【Excel】ヘッダーにページ番号と総ページ数を入れる方法!Excelの印刷設定で1/5と表示する

Excelで資料を印刷する際、ページ番号や総ページ数をヘッダーやフッターに入れると、資料の管理がしやすくなります。特に、全何ページ中何ページ目であるかを示す「1/5」のような表示は、資料の全体像を把握するのに役立ちます。しかし、Excelでこの表示をどのように設定すれば良いか分からない方もいるでしょう。この記事では、Excelの印刷設定でヘッダーにページ番号と総ページ数を「1/5」のように表示させる具体的な手順を解説します。

この記事を読めば、Excelの印刷プレビュー画面からヘッダーにページ番号と総ページ数を正確に設定できるようになります。これにより、作成した資料を印刷する際に、読者がページ構成を理解しやすくなり、よりプロフェッショナルな印象を与えることができます。

ヘッダー・フッター編集機能の概要

Excelでは、印刷時にヘッダー(ページの先頭部分)やフッター(ページの末尾部分)に、ファイル名、シート名、日付、時刻、ページ番号、総ページ数などの情報を挿入できます。これらの情報は、印刷された資料が何ページあるか、現在何ページ目かを示すために非常に役立ちます。特に、複数ページにわたる報告書やマニュアルなどでは、ページ番号が必須となる場合が多いです。

「1/5」のように総ページ数を含めたページ番号を表示させるには、Excelの「ページ設定」ダイアログボックスにある「ヘッダー/フッター」タブを使用します。ここでは、あらかじめ用意された定型文を利用するだけでなく、手動でコードを入力して表示形式をカスタマイズすることも可能です。これにより、目的に応じた柔軟な設定が行えます。

ページ番号と総ページ数をヘッダーに挿入する手順

Excelでヘッダーにページ番号と総ページ数を「1/5」のように表示させるには、以下の手順を実行します。この手順はExcel 2019、Excel 2021、およびMicrosoft 365の各バージョンで共通です。

1. 印刷プレビュー画面を開く
   Excelの「ファイル」タブをクリックし、「印刷」を選択します。画面左側に印刷プレビューが表示され、右側に印刷設定のオプションが表示されます。
2. ページ設定ダイアログボックスを開く
   印刷設定画面の下部にある「ページ設定」をクリックします。これにより、「ページ設定」ダイアログボックスが開きます。
3. ヘッダー/フッタータブを選択する
   「ページ設定」ダイアログボックスで、「ヘッダー/フッター」タブをクリックします。
4. ヘッダーの編集を選択する
   「ヘッダー」のドロップダウンリスト(または「カスタムヘッダー」ボタン)をクリックし、「カスタムヘッダー」を選択します。
5. ページ番号と総ページ数を挿入する
   「ヘッダーの編集」ダイアログボックスが表示されます。ここで、ページ番号と総ページ数を表示させたい位置(左、中央、右)を選択します。例えば、右上に表示させたい場合は、「右のセクション」を選択します。次に、以下の操作を行います。
   1. 現在のページ番号を挿入: ツールバーにある「#」ボタン(ページ番号の挿入)をクリックします。これにより、「&[ページ番号]」というコードが入力されます。
   2. 総ページ数を挿入: 総ページ数を表示させるために、「&[ページ数]」というコードを直接入力します。(※Excelのバージョンによっては「ページ番号」ボタンの隣に「総ページ数」ボタンがある場合もありますが、手動入力が確実です。)
   3. 表示形式を整える: 「&[ページ番号] / &[ページ数]」のように、ページ番号と総ページ数の間にスラッシュ「/」やスペースなどを入力して、表示形式を整えます。例えば、「 1 / 5 」のように表示したい場合は、コードの間にスペースとスラッシュを入力します。
   4. OKをクリック: 設定が完了したら、「OK」をクリックして「ヘッダーの編集」ダイアログボックスを閉じます。
6. フッターの設定(任意)
   必要に応じて、同様の手順でフッターにもページ番号やその他の情報を設定できます。
7. OKをクリック
   「ページ設定」ダイアログボックスで「OK」をクリックして設定を完了します。
8. 印刷プレビューで確認する
   再度「ファイル」→「印刷」を選択し、印刷プレビューでヘッダーにページ番号と総ページ数が正しく表示されているかを確認します。必要に応じて、手順を繰り返して調整してください。

