【Copilot】Teams会議のCopilot要約を上司向けに再編集する手順と業務効率化

Microsoft Teams会議でCopilotが自動生成した要約は便利です。

しかし、そのままでは上司に報告するには不十分な場合があります。

この記事では、Copilotの会議要約を上司向けに分かりやすく再編集する手順を解説します。

これにより、会議内容の共有精度を高め、報告業務の時間を短縮できます。

CopilotがTeams会議要約を生成する仕組み

Copilotは、Teams会議中の発言内容をリアルタイムでテキスト化します。このテキストデータを基に、会議の主要なトピック、決定事項、担当者などを抽出して要約を生成します。会議の参加者、議題、発言のタイムスタンプも考慮されます。法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)での利用が前提となります。

Copilotの会議要約をWordで編集する手順

1. Teams会議の完了と要約の確認
   会議が終了すると、Copilotは会議の要約を生成します。会議チャットや会議の記録タブで要約を確認できます。
2. Copilot要約のコピー
   要約が表示されたら、テキスト全体を選択してコピーします。Webアプリ版Teams、デスクトップアプリ版Teamsのどちらでも同様の操作が可能です。
3. Word文書の新規作成
   WordデスクトップアプリまたはWebアプリを起動し、新しい文書を作成します。
4. 要約の貼り付け
   コピーしたCopilotの要約をWord文書に貼り付けます。
5. 上司向けへの編集作業
   貼り付けた要約を、上司が理解しやすいように編集します。具体的には以下の点を加筆・修正します。
   • 目的の明確化: 会議の目的や背景を冒頭に簡潔に追記します。
   • 重要事項の強調: 決定事項やアクションアイテムを箇条書きなどで目立たせます。
   • 専門用語の平易化: 必要であれば、専門用語を一般的な言葉に置き換えます。
   • 担当者と期限の明記: 各アクションアイテムの担当者と期限を明確に記載します。
   • 所感や提案の追加: 必要に応じて、会議内容に対する所感や次の提案などを追記します。
6. 文書の保存
   編集が完了したら、Word文書を分かりやすいファイル名で保存します。

編集済みの要約をTeamsで共有する手順

1. Teamsチャットまたはチャネルの選択
   編集済みの要約を共有したいTeamsのチャットまたはチャネルを開きます。
2. ファイルの添付
   チャットまたはチャネルのメッセージ入力欄にあるクリップアイコンをクリックし、保存したWord文書を選択して添付します。
3. メッセージの送信
   共有したい内容を簡潔に記述し、メッセージを送信します。

Copilot要約編集時の注意点と失敗例

要約の精度が低い場合

Copilotの要約精度は、会議中の音声認識の質や発言の明瞭さに依存します。ノイズが多い、複数人が同時に話す、専門用語が多すぎるなどの場合、要約が不正確になることがあります。その場合は、手動での修正作業を丁寧に行う必要があります。

機密情報や個人情報の漏洩リスク

Copilotは会議中の発言を学習データとして利用する場合があります。機密情報や個人情報が含まれる会議では、Copilotの利用規約と組織のセキュリティポリシーを確認し、必要に応じてCopilotのデータ利用設定を調整してください。管理者は、Microsoft 365管理センターでCopilotのデータポリシーを設定できます。

誤った情報伝達の可能性

Copilotが生成した要約を鵜呑みにせず、必ず内容を確認・修正してから共有することが重要です。特に、決定事項や担当者に関する情報は、誤って伝達すると業務に支障をきたす可能性があります。

編集作業に時間がかかりすぎる場合

Copilotの要約をゼロから書き直すほど編集に時間がかかる場合は、プロンプトエンジニアリングの工夫や、Copilotへの追加指示を試すことも有効です。例えば、「この要約を、経営層向けの報告書として、主要な決定事項と今後のアクションプランを強調して書き直してください」といった指示が考えられます。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

Teams会議の要約機能は、Microsoft 365 Copilot(法人向け)で提供されています。Copilot Proは個人向けで、Microsoft 365アプリとの連携は限定的です。

まとめ

Teams会議のCopilot要約をWordで編集し、上司向けに分かりやすく再構成する手順を解説しました。

Copilotの会議要約をWordで編集し、上司向けに分かりやすく再構成することで、会議内容の共有精度を高められます。

編集済みの要約をTeamsで共有することで、報告業務の時間を短縮し、チーム全体の情報伝達効率を向上させることができます。

今後は、Copilotへの直接的な指示で、より目的に沿った要約を生成させるプロンプトエンジニアリングの活用も検討すると良いでしょう。