【Copilot】Wordで議事録の決定事項だけをCopilotに抽出させる手順と活用例

Wordで作成した議事録から、重要な決定事項だけを効率的に抽出したい場面は多いでしょう。

Copilotを活用することで、長文の議事録から必要な情報を素早く抜き出すことが可能です。

この記事では、Wordで議事録の決定事項をCopilotに抽出させる具体的な手順と、その活用方法を解説します。

CopilotがWord文書の決定事項を抽出する仕組み

Copilotは、Microsoft 365のデータと連携し、自然言語処理技術を用いてWord文書の内容を理解します。議事録のような構造化された文書に対しては、文脈を読み取り、会議で合意された結論や次のアクションといった「決定事項」に該当する箇所を識別します。これは、Copilotが文書全体の構造やキーワード、文末の表現などを分析することで可能となります。法人契約のMicrosoft 365 Copilotでは、組織内のデータに基づいたより文脈に沿った理解が期待できます。

Wordで議事録の決定事項をCopilotに抽出させる手順

1. Word文書を開く
   Copilotで処理したい議事録のWordファイルを開きます。
2. Copilotを起動する
   Wordの右上に表示されるCopilotアイコンをクリックするか、Ctrl+Alt+I(Windows)またはCmd+Option+I(Mac)のショートカットキーでCopilotペインを開きます。
3. プロンプトを入力する
   Copilotペインの入力欄に、「この議事録の決定事項をすべて抽出してください。」や「会議で合意された事項と、次にとるべきアクションをリストアップしてください。」といった具体的な指示(プロンプト)を入力します。
4. 生成結果を確認する
   Copilotがプロンプトに基づいて議事録の内容を分析し、決定事項を抽出して表示します。
5. 生成結果を挿入・編集する
   Copilotが表示した抽出結果を確認し、問題がなければ「文書に挿入」ボタンをクリックしてWord文書内に貼り付けます。必要に応じて、内容を編集・整形します。

Copilotによる決定事項抽出の活用例

Copilotを活用して議事録から決定事項を抽出することで、様々な業務効率化が期待できます。

会議のサマリー作成時間の短縮

会議後すぐに、Copilotに決定事項とアクションアイテムを抽出させ、メールやチャットで関係者に共有することで、サマリー作成にかかる時間を大幅に削減できます。これにより、迅速な情報伝達が可能になります。

プロジェクト管理の効率化

抽出された決定事項やアクションアイテムを、ToDoリストやプロジェクト管理ツールに転記する作業が容易になります。Copilotがリスト形式で出力してくれるため、手作業での転記ミスを防ぎ、管理の精度を高めることができます。

議事録の検索性向上

抽出された決定事項を別途まとめ、共有しておくことで、過去の会議での決定事項を素早く検索・参照できるようになります。これにより、過去の議事録全体を読み返す手間が省け、意思決定の根拠を迅速に確認できます。

新規メンバーへの情報共有

プロジェクトやチームに新しく参加したメンバーに対して、過去の議事録の概要や重要な決定事項を短時間で伝えることができます。Copilotによる抽出結果は簡潔なため、短時間でキャッチアップさせるのに役立ちます。

Copilotで決定事項を抽出する際の注意点

Copilotは強力なツールですが、利用する上での注意点も存在します。これらの点を理解しておくことで、より効果的に活用できます。

プロンプトの具体性が結果を左右する

Copilotの抽出精度は、入力するプロンプト(指示)の具体性に大きく依存します。単に「要約して」と依頼するよりも、「決定事項のみを箇条書きで抽出して」のように、求めている情報を明確に指示することが重要です。期待通りの結果が得られない場合は、プロンプトの表現を変えて試してみてください。

機密情報・個人情報の取り扱い

議事録に機密情報や個人情報が含まれている場合、Copilotに入力する前にその取り扱いについて組織のポリシーを確認することが重要です。CopilotはMicrosoft 365のテナント内で処理されますが、組織のセキュリティガイドラインに従った利用が求められます。特に、機密性の高い情報をそのまま入力することには注意が必要です。

抽出結果の最終確認と編集の必要性

CopilotはAIであるため、常に100%正確な結果を生成するとは限りません。抽出された決定事項が意図したものと異なる場合や、表現が不十分な場合もあります。そのため、Copilotが生成した結果は必ず人間が確認し、必要に応じて修正・編集を行うことが不可欠です。特に、専門用語の解釈や文脈の理解において誤りが生じる可能性があります。

Copilotの利用にはライセンスが必要

WordでCopilotの機能を利用するには、Microsoft 365 Copilotのライセンスがユーザーに割り当てられている必要があります。法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)または個人契約(Copilot Pro)が必要です。ライセンスがない場合は、Copilotの機能が利用できません。管理者は、Microsoft 365管理センターでライセンスの割り当て状況を確認できます。

項目	Microsoft 365 Copilot (法人向け)	Copilot Pro (個人向け)
利用可能なアプリ	Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teamsなど	Web版Officeアプリ (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Copilotアプリ, Edge, Windows
データ連携	組織内のデータ (メール, チャット, ドキュメント等) と連携	Web検索結果, Microsoftアカウントに紐づくデータ (Outlook, OneDrive等) と連携
議事録抽出	可能	可能 (Web版Wordの場合)
主な用途	ビジネス文書作成, データ分析, 会議議事録作成補助など	個人の生産性向上, 文章作成, 情報収集など

Copilotの機能は、利用しているライセンスによって一部異なります。Wordで議事録の決定事項を抽出する機能は、法人向け・個人向けいずれのライセンスでも利用可能ですが、連携するデータ範囲や利用できるOfficeアプリのバージョンに違いがあります。

まとめ

Copilotを活用することで、Wordで作成した議事録から決定事項を効率的に抽出できます。具体的なプロンプトを入力し、生成された結果を確認・編集することで、会議のサマリー作成やプロジェクト管理の時間を短縮できます。今後は、抽出した決定事項を基に、Copilotで会議の議事録のドラフトを生成させることも試してみてはいかがでしょうか。