【Copilot】TeamsでCopilotに社内勉強会の要点をナレッジ記事化させる手順と活用例

Microsoft Teamsで開催された社内勉強会の内容を、後から参照しやすいナレッジ記事としてまとめる作業は時間がかかります。

Copilotを活用すれば、Teams会議の議事録やチャット履歴から、勉強会の要点を自動で抽出し、ナレッジ記事のドラフトを生成できます。

この記事では、Copilotを使ってTeamsの勉強会内容をナレッジ記事化する具体的な手順と、その活用例を解説します。

Teams勉強会内容をナレッジ記事化する仕組み

Copilotは、Microsoft 365 Copilotアドオンが導入されている環境で利用できます。Teams会議の記録(議事録やトランスクリプト)やチャットの履歴を読み込み、その内容を理解します。

自然言語処理技術を用いて、議論の要点、決定事項、TODOなどを識別し、構造化されたテキストとして出力します。これにより、手作業での議事録作成や情報整理の手間が大幅に削減されます。

Teams勉強会内容をCopilotでナレッジ記事化する手順

1. Teams会議の議事録・トランスクリプトを用意する
   Teams会議の参加者が、会議後に議事録やトランスクリプトを共有していることを確認します。会議の録画や文字起こし機能が有効になっている必要があります。
2. Copilotに議事録の要約を依頼する
   CopilotアプリまたはCopilotを起動したWordやOutlookなどのアプリを開きます。議事録のテキストをCopilotに提示し、「この勉強会の議事録を要約してください」といったプロンプトを入力します。
3. Copilotチャットでナレッジ記事のドラフト作成を依頼する
   Copilotに議事録の要約をさせた後、続けて「この要約内容を基に、社内向けナレッジ記事のドラフトを作成してください。記事のタイトルは『[勉強会テーマ]の要点』とし、導入、主要な論点、まとめの構成でお願いします」といった具体的な指示を出します。
4. 生成されたドラフトを編集・整形する
   Copilotが生成した記事のドラフトをWordなどの文書作成ソフトにコピー&ペーストします。必要に応じて、表現の修正、情報の追加、社内用語への置き換え、画像や図の挿入などの編集を行います。

Copilotでナレッジ記事作成を依頼する際のプロンプト例

Copilotに効果的な指示を出すためには、具体的なプロンプトが重要です。

プロンプト例1:会議の要点整理

「以下のTeams会議の議事録を読み込み、主要な決定事項、議論された論点、および次にとるべきアクションを箇条書きでまとめてください。」

プロンプト例2:ナレッジ記事ドラフト作成

「先ほど要約した会議内容を基に、社内向けナレッジ記事を作成してください。記事のタイトルは『[勉強会テーマ]の要点』とし、導入部、主要な論点、質疑応答の要約、まとめのセクションを含めてください。専門用語は一般的な言葉に置き換えてください。」

プロンプト例3:記事の構成変更

「生成されたナレッジ記事の構成を、まず『概要』、次に『各論点の詳細』、最後に『今後の展望』という順番に変更してください。」

Copilotによるナレッジ記事化の活用例

Copilotを活用したナレッジ記事化は、様々な場面で役立ちます。

活用例1:社内勉強会・研修内容の共有

Teamsで行われた社内勉強会や研修の議事録・トランスクリプトから、主要な学びやポイントを記事化します。これにより、欠席者も内容を把握でき、参加者も後から復習しやすくなります。

活用例2:プロジェクト定例会議の議事録

プロジェクトの定例会議で決定した事項や進捗状況を記事化することで、関係者間で認識のずれを防ぎ、プロジェクトの透明性を高めます。

活用例3:顧客とのWeb会議議事録

顧客とのWeb会議で交わされた提案内容や合意事項を記事化し、社内共有や顧客への確認資料として活用します。機密情報に配慮した編集が必要です。

Copilotでナレッジ記事を作成する際の注意点

生成された内容の正確性を必ず確認する

Copilotは高度なAIですが、生成する内容が常に100%正確とは限りません。特に専門的な内容や固有名詞、数値データなどは、必ず元の議事録や関係者への確認を行い、事実誤認がないかチェックしてください。

機密情報・個人情報の取り扱いに注意する

Teams会議の議事録やチャット履歴には、機密情報や個人情報が含まれる可能性があります。Copilotにこれらの情報を処理させる際は、組織のセキュリティポリシーを遵守し、必要に応じて情報をマスキングしたり、Copilotの利用範囲を制限したりする措置を講じてください。

プロンプトは具体的かつ明確に入力する

Copilotの生成精度は、入力するプロンプトの質に大きく依存します。どのような形式で、どのような要素を含めて記事を作成したいのかを、具体的かつ明確に指示することが重要です。曖昧な指示では、意図しない結果が生成される可能性があります。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの違い

Teams会議の議事録などを基にしたナレッジ記事作成においては、Microsoft 365 Copilotが主に利用されます。これは、Microsoft 365の各アプリケーション(Teams, Word, Outlookなど)と連携し、組織内のデータにアクセスできるためです。

Copilot Proは、個人向けのCopilot体験を強化するもので、Web版OfficeアプリやGmail, Google Docsなどとの連携が中心です。Teams会議の議事録のような組織内のデータ連携には、Microsoft 365 Copilotが適しています。

項目	Microsoft 365 Copilot	Copilot Pro
主な連携対象	Microsoft 365アプリ(Teams, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint, OneDrive)	Web版Officeアプリ, Web版Gmail, Web版Google Docs, Bing
組織内データへのアクセス	可能(組織のアクセス権限に基づく)	限定的(主にWeb上の公開情報や個人設定)
Teams会議議事録の活用	可能	限定的(議事録をコピー&ペーストする必要がある場合が多い)
法人利用	法人向けプラン(Microsoft 365 Business/E3/E5 + Copilotアドオン)	個人向け

Teams会議の議事録を直接参照して記事を作成するには、Microsoft 365 Copilotが必要です。

まとめ

Copilotを活用することで、Teams会議の議事録から効率的にナレッジ記事のドラフトを作成できます。これにより、情報共有のスピードが向上し、チーム全体の生産性向上に貢献します。

今後は、Copilotに記事の校正や、関連資料の検索・引用まで依頼する応用も検討してみましょう。