【Copilot】Wordの長文レポートをCopilotでエグゼクティブサマリ化する手順

Wordで作成した長文レポートの要点を素早く把握したい場面があるでしょう。

Copilotを使えば、レポートの主要な情報を抽出し、短く分かりやすいエグゼクティブサマリを自動生成できます。

この記事では、Word文書からエグゼクティブサマリを作成する具体的な手順を解説します。

CopilotがWord文書の要約を生成する仕組み

Copilotは、Microsoft 365 CopilotアドオンをWordに統合することで機能します。

ユーザーがプロンプト(指示)を入力すると、Copilotは文書全体を解析します。

自然言語処理技術を用いて、文書の主題、主要な論点、結論などを識別し、それらを基に簡潔な要約を作成します。

この機能は、Microsoft 365 E3/E5/Business PremiumライセンスにCopilotアドオンが付与されている法人ユーザー、またはCopilot Proを契約している個人ユーザーが利用できます。

Word文書からエグゼクティブサマリを生成する手順

1. Word文書を開く
   エグゼクティブサマリを生成したい長文レポートをWordで開きます。
2. Copilotの起動
   Wordの画面右側、または「ホーム」タブの「Copilot」ボタンをクリックして、Copilotペインを表示します。
3. プロンプトの入力
   Copilotペインの入力欄に、要約を依頼するプロンプトを入力します。「この文書のエグゼクティブサマリを作成して」や「主要なポイントを3つにまとめて」のように具体的に指示します。
4. 生成の実行
   プロンプトを入力したら、送信ボタン(紙飛行機アイコン)をクリックしてCopilotに処理を実行させます。
5. 生成結果の確認
   Copilotが文書を解析し、エグゼクティブサマリを生成します。生成された内容はCopilotペインに表示されます。
6. サマリの挿入またはコピー
   生成されたサマリの内容を確認します。Copilotペインには、内容を文書に挿入するボタンや、内容をコピーするオプションが表示されます。必要に応じて、文書の冒頭などに挿入またはコピー&ペーストします。
7. 手動での編集(必要な場合)
   自動生成されたサマリは、完璧でない場合があります。内容の正確性、表現の適切さ、情報の網羅性などを確認し、必要に応じて手動で修正や追記を行います。

CopilotプロンプトでよくあるNG例と改善策

漠然とした指示で期待通りの結果が得られない

「要約して」だけでは、Copilotは何を重視すべきか判断できません。

結果として、文書全体の平均的な内容の要約になることがあります。

改善策:

1. 具体的な指示を与える
   「このレポートの主要な結論を3点に絞って、ビジネスリーダー向けに簡潔にまとめてください」のように、目的、対象読者、要約するポイント数などを明確に指示します。
2. 出力形式を指定する
   「箇条書きで」「表形式で」など、出力したい形式を指定すると、より目的に合った結果が得られやすくなります。

長すぎる文書や複雑な構造の文書で情報が欠落する

非常に長い文書や、複数のセクションに分かれた複雑な文書の場合、Copilotが全ての重要な情報を網羅できないことがあります。

特に、専門用語が多い、図表が多用されている、参照文献が多いなどの場合、要約が表面的になる可能性があります。

改善策:

1. 文書を分割して利用する
   可能であれば、文書を論理的なセクションごとに分割し、それぞれに対してCopilotに要約を依頼します。その後、各セクションの要約を統合して最終的なサマリを作成します。
2. 特定のセクションを指定する
   「第3章の議論内容に焦点を当てて要約してください」のように、文書内の一部を指定して要約を生成させることも有効です。
3. 複数回の生成と統合
   一度で完璧なサマリが得られない場合は、異なるプロンプトで複数回生成を試み、最も有用な部分を組み合わせて最終的なサマリを作成します。

機密情報や個人情報を含む文書の取り扱い

CopilotはMicrosoft 365のセキュリティとプライバシーポリシーに準拠していますが、機密性の高い情報を入力する際には注意が必要です。

生成されたサマリに、意図せず機密情報が含まれてしまうリスクがゼロではありません。

改善策:

1. 入力前の確認
   Copilotに文書を処理させる前に、機密情報や個人情報が含まれていないか、または含まれる場合にその情報がサマリに表示されても問題ないかを確認します。
2. マスキングまたは削除
   機密情報が含まれる場合は、Copilotでの処理前に手動でマスキング(例:XXXX)するか、削除してから文書をCopilotに入力します。
3. 生成結果の厳重な確認
   生成されたサマリに機密情報が含まれていないかを、挿入・利用する前に必ず厳重に確認します。

Wordの長文レポートからエグゼクティブサマリを生成する手順を解説しました。

Copilotに的確なプロンプトを与えることで、レポートの主要な情報を効率的に抽出できます。

生成されたサマリを元に、Word文書の「Copilot」機能でさらに詳細な要約を依頼したり、内容を編集したりすることで、レポート作成の効率を大幅に向上させられます。