【Googleスプレッドシート】提案モードで提案を一括承認・拒否する!レビュー作業の効率化

Googleスプレッドシートの共同編集では、複数のメンバーから提案が寄せられることがよくあります。提案を一つひとつ承認または拒否していく作業は、思った以上に時間がかかるものです。特に、シート全体にわたる大量の提案を処理する場合、1クリックずつの操作では効率が悪く感じられます。この記事では、提案モードで複数の提案をまとめて承認または拒否する方法を解説します。この方法を知れば、レビュー作業の手間を大幅に削減できます。

提案モードの仕組みと一括操作が可能な条件

提案モードは、他のユーザーがセルの内容を変更するときに「提案」として表示され、元の所有者や編集者が承認または拒否できる機能です。このモードでは、変更が直接適用されず、コメントのように管理されます。一括承認・拒否は、ツールバーのアイコンから実行できます。ただし、この操作は現在表示されている提案すべてに対して行われます。シート全体ではなく、特定のセル範囲だけを対象にしたい場合は、事前に範囲を選択しておく必要があります。

一括操作を行うには、提案モードが有効になっていることが前提です。また、シートの所有者または編集権限を持つユーザーでなければ、承認・拒否はできません。提案モードは、共有設定で「閲覧者(コメント可)」または「編集者」が提案を追加できるように設定されている場合に利用できます。

提案を一括承認する手順

一括承認は、ツールバーにあるチェックマークのアイコンから行います。以下の手順で操作してください。

1. 提案モードを有効にする
   スプレッドシート上部の「編集」と書かれたドロップダウンをクリックし、「提案」を選択します。これで提案モードに切り替わります。
2. 提案を確認する
   セルに緑色の下線が付いている部分が提案箇所です。セルをクリックすると、吹き出しで提案内容が表示されます。
3. 一括承認する範囲を決める
   シート全体の提案を承認する場合は何も選択せずに次のステップへ。特定のセル範囲だけを承認したい場合は、その範囲をドラッグして選択します。
4. 「すべて承認」をクリックする
   ツールバーの左側にあるチェックマークのアイコン(✓)をクリックし、表示されるメニューから「すべて承認」を選びます。選択範囲がある場合は「選択範囲内のすべての提案を承認」、ない場合は「すべての提案を承認」と表示されます。
5. 確認ダイアログで「承認」をクリックする
   「〇件の提案を承認しますか?」というダイアログが表示されたら、「承認」ボタンを押します。これで一括承認が完了します。

提案を一括拒否する手順

一括拒否も、承認と同様にツールバーから行えます。拒否すると提案が削除され、セルの内容は元の状態に戻ります。

1. 提案モードで表示する
   前述の手順で提案モードに切り替え、拒否したい提案が表示されていることを確認します。
2. 範囲を選択する(任意)
   シート全体ではなく、特定の範囲内の提案だけを拒否したい場合は、その範囲を選択します。
3. 「すべて拒否」をクリックする
   ツールバーのチェックマークアイコンの横にある「×」アイコン(拒否)をクリックし、「すべて拒否」を選択します。選択範囲がある場合は「選択範囲内のすべての提案を拒否」と表示されます。
4. 確認ダイアログで「拒否」をクリックする
   「〇件の提案を拒否しますか?」というダイアログが表示されたら、「拒否」ボタンを押します。これで一括拒否が完了します。

ショートカットキーを使った一括操作

キーボードショートカットを利用すれば、さらに素早く操作できます。一括承認は Ctrl+Shift+Enter(Windows)または Cmd+Shift+Enter(Mac)で実行できます。一括拒否は、同様の組み合わせで Ctrl+Shift+Backspace(Windows)または Cmd+Shift+Delete(Mac)です。これらのショートカットは、現在表示されているすべての提案に対して作用します。

提案モードを使用する際の注意点と効率化のコツ

一括操作を取り消す方法

万が一、間違ってすべての提案を承認または拒否してしまった場合、すぐに元に戻すことができます。Ctrl+Z(Cmd+Z)で直前の操作を元に戻せます。ただし、元に戻せるのは最近の操作のみです。大量の提案を一括操作した後でも、元に戻すことで提案が復活します。ただし、提案を拒否した後に別の編集を行うと元に戻せなくなるため、注意が必要です。

提案が多すぎる場合の対処法

提案が100件以上ある場合、一括操作の確認ダイアログに「○件の提案を承認しますか?」と表示され、件数が正確にカウントされないことがあります。これは仕様であり、問題なく一括操作は実行できます。また、提案が非常に多いと操作に時間がかかる場合があります。その場合は、シートをコピーして新しいシートで作業するなど、分割して処理することも検討してください。

特定のユーザーの提案だけを一括処理する

スプレッドシート上部の「フィルタ」機能を使うと、特定のユーザーが残した提案だけを表示できます。提案モードで各提案の吹き出しには提案者の名前が表示されます。その名前でフィルタリングする方法は標準では提供されていませんが、代わりにコメント機能を使って提案を分類することも可能です。また、Apps Scriptを使えば、特定のユーザーの提案のみをプログラムで処理することもできますが、本記事では割愛します。

提案モードと共有設定の関係

提案モードは、共有設定で「閲覧者(コメント可)」または「編集者」が提案を追加できる場合にのみ有効です。共有設定を確認するには、右上の「共有」ボタンをクリックし、各ユーザーのアクセス権限を確認します。提案を許可しない設定にしている場合は、まず共有設定を変更する必要があります。

一括承認と一括拒否の比較

まとめ

提案モードの一括承認・拒否機能を使えば、大量の提案を数クリックで処理できます。ツールバーのアイコンから「すべて承認」または「すべて拒否」を選ぶだけで、レビュー作業が格段に効率化します。範囲を選択すれば、シートの一部だけを対象にすることも可能です。この機能を活用して、共同編集時の提案管理にかかる時間を短縮してください。また、ショートカットキーを覚えるとさらに素早く操作できます。次のレビュー作業では、ぜひ一括操作をお試しください。