【Copilot】TeamsでCopilotにオンボーディング進捗を整理させる手順と業務効率化

Microsoft TeamsでCopilotを活用すると、オンボーディングの進捗状況を効率的に整理できます。

Copilotは、会議の議事録作成やタスクの抽出だけでなく、チャット履歴やドキュメントから情報を収集・整理する能力に長けています。

この記事では、Teams上でCopilotにオンボーディングの進捗を整理させる具体的な手順と、それによる業務効率化のポイントを解説します。

CopilotがTeamsでオンボーディング進捗整理を支援する仕組み

Copilotは、Microsoft 365のデータ(Teamsのチャット、会議、SharePoint上のドキュメントなど)を、ユーザーの許可と組織のセキュリティポリシーに基づいて参照します。

オンボーディングの文脈では、参加者間のコミュニケーション履歴や、共有されている進捗管理表、タスクリストなどの情報を横断的に分析します。

これにより、個々のメンバーの進捗状況、未解決の課題、次のアクションなどを、自然言語で分かりやすく整理・提示することが可能です。

Teamsチャット履歴からCopilotに進捗を整理させる手順

1. Copilotを起動する
   Teamsのチャット画面または会議画面で、Copilotアイコンをクリックします。
2. プロンプト(指示)を入力する
   「〇〇さんのオンボーディングに関するチャット履歴を要約し、未対応のタスクと担当者をリストアップしてください」のように、具体的に指示します。
3. Copilotの回答を確認・調整する
   Copilotが生成した要約やリストを確認します。必要に応じて、「〇〇のタスクについて、〇〇さんに確認してください」のように、追加の指示を出して回答を調整します。

Teams会議議事録からCopilotに進捗を整理させる手順

1. 会議の議事録を開く
   Teams会議のチャットタブまたはカレンダーから、該当する会議の議事録を開きます。
2. Copilotに議事録分析を依頼する
   議事録画面に表示されるCopilotアイコンをクリックし、「この会議で決定されたオンボーディング関連のタスクと、それぞれの担当者、期日を抽出してください」といったプロンプトを入力します。
3. 生成された情報を活用する
   Copilotが抽出したタスクリストを、プロジェクト管理ツールに転記したり、関係者に共有したりします。

Copilotプロンプト作成のコツと注意点

不明瞭な指示で意図しない結果になる

「進捗を整理して」のような曖昧な指示では、Copilotが何を整理すべきか判断できません。

「〇〇プロジェクトのオンボーディング参加者全員の、先週の進捗報告をまとめて、遅延している項目があればリストアップしてください」のように、具体的に、いつ、誰の、何を、どのように、といった要素を含めて指示することが重要です。

参照できる情報が不足している

Copilotは、アクセス権限のある情報のみを参照できます。

オンボーディングの進捗に関する情報が、Teamsのチャットや会議、SharePointなどに適切に保存・共有されていない場合、Copilotは正確な情報を収集できません。日頃から、関連情報をTeamsやSharePointに集約する習慣が求められます。

機密情報や個人情報の取り扱い

Copilotは、組織のセキュリティポリシーに従って動作しますが、機密情報や個人情報を含むデータを扱う際は、入力内容に注意が必要です。

特に、個人を特定できる情報や、未公開のプロジェクト情報などをプロンプトに含める場合は、組織のコンプライアンス規定を確認し、必要最低限の情報に留めるようにしてください。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

Teamsでのオンボーディング進捗整理といった、組織内のデータを活用する高度な機能は、Microsoft 365 Copilot(法人向け)が適しています。

Copilot Proは、個人利用でのCopilot体験を向上させるものですが、組織内のデータ連携機能は限定的です。

まとめ

Teams上でCopilotを活用することで、オンボーディングに関するチャット履歴や会議議事録から、タスクや進捗状況を効率的に整理できるようになります。

具体的なプロンプトを入力し、Copilotに情報を分析させることで、担当者ごとの未対応事項や遅延している項目を迅速に把握できます。

今後は、Copilotにオンボーディング計画のドラフト作成を依頼するなど、さらに活用範囲を広げてみてください。