【Copilot】TeamsでCopilotに商談メモから提案書たたき台を作成させる手順

Microsoft TeamsでCopilotを利用すると、商談の議事録やメモから提案書のたたき台を素早く生成できます。

この機能を使えば、議事録の要約や提案内容の整理にかかる時間を大幅に削減できます。

この記事では、Teams内でCopilotに商談メモを基にした提案書たたき台を作成させる具体的な手順を解説します。

Teams Copilotの商談メモからの提案書作成機能

TeamsのCopilotは、会議の議事録やチャットの履歴、共有されたドキュメントなどの情報を学習し、自然言語での指示に応じたコンテンツを生成する能力を持っています。

商談メモから提案書たたき台を生成する機能は、この情報処理能力を活用したものです。Copilotは、メモに含まれる顧客の課題、ニーズ、会話の要点などを分析し、それらに対応する提案内容を整理します。

この機能を利用するには、Microsoft 365 E3/E5/Business PremiumなどのライセンスにCopilotアドオンが紐づいている必要があります。個人向けのCopilot Proでも利用可能ですが、法人向けライセンスの方がより高度な連携機能が期待できます。

商談メモを基にした提案書たたき台を生成する手順

1. TeamsでCopilotチャットを開く
   Teamsの左側メニューから「Copilot」アイコンをクリックして、Copilotのチャット画面を開きます。
2. プロンプトを入力する
   Copilotの入力欄に、提案書作成を依頼するプロンプトを入力します。プロンプトには、参照する商談メモの内容と、どのような提案書を作成したいかを具体的に記述します。例えば、「以下の商談メモを基に、顧客の課題解決につながる提案書のたたき台を作成してください。」のように記述します。
3. 商談メモの内容を貼り付けるか参照させる
   プロンプトの後に、商談メモのテキストを直接貼り付けるか、Teams内で共有されている関連ドキュメント(Wordファイルなど)を参照させます。ファイルを参照させる場合は、ファイル名を正確に指定します。
4. 生成を待つ
   プロンプトとメモの内容を入力したら、送信ボタンをクリックします。Copilotが指示を解釈し、商談メモを分析して提案書のたたき台を生成します。生成には数秒から数十秒かかる場合があります。
5. 生成されたたたき台を確認・編集する
   Copilotが生成した提案書のたたき台が表示されます。内容を確認し、必要に応じて編集や追記を行います。たたき台はWord形式でエクスポートすることも可能です。

Copilotプロンプト作成の注意点とコツ

プロンプトが不明確で意図しない内容が生成される

Copilotは指示を正確に解釈しますが、プロンプトが曖昧だと期待通りの結果が得られないことがあります。

解決策: 提案書の目的(例:課題解決、新サービス紹介)、ターゲット読者、含めたい主要な要素(例:導入効果、費用感)などを具体的に指定してください。商談メモのどの部分を特に重視してほしいかも明記すると良いでしょう。

参照する商談メモの範囲が限定的

Copilotが参照できる情報が限られていると、提案内容が表面的になることがあります。

解決策: 商談メモは、できるだけ詳細な記録を心がけてください。Copilotに指示する際に、複数のメモや関連資料を参照させることも有効です。長文のメモの場合は、要約してからCopilotに指示するのも良い方法です。

機密情報や個人情報への配慮

商談メモには、顧客の機密情報や個人情報が含まれる場合があります。Copilotに入力する際は、組織のセキュリティポリシーに従ってください。

解決策: CopilotはMicrosoft 365のセキュリティとコンプライアンスの枠組み内で動作しますが、入力する情報には注意が必要です。機密性の高い情報は、プロンプトから除外するか、匿名化してから入力することを検討してください。Copilot Studioを利用して、より詳細なアクセス制御やデータ処理を設定することも可能です。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

Copilot Proは個人向けに提供されるサービスであり、Web版CopilotやMicrosoft 365アプリ(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)でのCopilot機能が強化されています。

一方、Microsoft 365 Copilotは法人向けに提供され、組織内のデータ(Teamsのチャット履歴、SharePoint上のファイルなど)へのアクセスと連携がより強力です。Teamsでの会議要約や議事録作成、今回の提案書たたき台生成といった、組織内コラボレーションに特化した機能が充実しています。

Teamsで商談メモから提案書たたき台を生成する機能は、Microsoft 365 Copilotの強力な組織内データ連携能力を活用したものです。

まとめ

TeamsのCopilotを利用することで、商談メモから提案書のたたき台を効率的に作成できます。

具体的なプロンプトの入力と、参照させる商談メモの準備によって、Copilotは質の高いたたき台を生成します。

今後は、生成されたたたき台をWordでさらに詳細に編集したり、Copilotに追記や修正を依頼したりすることで、提案資料作成のプロセスをさらに加速させることが可能です。