【Copilot】TeamsのCopilotで外部ゲスト参加会議を要約する時の注意と対処法

Teams会議のCopilotで外部ゲストが参加する会議の議事録要約がうまくいかない場合があります。

参加者が社外のゲストである場合、Copilotの機能に制限が生じることがあります。

この記事では、外部ゲスト参加会議の要約における注意点と、発生する可能性のある問題への対処法を解説します。

外部ゲスト参加会議でCopilot要約ができない根本原因

Teams会議でCopilotによる要約ができない場合、その原因は主にCopilotの機能が外部参加者に対してどのように動作するか、そして会議の記録設定にあります。

Copilotは、Microsoft 365ライセンスを持つユーザーが会議に参加している場合に最も効果的に機能します。外部ゲストは、Microsoft 365ライセンスを持たない場合が多く、Copilotの高度な機能にアクセスできないことがあります。

また、会議の文字起こし機能が有効になっていないと、Copilotは発言内容をテキストデータとして取得できないため、要約を作成できません。外部ゲストの参加方法も影響します。匿名参加や、ゲストアクセス権限の制限があると、Copilotが参加者を特定し、発言内容を正確に紐づけることが難しくなります。

外部ゲスト参加会議のCopilot要約を有効にする手順

1. 会議の主催者・参加者にCopilotライセンスを確認する
   会議の主催者または、Copilot機能を利用したい参加者が、適切なMicrosoft 365 Copilotライセンス(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオンなど)を割り当てられているか確認してください。
2. 会議の文字起こしを有効にする
   会議の開始前に、主催者がTeams会議オプションで「文字起こしを開始する」を有効に設定してください。これにより、会議中の発言がテキスト化されます。
3. 会議の録画設定を確認する
   文字起こしと同時に、会議の録画も有効にすると、後でCopilotが議事録を生成しやすくなります。
4. 外部ゲストの参加方法を整理する
   可能であれば、外部ゲストにはMicrosoftアカウントでサインインして参加してもらうか、会議招待時にゲストアクセス権限を適切に設定してください。
5. 会議終了後にCopilotに要約を依頼する
   会議が終了し、文字起こしと録画が完了したら、Teamsチャットまたは会議の記録からCopilotに「会議を要約して」と依頼してください。

Copilotが外部ゲスト参加会議を要約できない場合の対処法

Copilotが会議を認識しない・要約を生成しない

会議が終了してもCopilotが要約を生成しない場合、以下の点を確認してください。

1. 文字起こしと録画の完了を待つ
   会議終了直後は、文字起こしと録画の処理に時間がかかることがあります。数分から数十分待ってから再度試してください。
2. 会議の参加者数と種類を確認する
   Copilotは、一定数以上の参加者(特に社内ユーザー)がいる会議でより効果的に機能します。外部ゲストのみの会議や、参加者が少ない場合は要約が生成されにくいことがあります。
3. Teamsアプリのバージョンを確認する
   デスクトップ版Teamsアプリを使用している場合、最新バージョンにアップデートされているか確認してください。

要約内容が不正確・不十分

生成された要約の内容が期待通りでない場合は、以下の原因が考えられます。

1. 発言の不明瞭さ
   会議中の音声が不明瞭だったり、複数人が同時に話したりすると、文字起こしの精度が低下し、要約も不正確になります。
2. 専門用語や固有名詞の認識不足
   Copilotが認識できない専門用語や固有名詞が多い場合、要約に含めることができません。
3. プロンプトの具体性不足
   「会議を要約して」だけでなく、「〇〇に関する決定事項をまとめて」「△△について議論された内容をリストアップして」のように、より具体的な指示をCopilotに与えることで、精度の高い要約が得られます。

機密情報が含まれる場合の注意点

外部ゲストが参加する会議では、機密情報や個人情報の扱いに十分注意が必要です。

1. 機密情報の事前共有を避ける
   会議の議題に機密情報が含まれる場合、Copilotによる要約生成前に、その情報が共有されるべきか慎重に判断してください。
2. Copilotへの指示を限定する
   要約を依頼する際は、機密情報に触れない範囲で、一般的な決定事項やアクションアイテムに限定するよう指示してください。
3. 管理者設定の確認
   組織のMicrosoft 365管理者は、Copilotのデータプライバシー設定や、外部ユーザーとのデータ共有に関するポリシーを設定できます。不明な場合は管理者に確認してください。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

Copilot Proは個人利用を想定しており、Teams会議の要約機能は提供されていません。Teams会議の要約機能は、Microsoft 365 Copilotの機能として提供されています。