【Excel】SharePointリストとExcelを連携!Excelのデータ接続で共有リストを同期する方法

SharePointリストのデータをExcelで参照・更新したい場合があるでしょう。Excelのデータ接続機能を使えば、SharePointリストをExcelに同期できます。これにより、Excelでデータを分析したり、SharePointリストのデータを直接編集したりすることが可能です。この記事では、SharePointリストとExcelを連携させる具体的な手順を解説します。

SharePointリストはチームでの情報共有に便利ですが、Excelの高度な分析機能を使いたい場面も多いはずです。Excelのデータ接続機能を使えば、SharePointリストのデータをExcelにインポートし、常に最新の状態に保てます。ここでは、その方法を詳しく説明します。

SharePointリストをExcelに同期するメリット

SharePointリストとExcelを連携させることで、いくつかのメリットがあります。まず、Excelの強力な集計・分析機能を利用できるようになります。ピボットテーブルやグラフ作成、複雑な数式を用いたデータ加工が容易になります。

次に、SharePointリストのデータをExcel上で編集し、その変更をSharePointリストに反映させることが可能です。これにより、入力作業やデータ更新が効率化されます。さらに、定期的にデータを同期することで、常に最新の情報を参照できます。

SharePointリストをExcelに接続する仕組み

Excelの「データの取得」機能は、SharePointリストなどの外部データソースに接続する仕組みを提供します。SharePointリストの場合、ExcelはリストのURLを基に、リストの構造とデータを取得します。この接続は、Webクエリの一種として扱われます。

取得したデータは、Excelのテーブルとして表示されます。このテーブルはSharePointリストとリンクされており、「すべて更新」などの操作で最新のデータに更新できます。編集したデータも、ExcelからSharePointリストへ書き戻すことが可能です。

SharePointリストをExcelに接続する手順

1. SharePointリストのURLをコピーする
   SharePointサイトを開き、同期したいリストに移動します。ブラウザのアドレスバーに表示されているURLをコピーします。
2. Excelで新しいブックを開く
   Excelを起動し、新規のワークブックを作成します。
3. 「データの取得」機能を開く
   Excelのリボンメニューから「データ」タブを選択します。「データの取得」グループにある「データの取得」をクリックし、「オンラインサービスから」→「SharePoint Online リスト」を選択します。(Excelのバージョンによっては「その他のソースから」→「SharePointリスト」となる場合があります。)
4. SharePointサイトのアドレスを入力する
   表示されるダイアログボックスで、「サイトのURL」欄にコピーしたSharePointリストのURLを貼り付けます。
5. 認証を行う
   「OK」をクリックすると、認証を求められる場合があります。通常は「Microsoft アカウント」を選択し、「サインイン」をクリックして、SharePointにサインインしているMicrosoftアカウントと同じアカウントでサインインします。
6. リストを選択する
   接続が成功すると、そのSharePointサイトにあるリストの一覧が表示されます。同期したいリストにチェックを入れ、「読み込み」をクリックします。
7. データがExcelに表示される
   選択したSharePointリストのデータが、Excelのテーブルとしてワークシートに表示されます。

SharePointリストのデータをExcelで更新・編集する方法

SharePointリストのデータをExcelに読み込んだ後、データの更新と編集が可能です。ここでは、それぞれの操作手順を解説します。

SharePointリストのデータを最新の状態に更新する

SharePointリストのデータは自動では更新されません。最新の状態にするには、手動で更新操作を行う必要があります。

1. 「データ」タブを選択する
   Excelのリボンメニューで「データ」タブをクリックします。
2. 「すべて更新」をクリックする
   「クエリと接続」グループにある「すべて更新」ボタンをクリックします。これで、SharePointリストの最新データがExcelに反映されます。
3. 更新間隔を設定する(オプション)
   「データ」タブの「すべて更新」のドロップダウンメニューから「接続プロパティ」を選択すると、更新間隔を設定できます。例えば、「〇分ごとに自動更新する」といった設定が可能です。

