル名のルールを定め、管理を容易にします。
3. 共同編集時は事前に相談する
   複数のメンバーが同時に編集する可能性がある場合は、事前にチャットなどで相談してから作業を開始します。

プロンプトの意図が伝わらない

作成者が意図した通りの結果がCopilotから生成されない場合、プロンプトの書き方に問題があるか、利用者がプロンプトの意図を誤解している可能性があります。共有時にプロンプトの目的や期待される結果を明記しないと、活用が進まないことがあります。

対策:

1. プロンプトに説明文を添える
   テキストファイルにプロンプトを保存する際、そのプロンプトがどのような目的で、どのような結果を期待して作成されたのかをコメントとして追記します。
2. 使用例を示す
   プロンプトを使った実際のCopilotの生成例を示すことで、利用者の理解を助けます。
3. フィードバックを収集する
   共有したプロンプトについて、利用者からのフィードバックを収集し、改善につなげます。

TeamsとSharePointでのプロンプト共有方法の比較

Copilotプロンプトをグループで共有する方法として、TeamsチャネルとSharePointサイトのどちらを利用するかは、チームの運用方法によって最適な選択肢が異なります。それぞれの特徴を比較します。

まとめ

この記事では、Microsoft 365 Copilotで作成した社内資料用プロンプトを、TeamsチャネルまたはSharePointサイトを利用してグループで共有する手順を解説しました。プロンプトの共有により、チーム全体のCopilot活用効率を高めることができます。今後は、SharePointのバージョン管理機能を活用して、プロンプトの更新履歴を管理し、より精度の高いプロンプトをチームで共有することを目指しましょう。また、Copilot Studioを利用すれば、より高度なプロンプト管理やカスタムCopilotの作成も可能です。