【Copilot】Teams会議後にCopilotで顧客向け報告書のたたき台を作成させる手順

Teams会議の議事録や要点を基に、Copilotを使って顧客向けの報告書たたき台を素早く作成したいビジネスマンは多いでしょう。

本記事では、Teams会議の記録からCopilotに報告書を作成させる具体的な手順を解説します。

この記事を読むことで、会議後の報告書作成にかかる時間を大幅に削減できます。

Teams会議記録から報告書たたき台を生成する仕組み

Microsoft Teams会議でCopilotを利用するには、会議の録画や文字起こし機能が有効になっている必要があります。Copilotは、これらの会議記録データにアクセスし、内容を解析します。

解析した情報の中から、会議の決定事項、アクションアイテム、議論の要点などを抽出し、それを基に指定された形式の文書を作成します。法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)では、組織内のデータに基づき、より文脈に沿った生成が期待できます。

Teams会議後にCopilotで報告書たたき台を作成する手順

1. Teams会議の記録を確認・準備する
   Teams会議が終了したら、Copilotがアクセスできる状態になっているか確認します。会議の録画や文字起こしが有効になっており、記録が保存されていることが前提です。会議の議事録を別途Wordなどで作成している場合は、そのファイルも準備しておくと、より詳細な指示を与えやすくなります。
2. Copilotに報告書作成を依頼する
   Teams会議のチャットまたはCopilotアプリを開きます。プロンプト(指示)欄に、「〇月〇日の会議(会議名)について、以下の内容を含めた顧客向け報告書のたたき台を作成してください。」といった指示を入力します。
3. 具体的な指示内容を追記する
   報告書に含めたい具体的な項目を指示します。例えば、「会議の参加者」「主要な議論点」「決定事項」「顧客への次のアクション」「担当者」「期日」などを箇条書きで指定します。必要であれば、報告書のトーン(例:丁寧な言葉遣い)や、特定の顧客向けである旨も伝えます。
4. Copilotに生成させる
   指示を入力後、送信ボタンを押すとCopilotが会議記録を解析し、報告書のたたき台を生成します。生成された内容は、チャット画面上に表示されます。
5. 生成されたたたき台を編集・調整する
   Copilotが生成した報告書のたたき台を確認します。内容に不足や誤りがないか、表現を調整したい箇所がないかを確認し、必要に応じて編集します。生成されたテキストはWordなどにコピー&ペーストして、さらに詳細な編集を行うことも可能です。

Copilotで報告書作成を依頼する際の注意点

指示が不明確で意図と異なる報告書が生成される

Copilotは指示に基づいて動作するため、プロンプトが曖昧だと意図しない結果を生成することがあります。

1. 指示を具体的にする
   報告書に含めたい項目、形式、トーンなどを具体的に指示します。
2. 会議記録の正確性を確認する
   文字起こしや録画の精度が低い場合、Copilotの生成結果も影響を受けます。必要であれば、会議記録の修正や、別途議事録を作成してCopilotに読み込ませることを検討します。

機密情報や個人情報の取り扱い

CopilotはMicrosoft 365のセキュリティとプライバシーポリシーに準拠していますが、会議内容に機密情報や個人情報が含まれる場合は、入力する前に組織のポリシーを確認することが重要です。

特に、外部顧客向けの報告書にそのまま転記できる情報か、事前に確認が必要です。Copilotは組織内のデータのみを参照しますが、生成された内容の最終的な責任はユーザーにあります。

Copilotが利用できない場合の確認事項

CopilotがTeams会議の記録にアクセスできない、または利用できない場合は、以下の点を確認してください。

1. Copilotライセンスの確認
   Microsoft 365 CopilotアドオンまたはCopilot Proのライセンスがユーザーに割り当てられているか確認します。管理者はMicrosoft 365管理センターでライセンスの割り当て状況を確認できます。
2. Teams会議の記録設定
   会議の録画や文字起こし機能が有効になっているか、組織のTeams管理者が設定を確認しているか確認します。
3. Copilotの有効化設定
   Microsoft 365管理センターで、Copilotが組織全体または特定のユーザーに対して有効になっているか確認します。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

Teams会議との連携においては、Microsoft 365 Copilotの方が、組織内のデータと連携し、より業務に特化した機能を提供します。

Copilot ProでもWeb版Copilotで会議の要約などは可能ですが、Teamsアプリとの直接的な連携機能は限定的です。

Teams会議後にCopilotを活用して顧客向け報告書のたたき台を作成する手順を解説しました。

Copilotに的確な指示を与えることで、会議内容から必要な情報を抽出し、報告書の骨子を素早く生成させることができます。

生成されたたたき台を基に、Wordなどで詳細を追記・修正することで、報告書作成の時間を大幅に短縮できるでしょう。

今後は、CopilotにExcelでのデータ分析結果を基にした報告書作成を依頼するなど、さらなる活用を検討してみてください。