【Copilot】CopilotでWord複数文書を横断要約する手順と精度向上のコツ

Microsoft 365 Copilotは、Word文書の要約や編集を支援します。しかし、複数のWord文書にまたがる情報を一度に要約したい場合、標準機能だけでは難しいことがあります。Copilotを活用すれば、複数の文書の内容を横断的に把握し、要約を作成することが可能です。この記事では、Wordで複数文書を横断要約する具体的な手順を解説します。

WordデスクトップアプリのCopilot機能は、現在、個別の文書内での要約に特化しています。複数文書の横断要約は、CopilotアプリやTeams連携機能を利用することで実現できます。

Copilotアプリで複数文書を横断要約する仕組み

Copilotアプリは、Microsoft 365に保存されているファイルにアクセスし、その内容を基に回答を生成します。複数文書の要約を依頼する場合、Copilotは指定されたファイルの内容を読み込み、それらを統合して要約文を作成します。この機能は、Wordデスクトップアプリの「要約」機能とは異なり、ファイルの内容を直接解析して回答を生成する仕組みです。そのため、Wordファイルだけでなく、Excel、PowerPoint、PDFなど、Copilotがアクセス可能な様々なファイル形式に対応しています。

Copilotアプリで複数文書を横断要約する手順

1. Copilotアプリを開く
   WebブラウザでCopilotアプリ(copilot.microsoft.com)にアクセスするか、Windows Copilot(Windows 11)を起動します。
2. 要約したい文書をアップロードまたは指定する
   Copilotアプリのチャット欄に、「以下のWord文書を要約してください」といった指示と共に、要約したい文書をアップロードします。または、OneDriveやSharePointに保存されている文書の場合は、ファイルへのリンクを指定します。複数の文書を要約したい場合は、文書名をすべて列挙します。例:「文書1.docx、文書2.docx、文書3.docxの内容をまとめて要約してください。」
3. Copilotに要約を依頼する
   プロンプトを入力したら、送信ボタンをクリックします。Copilotが指定された文書の内容を解析し、横断的な要約を作成します。
4. 生成された要約を確認・編集する
   Copilotが生成した要約を確認します。必要に応じて、Copilotに追記や修正を依頼することも可能です。

Copilotアプリでの複数文書要約の注意点

ファイルアクセス権限の問題

Copilotが文書にアクセスするには、適切な権限が必要です。OneDriveやSharePoint上のファイルの場合、Copilotがアクセスできる共有設定になっているか確認してください。アクセス権がないファイルは、Copilotが内容を読み込めず、要約が作成できません。

ファイル形式と文字数制限

Copilotアプリは、Word文書(.docx)以外にも様々なファイル形式に対応しています。しかし、一度に処理できるファイル数や文書の総文字数には制限がある場合があります。長文の文書や多数のファイルを要約する際は、分割して依頼するか、重要部分のみを抽出して依頼することを検討してください。

要約の精度と確認の必要性

Copilotが生成する要約は、あくまでAIによる自動生成です。内容の正確性や網羅性を保証するものではありません。重要な情報が含まれている場合は、必ず元の文書と照らし合わせて内容を確認し、必要に応じて修正してください。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの利用について

Copilotアプリは、個人向けにはCopilot Pro、法人向けにはMicrosoft 365 Copilotとして提供されています。複数文書の横断要約機能は、これらのサービスで利用可能です。法人契約の場合、Microsoft 365 Business Standard/Premium、E3/E5などのライセンスにCopilotアドオンを追加することで利用できます。個人契約の場合は、Microsoft 365 PersonalまたはFamilyサブスクリプションにCopilot Proを追加することで、Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teamsなどのアプリケーション内でCopilot機能を利用できるようになります。Copilotアプリ(copilot.microsoft.com)での利用は、Copilot ProまたはMicrosoft 365 Copilotライセンスが必要です。

Copilotアプリを利用することで、複数のWord文書に分散した情報を効率的に集約し、要約を作成できます。この機能は、プロジェクトの進捗報告や会議資料の作成など、多岐にわたる業務で役立ちます。今後は、Copilotアプリの機能強化により、さらに多くのファイル形式や複雑なデータ構造に対応することが期待されます。Microsoft 365 CopilotやCopilot Proのライセンスがある場合は、Copilotアプリで複数文書の要約機能を試してみてください。