【Copilot】TeamsのCopilot要約をメールで関係者に自動送信する手順と業務効率化

Microsoft Teams会議でのCopilotによる議事録要約は、情報共有の効率を大きく向上させます。

しかし、この要約を関係者全員に手動でメール送信するのは手間がかかります。

本記事では、Copilotで生成されたTeams会議の要約を、Power Automateを使用して関係者に自動送信する手順を解説します。

これにより、会議後の情報伝達にかかる時間を削減し、より本質的な業務に集中できるようになります。

Teams会議Copilot要約の概要と自動送信のメリット

Microsoft Teams会議では、Copilotを活用することで会議のリアルタイム要約や議事録の自動生成が可能です。

これにより、参加者は会議に集中し、後から内容を確認する手間が省けます。

この要約をPower Automateと連携させることで、会議終了後に関係者へ自動的にメールで共有できます。

手作業でのメール作成・送信プロセスを不要にし、情報伝達のスピードと正確性を向上させます。

これにより、会議結果の共有遅延を防ぎ、迅速な意思決定やアクションにつなげることが期待できます。

Teams会議のCopilot要約をメールで自動送信する手順

この自動化は、Microsoft Power Automateを使用します。

Teams会議の記録(トランスクリプト)がCopilotによって要約された時点をトリガーとして、メールを送信するフローを作成します。

前提条件

この手順を実行するには、以下の条件を満たしている必要があります。

1. Microsoft 365 Copilotライセンス: Teams会議でCopilotの要約機能を利用できること。
2. Power Automateライセンス: 自動化フローを作成・実行できるライセンスを所有していること。
3. Teams会議の記録設定: 会議の記録(トランスクリプト)が有効になっていること。

Power Automateフローの作成手順

以下の手順で、Teams会議のCopilot要約をメールで自動送信するフローを作成します。

1. Power Automateへのアクセス
   Power AutomateのWebサイトにアクセスし、Microsoft 365アカウントでサインインします。
2. 新しいフローの作成
   左側のナビゲーションメニューから「作成」を選択し、「自動化されたクラウドフロー」をクリックします。
3. フロー名の設定とトリガーの選択
   フロー名に「Teams会議要約メール送信」など、分かりやすい名前を入力します。
   「トリガーを選択してください」で「Teams」と検索し、「会議が終了したとき」を選択します。
4. トリガー条件の設定
   トリガーの設定画面で、必要に応じて特定の会議のみを対象とする条件を設定します(例:特定のチャネルの会議)。
5. Copilot要約の取得
   トリガーの後、「+新しいステップ」をクリックし、「Copilot」と検索して「会議の要約を生成する」アクションを選択します。
   トリガーで取得した会議IDなどを、このアクションの入力として指定します。
6. メール送信アクションの追加
   さらに「+新しいステップ」をクリックし、「Outlook」と検索して「メールを送信する (V2)」または「メールを送信する」アクションを選択します。
7. メール送信内容の設定
   「宛先」に、会議の参加者や関係者のメールアドレスを入力します。
   「件名」には、会議名や日付などを動的に挿入します(例:会議名 – Copilot要約)。
   「本文」には、Copilotが生成した会議の要約を挿入します。これは、前の「会議の要約を生成する」アクションの出力から選択します。
8. フローの保存とテスト
   作成したフローを保存します。
   実際にTeams会議を実施し、会議終了後に要約が自動送信されるかテストします。

Copilot要約メール送信における注意点と応用

要約の精度と確認

Copilotの要約は、会議の内容を正確に反映していますが、完璧ではありません。

特に専門用語が多い会議や、発言が不明瞭な場合は、要約の精度が低下する可能性があります。

そのため、重要な会議の要約については、メール送信前に内容を確認するプロセスを設けることを推奨します。

機密情報に関する注意

会議内容に機密情報が含まれる場合、メールで送信する際には細心の注意が必要です。

送信先のメールアドレスが正しいか、権限のない人物に届かないかなどを十分に確認してください。

必要に応じて、メール本文に「このメールは関係者のみに配布されています」といった注意書きを追加すると良いでしょう。

応用例

この自動化フローは、さらに発展させることが可能です。

例えば、Copilotが生成した要約から特定のタスクを抽出し、ToDoリストやSharePointリストに自動追加するフローを作成できます。

また、会議の録画へのリンクをメールに含めるように設定することもできます。

WebアプリとデスクトップアプリでのCopilot機能比較

Teams会議におけるCopilotの要約機能は、Webアプリ、デスクトップアプリ、モバイルアプリで利用できます。

基本的にはどのプラットフォームでも同様の機能が提供されますが、UIや一部の操作感に違いが見られることがあります。

項目	Teams Webアプリ	Teams デスクトップアプリ	Teams モバイルアプリ
Copilot要約機能	利用可能	利用可能	利用可能
要約生成トリガー	会議終了後	会議終了後	会議終了後
要約の確認・編集	可能	可能	限定的
Power Automate連携	可能	可能	直接的な操作は不可(PCからの設定が必要)
UI・操作感	ブラウザベース	ネイティブアプリ	モバイル最適化

Power Automateによる自動化フローの作成・管理は、主にPCのWebブラウザから行うことが一般的です。

モバイルアプリから直接フローを作成・編集する機能は限定的です。

Copilotの要約自体はどの環境でも確認できますが、自動送信フローの設定はPC環境で行うことを推奨します。

まとめ

本記事では、Teams会議のCopilot要約をPower Automateでメール自動送信する手順を解説しました。

この自動化により、会議後の情報共有にかかる時間を大幅に削減できます。

次に、作成したフローを実際の会議でテストし、必要に応じてタスク抽出などの応用フローの作成を検討してください。