【Copilot】Wordで社内規程の改定案をCopilotに作らせる手順と運用設計

Wordで社内規程の改定案をCopilotに作成させる手順を知りたいですか?

Copilotを活用することで、規程改定の初稿作成にかかる時間を大幅に短縮できます。

この記事では、WordでCopilotを使い、社内規程の改定案を生成する具体的な手順を解説します。

さらに、Copilot利用時の運用設計についても触れ、安全かつ効果的な活用方法を提示します。

Copilotを使った規程改定案作成の効率化と、その運用方法について理解を深めましょう。

Copilotによる社内規程改定案作成の仕組み

WordでCopilotを利用すると、自然言語での指示に基づき、既存の文書を理解して新しい文書案を生成します。

社内規程の改定案作成では、既存の規程文書をCopilotに読み込ませ、変更したい箇所や目的を具体的に指示することで、改定案のドラフトを効率的に生成できます。

この機能は、Microsoft 365 Copilot(法人向け)で利用可能です。

WordでCopilotに社内規程改定案を作らせる手順

1. Wordで既存の社内規程を開く
   改定の基となる現在の社内規程文書をWordで開きます。
2. Copilotウィンドウを開く
   Word画面右側、または上部メニューからCopilotアイコンをクリックして、Copilotのチャットウィンドウを開きます。
3. 改定案作成を依頼するプロンプトを入力する
   Copilotウィンドウに、改定したい規程の内容、変更の目的、具体的な修正指示などを具体的に記述します。
   例:「この『〇〇規程』について、△△の目的で第X条を改定する案を作成してください。具体的には、□□の点を追加し、◇◇の表現を修正してください。」
4. Copilotに改定案を生成させる
   プロンプトを入力後、送信ボタンをクリックすると、Copilotが指示に基づいた改定案を生成します。
5. 生成された改定案を確認・編集する
   Copilotが生成した改定案をWord文書内に挿入します。内容に誤りがないか、意図した通りに修正されているかを確認し、必要に応じて手動で編集・追記を行います。

Copilot利用時の運用設計と注意点

Copilot利用ポリシーの策定

社内規程のような機密性の高い文書の作成にCopilotを利用する場合、全社的な利用ポリシーを策定することが重要です。

ポリシーには、Copilotへの入力が許容される情報の範囲、生成された内容の責任範囲、個人情報や機密情報の入力を禁止する旨などを明記します。

機密情報の取り扱いに関する注意

Copilotに入力した情報は、Microsoftのサービス改善のために利用される可能性があります。

そのため、未公開の経営情報、個人情報、顧客情報、その他社外秘の情報などをCopilotに入力することは避けるべきです。

社内規程の改定案作成においても、未公開の従業員情報や、外部に漏れると問題となるような具体的な数値データなどの入力を避けるように指導が必要です。

生成内容の正確性の確認

CopilotはあくまでAIであり、生成する内容が常に正確であるとは限りません。

特に法務や規程に関わる文書では、生成された改定案の内容が法規制や社内状況に合致しているかを、必ず担当者が詳細にレビューし、必要に応じて専門家(法務部など)の確認を得ることが不可欠です。

ライセンス管理とアクセス権限

Copilotを利用するには、Microsoft 365 Copilotのライセンスが必要です。

法人契約の場合、Microsoft 365管理センターでユーザーごとにライセンスを割り当てる必要があります。管理者は、誰がCopilotを利用できるかを適切に管理しなければなりません。

また、Copilotが参照できる情報範囲は、ユーザーのSharePointやOneDriveのアクセス権限に依存します。規程改定案作成の際は、既存規程文書へのアクセス権限が適切に設定されているか確認が必要です。

Copilot Proとの違い

個人向けのCopilot ProでもWordでのCopilot機能は利用できます。

しかし、法人向けのMicrosoft 365 Copilotは、組織内のデータ(SharePoint、Teamsなど)と連携して、より組織に特化した情報に基づいた応答が期待できます。

社内規程のような組織固有の文書作成においては、Microsoft 365 Copilotの方が、より文脈に沿った、精度の高い改定案生成が期待できる場合があります。

項目	Microsoft 365 Copilot (法人向け)	Copilot Pro (個人向け)
主な利用対象	法人・組織	個人
連携機能	Microsoft 365アプリ(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)および組織データ(SharePoint, OneDrive, Teamsチャット履歴など)と連携	Microsoft 365アプリ(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)と連携(Web版・モバイル版)、個人向けMicrosoft 365アプリとの連携強化
組織データ活用	可能(アクセス権限に基づく)	限定的
セキュリティ・コンプライアンス	組織のコンプライアンスポリシーに準拠	個人利用の範囲
ライセンス	Microsoft 365 E3/E5/Business Premium等にCopilotアドオン	Microsoft 365 Personal/Familyサブスクリプションに追加購入

Copilotで社内規程の改定案を作成する手順を理解し、生成された内容をレビュー・修正することで、規程改定作業の効率化が実現します。

生成された改定案は、必ず法務担当者などの専門家による詳細なレビューと承認を経て、正式な規程として適用してください。

今後は、Copilotのプロンプトを工夫することで、さらに精度の高い規程案を生成させたり、他のMicrosoft 365アプリ(Excelでの影響分析など)と連携させた活用も検討しましょう。