ヘッダー・フッター編集時の注意点とよくある誤解

Excelでヘッダーやフッターにページ番号と総ページ数を設定する際には、いくつかの注意点があります。これらを理解しておくことで、意図した通りの表示にならないといったトラブルを防ぐことができます。

「&[ページ数]」コードの入力方法

総ページ数を表示させるためのコードは「&[ページ数]」です。このコードを直接入力する必要があります。Excelのバージョンによっては、ツールバーに「総ページ数」ボタンが用意されている場合もありますが、常に利用できるとは限りません。そのため、手動で「&[ページ数]」と入力する方法を覚えておくことを推奨します。

コードの間にスペースや記号を入力する

「1/5」のように表示させるためには、「&[ページ番号]」と「&[ページ数]」の間に、表示したい記号(スラッシュ「/」やハイフン「-」など)やスペースを直接入力します。例えば、「&[ページ番号] / &[ページ数]」と入力すると、「1 / 5」のように表示されます。スペースの有無で見た目が変わるため、プレビューで確認しながら調整しましょう。

セクションごとの設定

Excelでは、ヘッダーとフッターをそれぞれ左、中央、右の3つのセクションに分けて設定できます。ページ番号をどこに表示させたいかに応じて、適切なセクションを選択してください。例えば、右上に表示させたい場合は、右のセクションにコードを入力します。

印刷プレビューでの確認が不可欠

設定が完了したら、必ず「ファイル」→「印刷」から印刷プレビューを確認してください。プレビュー画面で、ヘッダーにページ番号と総ページ数が意図した通りに表示されているかを確認することが重要です。実際の印刷結果と異なる場合や、表示がおかしい場合は、再度ページ設定を見直しましょう。

ページ設定のクリア

もし、過去に設定したヘッダーやフッター情報を削除したい場合は、「ヘッダー/フッター」タブで「ヘッダー」や「フッター」のドロップダウンリストから「(なし)」を選択するか、「カスタムヘッダー」または「カスタムフッター」ボタンをクリックして、入力されているコードをすべて削除してください。

Excel 2016以前のバージョンとの違い

今回解説したヘッダー・フッターの設定方法は、Excel 2019、Excel 2021、Microsoft 365の各バージョンでほぼ共通です。しかし、Excel 2016以前のバージョンでは、インターフェースや一部の機能名が若干異なる場合があります。

例えば、Excel 2016では、「ページレイアウト」タブにある「ページ設定」グループの右下にある小さな矢印をクリックして「ページ設定」ダイアログボックスを開くのが一般的でした。また、ヘッダー・フッターの編集画面で、総ページ数を挿入するための専用ボタンが用意されている場合もあります。

基本的な操作の流れは同じですが、メニューの場所やボタンの名称が異なる可能性があるため、古いバージョンのExcelを使用している場合は、画面の表示を確認しながら操作を進めてください。ただし、「&[ページ番号]」や「&[ページ数]」といったコード自体は、古いバージョンでも基本的に同じように機能します。

まとめ

この記事では、Excelで資料を印刷する際に、ヘッダーにページ番号と総ページ数を「1/5」のように表示させる方法を解説しました。印刷プレビュー画面から「ページ設定」ダイアログボックスを開き、「ヘッダー/フッター」タブでカスタムヘッダー編集を行うことで、簡単に設定できます。特に、「&[ページ番号]」と「&[ページ数]」というコードを理解し、それらを組み合わせることで、目的に合った表示形式を実現できます。

この設定を行うことで、作成したExcel資料のページ構成が分かりやすくなり、受け取る側も内容を把握しやすくなります。今後は、この方法を応用して、フッターに日付やファイル名などを追加するなど、さらに印刷設定をカスタマイズしてみてください。

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