【Copilot】Copilotの生成コンテンツを自動アーカイブする手順と運用設計

Copilotで生成した文書やメールを、後から参照できるように自動で保存したい場合があります。

しかし、Copilotの生成物は一時的なものと見なされ、自動保存されないことがあります。

この記事では、Copilotの生成コンテンツを自動アーカイブする具体的な手順と、その運用設計について解説します。

Copilot生成コンテンツの保存メカニズム

Copilotは、Word、Excel、PowerPoint、OutlookなどのMicrosoft 365アプリケーション内で利用される場合、そのアプリケーションの保存機能に依存します。

例えば、WordでCopilotが文書を生成した場合、その文書はWordの「名前を付けて保存」機能でローカルやOneDrive、SharePointに保存する必要があります。

Copilotアプリ(Web版)で生成したコンテンツは、直接OneDriveに保存するオプションが提供されています。

Copilotアプリで生成コンテンツを自動保存する手順

Copilotアプリ(Web版)を利用する場合、生成したコンテンツをOneDriveに直接保存する設定が可能です。

1. Copilotアプリを開く
   WebブラウザでCopilotアプリ(copilot.microsoft.com)にアクセスします。
2. コンテンツを生成する
   通常通り、Copilotに指示を出してコンテンツを生成させます。
3. 保存オプションを選択する
   生成されたコンテンツの下部にある「保存」アイコン(フロッピーディスクのアイコンなど)をクリックします。
4. 保存先を指定する
   「OneDriveに保存」を選択し、保存したいフォルダーを指定します。
5. ファイル名を決定する
   ファイル名を入力し、「保存」ボタンをクリックします。

この方法で保存されたファイルは、指定したOneDriveフォルダーに自動的にアーカイブされます。

Power Automateによる自動アーカイブフローの構築

Copilotアプリ以外で生成されたコンテンツや、より高度な自動化を行いたい場合は、Power Automateを利用します。

ここでは、Copilotアプリで生成され、特定のOneDriveフォルダーに保存されたファイルを、SharePointリストに自動で記録するフローの例を示します。

トリガーの設定

1. Power Automateを開く
   make.powerautomate.comにアクセスします。
2. 新規フローを作成する
   「作成」から「自動化されたクラウドフロー」を選択します。
3. トリガーを選択する
   トリガーとして「ファイルが作成されたとき(OneDrive for Business)」を選択します。
4. フォルダーを指定する
   Copilot生成コンテンツを保存しているOneDriveフォルダーを指定します。

SharePointへの記録アクション

1. SharePointコネクタを追加する
   新しいステップとして「SharePoint」コネクタを追加します。
2. 「項目の作成」アクションを選択する
   「項目の作成」アクションを選択します。
3. SharePointサイトとリストを指定する
   SharePointサイトと、アーカイブ情報を記録したいリストを指定します。
4. フィールドに動的なコンテンツを設定する
   トリガーで取得したファイル名、作成日時、ファイルパスなどを、SharePointリストの各フィールドにマッピングします。

このフローにより、指定フォルダーにCopilot生成ファイルが保存されるたびに、SharePointリストにその情報が自動記録されます。

Copilot生成コンテンツの運用設計

Copilotの生成コンテンツを効果的にアーカイブし、活用するためには、いくつかの運用設計上のポイントがあります。

保存場所の選定

OneDriveとSharePointの使い分け

個人利用や一時的な保存にはOneDriveが適しています。

チームや組織全体で共有・管理したい場合は、SharePointが推奨されます。

Power Automateと連携することで、OneDriveに保存したファイルをSharePointに自動コピーすることも可能です。

命名規則の策定

一貫性のあるファイル名の重要性

ファイル名に日付、生成目的、Copilotのバージョンなどを含めることで、後から検索しやすくなります。

例:「YYYYMMDD_Copilot_提案書_v1.docx」

アクセス権限の設定

機密情報保護のための権限管理

Copilotで生成されるコンテンツには、機密情報が含まれる可能性があります。

保存場所ごとに適切なアクセス権限を設定し、関係者以外が閲覧できないように管理することが重要です。

削除ポリシーの検討

ストレージ容量と情報鮮度のバランス

長期間保存する必要のないファイルについては、自動削除ポリシーを設定することを検討します。

Power AutomateやSharePointの保持ポリシー機能を利用して、一定期間経過後にファイルを削除する設定が可能です。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの比較

Copilot Proは個人向けのサブスクリプションであり、主にWeb版CopilotやMicrosoft 365アプリ(個人向け)での利用が中心です。

Microsoft 365 Copilotは法人向けのサブスクリプションで、組織内のデータ(メール、チャット、ドキュメントなど)と連携して、より高度な業務支援を行います。

自動アーカイブの仕組みは、どちらのライセンスでもPower Automateなどを利用すれば構築可能ですが、Microsoft 365 Copilotの方が組織内のデータ連携が容易なため、より広範な自動化が期待できます。

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
主な対象	個人	法人
連携データ	Webコンテンツ、Microsoft 365アプリ(個人向け)	組織内のMicrosoft 365データ(メール、チャット、ドキュメント等)
自動アーカイブ連携	OneDriveへの保存、Power Automate連携	OneDrive/SharePointへの保存、Power Automate連携、組織内データ活用

よくある質問

Copilotアプリで保存したファイルがOneDriveに見つからない

保存時に指定したフォルダーを再度確認してください。また、OneDriveの同期が完了しているか確認してください。

Power Automateフローが実行されない

トリガーとなるフォルダーのパスが正しいか、接続設定(OneDrive, SharePoint)に問題がないか確認してください。エラーメッセージが表示されている場合は、その内容を基に原因を特定します。

SharePointリストにファイル情報が記録されない

「項目の作成」アクションで、SharePointリストの必須フィールドに値がマッピングされているか確認してください。また、SharePointリストに書き込む権限があるか確認してください。

まとめ

Copilotで生成したコンテンツを自動アーカイブすることで、重要な情報を見失うリスクを減らし、後から容易に参照できるようになります。

Copilotアプリの直接保存機能や、Power Automateを活用した自動化フローを構築し、適切な運用設計を行うことが重要です。

今後は、保存したコンテンツの検索性向上や、AIによる要約・分析機能との連携も検討していくと良いでしょう。