【Copilot】Teams会議でCopilotにリスクと対策の対応表を作成させる手順

Teams会議中にCopilotを活用して、会議内容からリスクと対策の対応表を自動生成できます。この機能を使えば、会議の議事録作成や次のアクションの整理が効率化されます。この記事では、Teams会議でCopilotにリスクと対策の対応表を作成させる具体的な手順を解説します。

Teams会議でCopilotを利用するには、Microsoft 365 CopilotアドオンまたはCopilot Proの契約が必要です。また、Copilotは会議の議事録作成や要約機能を提供しますが、特定のフォーマットでの表作成はプロンプトエンジニアリングが重要になります。以下に、その手順を示します。

Teams会議でCopilotにリスクと対策の対応表を作成させる仕組み

Teams会議でCopilotが対応表を作成する仕組みは、会議中の発言内容をリアルタイムでテキスト化し、それをAIが解析することに基づいています。Copilotは、自然言語処理技術を用いて、会議参加者の発言から「リスク」に関する議論と、それに対する「対策」の提案を識別します。識別された情報を基に、指定されたフォーマット(この場合は対応表)に整理して出力します。この機能は、会議の議事録を後から手動で整理する手間を大幅に削減します。

Teams会議中にCopilotに指示を出す手順

1. Teams会議を開始または参加する
   TeamsデスクトップアプリまたはWebアプリで会議に参加します。
2. Copilotを起動する
   会議画面の上部にある「Copilot」アイコンをクリックして、Copilotペインを開きます。
3. プロンプトを入力する
   Copilotペインの下部にあるテキストボックスに、以下のような指示(プロンプト)を入力します。

   「会議の議事録から、議論されたリスクとその対策を抽出し、対応表を作成してください。表には『リスク』と『対策』の2つの列を含めてください。」

4. 生成された対応表を確認する
   Copilotが会議内容を解析し、対応表を生成します。生成された表はCopilotペイン内に表示されます。
5. 対応表をコピーまたは保存する
   生成された対応表は、コピーボタンをクリックしてWordやExcelなどのドキュメントに貼り付けることができます。また、Copilotの機能として直接保存できる場合もあります。

Copilotでの表作成における注意点と失敗例

プロンプトが不明確で意図した表が生成されない

Copilotに期待通りの表を作成させるには、プロンプトの具体性が重要です。例えば、「リスクと対策をまとめて」だけでは、Copilotがどのように表形式でまとめるべきか判断できない場合があります。以下のように、表の列名や形式を明確に指示することが推奨されます。

1. 明確な列名を指定する
   「『リスク項目』と『提案された対策』という列名で表を作成してください。」のように、具体的な列名を指示します。
2. 出力形式を指示する
   「Markdown形式で出力してください」や「Wordに貼り付けやすい形式で出力してください」など、希望する形式を伝えます。

会議中に十分な情報が議論されていない

Copilotは会議中の発言に基づいて情報を抽出するため、リスクや対策に関する議論が十分に行われていない場合、生成される表の情報も限定的になります。会議の進行中に、これらのトピックについて意識的に議論することが重要です。

1. 会議の議題に含める
   会議の冒頭で、リスクと対策に関する議論を行う時間を設けることをアナウンスします。
2. 発言を促す
   会議のファシリテーターが、参加者に対してリスクや対策に関する意見を積極的に求めるようにします。

Copilotが機密情報や個人情報を誤って抽出する可能性

Copilotは会議中の発言を学習データとして利用する場合があります。そのため、機密情報や個人情報を含む発言は、AIによって意図せず記録・利用されるリスクがあります。Copilotの設定や組織のポリシーを確認し、機密情報の取り扱いには十分注意してください。

1. 機密情報の入力を避ける
   会議中に、Copilotに記録されることを想定して、機密情報や個人情報の入力を控えるように参加者に周知します。
2. Copilotのデータプライバシー設定を確認する
   Microsoft 365管理センターで、Copilotのデータ利用に関する設定を確認・調整します。(管理者権限が必要)

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較(表作成機能)

Teams会議でCopilotを活用することで、リスクと対策の対応表を効率的に作成できます。会議中にCopilotに適切なプロンプトで指示を出すことで、議論内容を構造化された情報として迅速に得られます。今後は、会議の議題設定の段階から、Copilotによる情報整理を意識した進行を検討すると良いでしょう。さらに、Copilotのプロンプトエンジニアリングを深めることで、より多様な形式のレポート作成にも応用できます。