【Copilot】CopilotでWordに参照URLから内容要約を貼らせる手順と業務活用例

Microsoft 365 CopilotはWord文書作成を支援します。

Web上の情報を参照して文書に要約を貼り付けたい場面があるでしょう。

Copilotを使えば、指定したURLの内容を要約し、Word文書に直接挿入できます。

この記事では、Copilotが参照URLから内容を要約し、Wordに貼り付ける手順を解説します。

Copilotの高度な活用法を習得し、情報収集と文書作成の効率を劇的に向上させましょう。

WordでCopilotにWebページ内容の要約を生成させる仕組み

WordでCopilotを利用するには、Microsoft 365 Business Standard以上のライセンスにCopilotアドオンが必要です。

Copilotは、大規模言語モデル(LLM)を用いてWebページの内容を解析します。

指定されたURLにアクセスし、そのテキスト情報を抽出して、指示に基づいた形式で要約を生成します。

生成された要約は、Word文書内に直接挿入できるため、コピー&ペーストの手間が省けます。

この機能は、情報収集の効率化や、参照資料の要点を素早く文書へ取り込みたい場合に役立ちます。

Copilotは、Webページの構造を理解し、主要な情報を的確に捉える能力を持っています。

ただし、CopilotはWebページの内容をそのまま反映するため、情報源の信頼性は利用者が判断する必要があります。

CopilotにURLの内容を要約させてWordに貼り付ける手順

1. Word文書を開く
   Copilotを利用したいWord文書を開きます。
2. Copilotを起動する
   Wordの「ホーム」タブにあるCopilotアイコンをクリックします。または、Ctrl+Alt+Iのショートカットキーでも起動できます。
3. プロンプトを入力する
   Copilotのチャットペインが表示されたら、要約したいWebページのURLと、どのような要約が欲しいかを具体的に指示します。例えば、「以下のURLの内容を300字程度で要約して、箇条書きでまとめてください:[ここにURLを貼り付ける]」のように入力します。
4. 要約の生成を待つ
   CopilotがURLにアクセスし、内容を解析して要約を生成します。これには数秒から数十秒かかる場合があります。
5. 要約を確認・編集する
   生成された要約が表示されたら、内容を確認します。必要に応じて、Copilotに修正を依頼したり、手動で編集したりできます。
6. 文書に挿入する
   要約内容に問題がなければ、「文書に挿入」ボタンをクリックします。要約がカーソル位置に貼り付けられます。

CopilotでURL内容を要約する際の注意点と誤操作例

URLが無効な場合やアクセスできない場合

指定したURLが存在しない、またはアクセス権がない場合、Copilotは内容を正しく解析できません。

対処法:

1. URLの確認
   入力したURLが正しいか、ブラウザで直接アクセスして確認してください。
2. アクセス権の確認
   ログインが必要なページや、社内限定のページの場合、Copilotからはアクセスできないことがあります。
3. 別の情報源の利用
   アクセスできない場合は、内容をコピーして直接Copilotに貼り付けるか、別の情報源を探してください。

プロンプトが不明確な場合

どのような要約が欲しいかを具体的に指示しないと、期待通りの結果が得られないことがあります。

誤操作例:「このURLの内容をまとめて」

改善策:

1. 文字数や形式の指定
   「300字以内で」「箇条書きで」「専門用語を避けて」など、具体的な指示を追加します。
2. 目的の明示
   「この資料の主要な論点を3つ挙げて」「この製品のメリット・デメリットをまとめて」のように、要約の目的を伝えます。

生成された要約が不正確な場合

Webページの内容が複雑だったり、Copilotの解釈に誤りがあったりすると、要約が不正確になることがあります。

対処法:

1. プロンプトで精度向上を依頼
   「より正確に要約して」「〇〇の観点から詳細にまとめて」と再度指示します。
2. 手動での修正
   Copilotが生成した要約を基に、ご自身で内容を校正・修正します。
3. 情報源の再確認
   生成された要約が元のWebページの内容と一致しているか、必ず確認します。

Copilotの利用制限

Copilotは、一度に処理できる情報量に制限がある場合があります。

長大なWebページ全体を一度に要約しようとすると、情報が省略されたり、エラーが発生したりすることがあります。

対策:

1. ページの一部を指定
   要約したい箇所が明確な場合は、その部分のテキストをコピーしてCopilotに直接貼り付け、要約を依頼します。
2. 分割して依頼
   長文の場合は、複数のセクションに分けて、それぞれ要約を依頼します。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
利用対象	個人ユーザー、Microsoft 365 Personal/Family	法人ユーザー、Microsoft 365 Business/Enterprise
利用アプリ	Web版Officeアプリ、Copilotアプリ、一部デスクトップアプリ	Word、Excel、PowerPoint、Outlook、TeamsなどMicrosoft 365アプリ全体
Webサイト要約機能	CopilotアプリまたはEdgeブラウザ連携	Word、OutlookなどMicrosoft 365アプリ内で直接利用可能
高度なデータ分析	限定的	Excelでのデータ分析・関数生成など高度な連携
組織内データ連携	不可	SharePoint、Teams内のデータと連携可能

Copilot Proは個人向けにWebサイト要約機能を提供しますが、Microsoft 365 CopilotはWordなどのアプリ内で直接、組織内のデータとも連携しながら高度な要約・文書作成が可能です。

参照URLからWord文書に内容を要約して貼り付ける手順は、Copilotの強力な情報収集・活用能力を示しています。

CopilotにURLを指定して要約を生成させ、Word文書に直接挿入する操作を習得しました。

今後は、プロンプトを工夫してより精度の高い要約を得たり、組織内のSharePointドキュメントの内容をCopilotに要約させたりする応用も可能です。