【Excel】IRM(情報Rights Management)でExcelブックの転送を禁止!権限管理の設定手順

機密情報を含むExcelブックを社外に持ち出されることを防ぎたい。

IRM(Information Rights Management)を利用すれば、Excelブックの閲覧・編集・転送などの権限を細かく設定できます。

この記事では、IRMを使ってExcelブックの転送を禁止する権限管理の設定手順を解説します。

これにより、情報漏洩リスクを低減できます。

IRMによるExcelブックの権限管理とは

IRM(Information Rights Management)は、Microsoftが提供する情報保護技術です。

これにより、ファイルの内容や操作権限を細かく制御できます。

ExcelブックにIRMを適用すると、誰が、いつ、どのような操作(閲覧、編集、コピー、転送、印刷など)を許可されるかを管理できます。

これは、社外秘情報や個人情報を含むファイルを保護する上で非常に有効です。

IRMで転送を禁止する仕組み

IRMによる転送禁止は、ファイル自体にアクセス権限情報を埋め込むことで実現されます。

具体的には、ファイルを開く際にIRMサーバー(またはAD RMSサーバー)にアクセスし、ユーザーの認証と権限の確認が行われます。

転送を禁止されたファイルは、権限のないユーザーが開こうとしたり、コピーしようとしたりしても拒否されます。

これにより、意図しない第三者への情報流出を防ぐことができます。

IRM権限管理の設定手順

ExcelブックにIRM権限を適用し、転送を禁止する手順を説明します。

この機能を利用するには、Office 365の特定のプラン(例: Microsoft 365 Business Premium、Office 365 Enterprise E3/E5など)や、オンプレミスのActive Directory Rights Management Services (AD RMS) 環境が必要です。

ここでは、Microsoft 365環境での設定を前提とします。

1. Excelブックを開く
   権限を設定したいExcelブックを開きます。
2. 「ファイル」タブを選択
   Excelのリボンメニューから「ファイル」タブをクリックします。
3. 「情報」を選択
   左側のメニューから「情報」を選択します。
4. 「ブックの保護」をクリック
   「ブックの保護」ボタンをクリックします。
5. 「アクセス許可」を選択
   ドロップダウンメニューから「アクセス許可」を選択します。
6. 「制限付きアクセス」を選択
   「制限付きアクセス」を選択します。
7. 「このドキュメントのアクセス許可」ダイアログボックス
   「このドキュメントのアクセス許可」というダイアログボックスが表示されます。
8. 「次のユーザーのみにアクセスを許可する」を選択
   「次のユーザーのみにアクセスを許可する」のラジオボタンを選択します。
9. アクセス許可を与えるユーザーまたはグループを指定
   「選択」ボタンをクリックします。
10. 「ユーザーまたはグループの選択」ダイアログボックス
    アクセスを許可するユーザー名またはグループ名を入力し、「名前の確認」をクリックします。
11. 「OK」をクリック
    「OK」をクリックしてユーザーまたはグループを追加します。
12. 「アクセス許可」レベルの設定
    追加したユーザーまたはグループに対して、どのようなアクセス許可を与えるかを選択します。
13. 「閲覧のみ」を選択
    転送を禁止したい場合は、アクセス許可レベルとして「閲覧のみ」を選択します。
14. 「OK」をクリック
    設定を確定するために「OK」をクリックします。
15. Excelブックを保存
    設定を適用するために、Excelブックを保存します。

この設定により、指定したユーザーまたはグループのみがExcelブックを閲覧できるようになり、それ以外のユーザーによる転送、コピー、印刷などが制限されます。

カスタムアクセス許可の設定方法

より詳細な権限設定を行いたい場合は、カスタムアクセス許可を使用します。

これは、特定のユーザーに対して、閲覧、編集、コピー、印刷、転送などの権限を個別に設定する機能です。

1. 上記手順の「アクセス許可」ダイアログボックスを表示
   上記の手順5まで進み、「このドキュメントのアクセス許可」ダイアログボックスを表示します。
2. 「カスタム」を選択
   アクセス許可レベルとして「カスタム」を選択します。
3. 「アクセス許可」ダイアログボックスで詳細設定
   「アクセス許可」ダイアログボックスが表示されるので、ここで各ユーザーまたはグループに対して、許可する操作(閲覧、編集、コピー、転送、印刷など)にチェックを入れます。
4. 転送を禁止するには
   「転送」のチェックボックスをオフにします。
5. 「OK」をクリック
   設定を確定するために「OK」をクリックします。
6. Excelブックを保存
   設定を適用するために、Excelブックを保存します。

