【Dropbox】パスワード付き共有リンクを作る場合の設定確認

Dropboxでファイルやフォルダを共有する際、セキュリティを強化するためにパスワード付きの共有リンクを作りたいと考えることは多いでしょう。特に会社で機密性の高い資料を取引先とやり取りする場合、リンクを知っている人だけが閲覧できるようにパスワードを設定したいというニーズが生まれます。しかし、実際にパスワードを設定しようとしても、そのオプションが表示されなかったり、設定後にリンクが機能しなかったりするケースがあります。この記事では、パスワード付き共有リンクを作成するために必要な条件と具体的な設定手順、トラブルが発生したときの原因切り分け方法を詳しく解説します。

パスワード付き共有リンクが必要なシーン

Dropboxの共有リンクには、リンクを知っている誰でもアクセスできる「公開リンク」と、アクセス制限をかけられる「パスワード付きリンク」があります。会社の外部とのデータ共有では、メール誤送信や第三者の不正アクセスを防ぐために、パスワードをかけておくことが推奨されます。特に、顧客情報や契約書、設計図面など機密性の高いファイルを扱う場合、リンクを送る相手以外が開けないようにする必要があります。また、取引先ごとに異なるパスワードを設定すれば、万一リンクが漏えいしても被害を限定できます。

しかし、すべてのDropboxアカウントでパスワード設定が使えるわけではありません。利用しているプランや、組織の管理者が設定したポリシーによって機能が制限されていることがあります。そのため、まず自分の環境でパスワード設定が可能かどうかを確認する必要があります。

パスワード付き共有リンクを作成できる条件

パスワード付き共有リンクを作成するには、次の3つの条件をすべて満たしている必要があります。

• プランが対応している: Dropbox Plus、Professional、Family、またはBusiness(Standard、Advanced、Enterprise)以上が必要です。Basic(無料)プランではパスワード設定は利用できません。
• アカウントの管理者設定が許可している: Business版の場合、管理者が共有リンクポリシーで「パスワード設定を許可」に設定している必要があります。
• ブラウザまたはアプリのバージョンが最新: 古いバージョンではUIが異なり、設定項目が表示されない場合があります。

以下の表に、各プランでのパスワード設定の対応状況をまとめました。

プラン	パスワード設定	期限設定	管理者制御
Basic(無料)	不可	不可	なし
Plus / Family	可	可	なし
Professional	可	可	なし
Business(Standard/Advanced/Enterprise)	可(管理者が許可した場合)	可(管理者が許可した場合)	あり

なお、Businessプランでも管理者が「共有リンクのパスワードを必須にする」または「許可しない」の設定を行っている場合、ユーザー側でパスワードを設定できません。その場合は管理者に設定変更を依頼する必要があります。

パスワード付き共有リンクの作成手順

条件を満たしていることを確認したら、以下の手順でパスワード付き共有リンクを作成します。ここでは、Webブラウザ(dropbox.com)を使った一般的な手順を説明します。

1. Dropboxにサインインし、共有したいファイルまたはフォルダの上にマウスを合わせ、右側に表示される「共有」ボタンをクリックします。
2. 表示されたメニューで「リンクをコピー」をクリックします。これで共有リンクが作成され、クリップボードにコピーされます。
3. コピーしたリンクを一度メモ帳などに貼り付け、そのリンクを開いて「リンク設定」を変更する方法もありますが、より直接的に設定するには、リンク作成後に表示される「リンク設定」アイコン(歯車マーク)をクリックします。
4. 「リンク設定」パネルが開きます。ここで「パスワードが必要」のトグルをオンにします。すると、パスワード入力欄が現れるので、任意のパスワードを入力します。パスワードは8文字以上で、大文字小文字数字を含むことが推奨されます。
5. 必要に応じて「有効期限」を設定することもできます。期限を設定しない場合は「無期限」のままにします。
6. 設定が完了したら「保存」または「適用」をクリックします。変更後、リンクはパスワード保護され、リンク先にアクセスするにはパスワードの入力が必要になります。

モバイルアプリの場合は、ファイルの横にある「…」メニューから「共有」→「リンク設定」と進み、同様にパスワードを設定できます。ただし、モバイルアプリのバージョンによってはパスワード設定オプションが隠れている場合があるため、その場合はWebブラウザから設定することをおすすめします。

