【Copilot】TeamsでCopilotにウェビナーのQ&A内容を分類させる手順と活用例

Microsoft Teamsでウェビナーを実施する際、参加者からのQ&Aは貴重な情報源です。

しかし、その量が多いと手作業での分類や要約に時間がかかります。

Copilotを活用すれば、Teams会議のQ&A内容を自動で分類し、分析時間を大幅に短縮できます。

この記事では、Teams会議のQ&AをCopilotに分類させる具体的な手順と、その活用例を解説します。

Teams会議のQ&AをCopilotが分類する仕組み

Copilotは、Microsoft 365のデータ(Teams会議の記録など)を基に、自然言語処理技術を用いて情報を理解・分析します。

Teams会議のQ&Aセクションに記録されたテキストデータをCopilotが読み込み、指定されたカテゴリに基づいて自動的に仕分けを行います。

これにより、手作業では膨大な時間がかかるQ&Aの整理や分析が、迅速かつ効率的に実施可能になります。

CopilotにTeamsウェビナーのQ&Aを分類させる手順

Teams会議のQ&AをCopilotで分類するには、まずQ&AのテキストデータをCopilotが利用できる形式で準備する必要があります。

ここでは、Teams会議の議事録をCopilotに要約させ、その内容をCopilotアプリでさらに分類する手順を解説します。

この手順はMicrosoft 365 Copilotアドオンを契約している場合に利用可能です。

会議議事録からQ&Aを抽出・要約する

Teams会議の議事録は、会議の記録機能やCopilotの議事録作成機能から取得できます。

CopilotにQ&Aセクションに絞って要約させることで、分析対象のテキストを効率的に得られます。

1. Teams会議を終了する
   会議の参加者全員が退席するか、主催者が会議を終了します。
2. 会議の議事録を取得する
   会議の記録が完了すると、Teamsのチャットや会議のチャネルに議事録が共有されます。Copilotが議事録を作成している場合は、その共有を待ちます。
3. CopilotにQ&Aの要約を依頼する
   Teamsのチャットに共有された議事録、またはCopilotアプリを開きます。
   「この会議のQ&Aセクションの内容を要約してください。」といったプロンプトを入力します。
4. Copilotの回答を確認する
   CopilotがQ&Aセクションのテキストを抽出し、要約した結果を返します。

CopilotアプリでQ&A内容を分類する

前述の手順で得られたQ&Aの要約テキストを、Copilotアプリに貼り付けてさらに詳細な分類を行います。

CopilotアプリはWebブラウザからアクセスできます。

1. Copilotアプリを開く
   WebブラウザでCopilotアプリ(copilot.microsoft.com)にアクセスし、Microsoft 365アカウントでサインインします。
2. Q&Aテキストを貼り付ける
   Teams会議で得られたQ&Aの要約テキストを、Copilotアプリの入力欄に貼り付けます。
3. 分類の指示を出す
   以下のようなプロンプトを入力し、CopilotにQ&Aの分類を依頼します。

   「以下のQ&Aを、製品機能、価格、サポート、その他 のカテゴリに分類してください。」

   ※カテゴリ名は、分析したい内容に合わせて自由に設定できます。

4. Copilotの回答を確認する
   CopilotがQ&Aを指示されたカテゴリに分類し、結果を表示します。

Copilot ProでのQ&A分類

Copilot Proでも、同様の手順でTeams会議のQ&Aを分類できます。

Copilot Proは、個人向けMicrosoft 365サブスクリプションにCopilot機能を追加したものです。

Copilotアプリや、Word、ExcelなどのMicrosoft 365アプリ内でCopilot機能を利用できます。

Teams会議で取得したQ&AテキストをCopilotアプリに貼り付け、上記と同様のプロンプトで分類を依頼します。

Webアプリ版のWordやExcelでも、Q&Aテキストを貼り付けて分類指示が可能です。

ウェビナーQ&A分類の活用例

CopilotによるQ&Aの分類は、ウェビナーの成果を最大化するために様々な場面で活用できます。

製品改善点の特定

「製品機能」カテゴリに分類されたQ&Aを分析することで、ユーザーが製品のどの部分に不満や改善を求めているかを把握できます。

具体的な要望や、想定外の利用方法が明らかになることもあります。

FAQコンテンツの作成・更新

「サポート」や「価格」カテゴリで頻繁に質問されている内容は、FAQ(よくある質問)としてまとめるのに最適です。

既存のFAQに不足している情報を補ったり、より分かりやすい説明を作成したりするためのヒントが得られます。

営業・マーケティング戦略への反映

参加者の関心が高いトピックや、製品の訴求ポイントを再確認できます。

「その他」カテゴリに分類された質問から、潜在的なニーズや競合製品との比較に関する情報を得ることも可能です。

次回のウェビナーテーマ検討

Q&Aの内容を分析することで、参加者が何に疑問を感じているのか、さらにどのような情報に関心があるのかを把握できます。

この情報を基に、次回のウェビナーで取り上げるべきテーマや、深掘りすべきトピックを決定できます。

CopilotでのQ&A分類における注意点

Copilotを活用してQ&Aを分類する際には、いくつかの注意点があります。

プロンプトの具体性

Copilotに期待通りの分類をさせるためには、プロンプト(指示文)を具体的に記述することが重要です。

「分類してください」だけでなく、「どのカテゴリに」「どのような基準で」分類してほしいのかを明確に指示しましょう。

機密情報・個人情報の取り扱い

Teams会議のQ&Aに機密情報や個人情報が含まれている場合、Copilotに入力する前にマスキング処理を行う必要があります。

Copilotは入力された情報を処理するため、入力データに注意が必要です。

分類結果の最終確認

Copilotは高度なAIですが、常に完璧な分類を行うとは限りません。

特に、曖昧な質問や複数のトピックにまたがる質問の場合、意図しないカテゴリに分類される可能性があります。

最終的な分類結果は、必ず人間が確認し、必要に応じて修正することが推奨されます。

Copilotの利用にはライセンスが必要

Teams会議のQ&AをCopilotで分類するには、Microsoft 365 CopilotアドオンまたはCopilot Proのライセンスが必要です。

法人契約の場合は、Microsoft 365 E3/E5、Business PremiumなどのライセンスにCopilotアドオンを追加する必要があります。

個人契約の場合は、Copilot Proのサブスクリプションが必要です。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの比較

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
対象ユーザー	個人、小規模事業者	法人、大規模組織
利用可能なアプリ	Copilotアプリ、Web版Word/Excel/PowerPoint/Outlook、Copilot for Sales/Service	Copilotアプリ、デスクトップ版Word/Excel/PowerPoint/Outlook/Teams、Web版アプリ、Copilot for Sales/Service
Teams連携	Copilotアプリ経由での利用	Teamsアプリ内での直接利用、議事録作成支援
データ連携	Microsoft Graph経由で個人データにアクセス	Microsoft Graph経由で組織データにアクセス
管理機能	なし	Microsoft 365管理センターで管理

Copilot ProでもTeams会議のQ&Aを分類できますが、Teamsアプリ内での直接的な連携や、会議の議事録生成支援などはMicrosoft 365 Copilotの方がより強力な機能を提供します。

組織全体でCopilotを活用し、Teams会議のデータを統合的に分析したい場合は、Microsoft 365 Copilotの導入が適しています。

Teams会議のQ&AをCopilotで分類する手順を習得することで、ウェビナーの振り返りや分析にかかる時間を大幅に削減できます。

今後は、CopilotにQ&Aの傾向を分析させ、具体的な改善提案まで行わせることも検討できます。

Copilotを活用して、ウェビナーの効果を最大化しましょう。