カスタムアクセス許可を使用することで、例えば「営業部Aさんには編集権限を与えるが、転送権限は与えない」といった、より柔軟な権限管理が可能になります。

IRM適用時の注意点と制限事項

IRMによる権限管理は強力ですが、いくつかの注意点と制限事項があります。

IRMが適用できない環境

IRM機能は、特定のOffice 365プランやAD RMS環境が必要です。

これらの環境が整っていない場合、IRM権限の適用はできません。

また、IRMはファイルの内容を保護するものであり、ファイルそのものを暗号化するわけではありません。

ファイルが保存されているストレージのセキュリティ対策も併せて行う必要があります。

IRM保護の解除方法

IRM保護は、権限を持つ管理者によって解除できます。

誤って設定してしまった場合や、一時的に権限を解除する必要がある場合は、管理者に相談してください。

ただし、通常のユーザーがIRM保護を解除する手段はありません。

ファイル共有時の注意

IRMで保護されたファイルを、権限のないユーザーに誤って共有しないように注意が必要です。

共有する前に、必ずアクセス許可の設定を確認してください。

また、IRM保護されたファイルは、一部の旧バージョンのOfficeアプリケーションや、互換性のないアプリケーションでは開けない場合があります。

ファイルを受け取る相手が、IRMに対応した環境を利用しているか確認することも重要です。

印刷・コピーの制限について

IRMでは、ファイルの印刷やコピーを禁止することも可能です。

しかし、PDFなどの別の形式に変換して保存されると、IRMの保護が及ばなくなる可能性があります。

そのため、IRMによる保護は万能ではなく、他のセキュリティ対策と組み合わせることが推奨されます。

IRMと他のセキュリティ機能との比較

Excelには、IRM以外にもファイル保護のための機能がいくつか存在します。

ここでは、IRMと他の代表的なセキュリティ機能との違いを比較します。

機能	概要	IRMとの違い
パスワードによる保護	ファイルを開く際にパスワード入力を求める機能	IRMはファイルを開いた後も権限を細かく制御できる。パスワードはファイルを開くだけの認証。
共有ブック	複数ユーザーが同時に編集できる機能	IRMは編集権限を制御するが、共有ブックは共同編集に特化している。
保護ビュー	インターネットからダウンロードしたファイルなどを安全に開くための機能	IRMはファイルの内容へのアクセス権限を制御する。保護ビューはファイルを開く際の安全性を高める。
VBAマクロのセキュリティ	マクロの実行を許可するかどうかを設定する機能	IRMはファイル自体の権限を制御する。VBAマクロのセキュリティはコードの実行に関する設定。

IRMは、ファイルの内容そのものに対するアクセス権限を、ユーザー単位で詳細に管理できる点が最大の特徴です。

他の機能は、ファイルを開く際の認証や、共同編集、安全なファイル開封などに重点を置いたものと言えます。

機密情報の保護という観点では、IRMが最も強力な選択肢の一つとなります。

まとめ

ExcelのIRM(情報Rights Management)機能を利用することで、Excelブックの閲覧・編集・転送などの権限を細かく設定できます。

特に、機密情報を含むファイルの不正な転送を防ぐためには、IRMによるアクセス許可の設定が非常に有効です。

この記事で解説した手順を参考に、IRMによる権限管理を導入し、情報漏洩リスクの低減を図ってください。

今後は、カスタムアクセス許可を活用して、より柔軟な権限管理を検討することもおすすめです。

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