パスワードを設定したリンクの注意点

設定したパスワードは、リンクを受け取った相手に別の手段(電話やチャットなど)で伝える必要があります。リンク自体にパスワードは含まれていません。また、パスワードを忘れた場合は、リンクの所有者(自分)が設定を開いて再設定できます。相手がパスワードを忘れた場合、あなたが再度パスワードを伝えるか、新しいリンクを作成してください。

パスワード設定ができない場合の原因と対処法

手順通りに進めても「パスワードが必要」のオプションが表示されない、またはグレーアウトしているケースがあります。原因は主に以下の3つです。

• プランが非対応: Basic(無料)プランではパスワード設定は提供されていません。プランアップグレードを検討するか、別の方法(暗号化ZIPなど)を利用します。
• 管理者による制限: Businessアカウントで、管理者が共有リンクのパスワード設定を禁止している場合、ユーザー側で変更できません。この場合は管理者に連絡して、設定を緩和してもらう必要があります。管理者はAdmin Consoleの「設定」→「共有」→「リンク共有」でパスワード設定を許可できます。
• リンク作成後に設定を変更しようとしている: 既存のリンクには後からパスワードを追加できない場合があります。一度リンクを削除し、新しくリンクを作成するときにパスワードを設定してください。

また、まれにブラウザのキャッシュや拡張機能が原因でUIが正常に表示されないこともあります。シークレットウィンドウで試すか、別のブラウザを利用してみてください。

失敗パターン:パスワード設定後にリンクが機能しない

パスワードを設定したのに、リンクを開いてもパスワード入力画面が表示されず、直接ファイルが開いてしまう場合があります。これは、リンクの設定が正しく保存されていないか、共有リンクの種類が「編集可能」などになっていて、パスワード設定が無視されている可能性があります。対処法としては、リンク設定を開き、アクセス権限を「閲覧のみ」に変更した上で、再度パスワードトグルをオンにしてください。また、Dropboxのサーバー側に反映されるまで数分かかることもあるため、時間を置いて再度確認してみてください。

管理者が確認すべき設定(Admin Console)

会社のDropbox Business管理者は、メンバーがパスワード付き共有リンクを作成できるようにするために、以下の設定を確認・変更する必要があります。

1. 管理コンソール(admin.dropbox.com)にサインインします。
2. 左メニューから「設定」→「共有」をクリックします。
3. 「リンク共有」セクションで、「共有リンクにパスワードを設定することを許可する」のチェックボックスがオンになっていることを確認します。オフの場合はオンに変更します。
4. 同様に、「共有リンクに有効期限を設定することを許可する」も必要に応じてオンにします。
5. 変更を保存すると、チームメンバーがパスワード付きリンクを作成できるようになります。

なお、管理者は「すべての共有リンクにパスワードを必須にする」という設定も可能です。その場合、ユーザーはパスワードを設定しないとリンクを作成できなくなります。セキュリティポリシーに応じて適切に設定してください。

よくある質問

Q. パスワードを設定したリンクのパスワードを後から変更できますか?

はい、変更できます。リンク設定を開き、現在のパスワードを削除して新しいパスワードを設定し直してください。ただし、リンクをすでに共有している相手には新しいパスワードを伝える必要があります。

Q. パスワード付きリンクにダウンロード制限をかけることはできますか?

Dropboxの標準機能では、パスワード設定とは別にダウンロード禁止設定は可能です。リンク設定で「ダウンロードを禁止」のトグルをオンにすれば、相手はオンラインで閲覧のみ可能になります。パスワードと組み合わせることで、より強固なセキュリティを実現できます。

Q. 共有リンクのパスワードを忘れてしまいました。どうすればいいですか?

リンクの作成者であれば、Dropboxにサインインして該当リンクの設定を開き、パスワードを再設定できます。相手に新しいパスワードを伝えてください。もし作成者でない場合は、作成者にパスワードの再発行を依頼するしかありません。

まとめ

Dropboxでパスワード付き共有リンクを作成するには、対応プランであることと、管理者の設定が許可されていることが必須です。パスワード設定オプションが見つからない場合は、まず自分のプランと管理者ポリシーを確認してください。手順は非常に簡単で、リンク設定からトグルをオンにしてパスワードを入力するだけです。セキュリティを高めるために、パスワードと有効期限、ダウンロード禁止を適宜組み合わせるとよいでしょう。会社で利用する場合は、管理者が適切に設定を開放しているかを確認し、必要に応じて申請してください。

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