Excelで編集したデータをSharePointリストに反映させる

Excelで読み込んだテーブルのデータを編集し、その変更をSharePointリストに書き戻すことも可能です。ただし、この機能はExcel for Microsoft 365 の一部のバージョンで利用可能です。

1. Excelテーブルのデータを編集する
   ワークシート上のSharePointリストのデータを直接編集します。
2. 「データの書き込み」機能を開く
   編集後、「データ」タブの「クエリと接続」グループにある「書き込み」ボタンをクリックします。(このボタンが表示されない場合は、お使いのExcelのバージョンでこの機能がサポートされていない可能性があります。)
3. 変更を保存する
   「データの書き込み」ダイアログボックスが表示されたら、「OK」をクリックします。これにより、Excelでの変更がSharePointリストに反映されます。

SharePointリストとExcel連携の注意点とトラブルシューティング

SharePointリストとExcelを連携させる際には、いくつかの注意点や、発生しうるトラブルがあります。事前に把握しておくことで、スムーズに作業を進められます。

Excelのバージョンによる機能の違い

SharePointリストへのデータ接続機能や、ExcelからSharePointへのデータ書き込み機能は、Excelのバージョンによって利用できる範囲が異なります。特に、データ書き込み機能は比較的新しい機能であり、Excel for Microsoft 365 の最新バージョンで利用できることが多いです。

古いバージョンのExcel(Excel 2019、2016など)では、SharePointリストへのデータ読み込みは可能ですが、データの書き込み機能は提供されていません。その場合は、SharePoint側で直接編集するか、他の方法を検討する必要があります。

接続できない場合の対処法

SharePointリストに接続できない場合、いくつかの原因が考えられます。まず、SharePointリストのURLが正しいか確認してください。URLの誤りは最も一般的な接続エラーの原因です。

次に、認証情報が正しいか確認します。サインイン時に使用したアカウントに、そのSharePointリストへのアクセス権がない場合も接続できません。SharePointリストの所有者や管理者に、適切な権限が付与されているか確認してください。

また、ネットワーク環境の問題や、ファイアウォールによって接続がブロックされている可能性も考えられます。社内ネットワークの場合は、IT管理者に相談してみてください。

データが正しく表示されない場合

SharePointリストからデータを読み込んだ際に、期待通りに表示されないことがあります。特に、列のデータ型が複雑な場合や、多数の列がある場合に発生しやすいです。

例えば、SharePointリストの「選択肢」列や「ユーザー」列などは、Excelでそのまま表示される形式が異なる場合があります。これらの列は、Excelの「Power Query」エディターで、データの整形や変換を行うことで、より見やすく表示させることが可能です。Power Queryを使えば、データのクリーニングや結合、不要な列の削除なども効率的に行えます。

データ書き込み時のエラー

Excelで編集したデータをSharePointリストに書き戻す際にエラーが発生することがあります。このエラーは、編集内容がSharePointリストの制約(必須項目、データ型、文字数制限など)に違反している場合に起こりやすいです。

エラーが発生した場合は、まずExcelで編集した内容がSharePointリストの各列の要件を満たしているかを確認してください。必須項目が空になっていないか、入力したデータが正しい型(数値、日付など)になっているかなどをチェックします。それでも解決しない場合は、一度Excelのデータをクリアし、必要最低限の変更のみを加えて書き込みを試すと、問題箇所を特定しやすくなります。

まとめ

SharePointリストとExcelをデータ接続で連携させることで、データの分析・活用が格段に向上します。Excelの強力な集計機能を使ったり、SharePointリストのデータをExcel経由で編集したりすることが可能になります。

この記事で解説した手順を参考に、SharePointリストのURLを取得し、Excelの「データの取得」機能を使って接続してみてください。データの更新や編集も、この連携機能を使えば効率的に行えます。

今後は、Power Queryを活用して、より複雑なデータ整形や、複数のSharePointリストを統合するなどの応用にも挑戦してみましょう。

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