【Googleスプレッドシート】HubSpotコンタクトをSheetsで管理!CRMデータの集計

HubSpotで顧客データを管理しているものの、標準のレポート機能だけでは詳細な集計が難しいと感じていませんか。スプレッドシートなら、データを自由にフィルタリングしたり、グラフ化したり、他のデータと組み合わせたりすることができます。この記事では、HubSpotのコンタクトデータをGoogleスプレッドシートに取り込み、効率的に管理・集計する方法をわかりやすく解説します。手順を覚えれば、CRMデータの分析が格段に楽になりますので、ぜひ最後までご覧ください。

HubSpotとGoogleスプレッドシートの連携の仕組み

HubSpotは、コンタクト、会社、商談、チケットなどのCRMオブジェクトを扱っています。これらのデータは標準でレポート機能を備えていますが、複雑な集計や外部データとの結合を行う場合には、スプレッドシートにデータを移す方が効率的です。連携方法としては、手動でCSVファイルをエクスポートしてインポートする方法と、Google Workspace Marketplaceで提供されている「HubSpot for Google Sheets」アドオンを使う方法があります。アドオンを使えば、シート上でHubSpotデータを直接操作できるため、自動化も可能です。また、スプレッドシートの関数を活用すれば、様々な条件でデータを絞り込んだり、集計したりできます。

HubSpotコンタクトデータをスプレッドシートに取り込む具体的な手順

ここでは、最も一般的な2つの方法を詳しく説明します。どちらの方法でも、まずGoogleスプレッドシートを開いておいてください。

方法1:HubSpotからCSVをエクスポートしてスプレッドシートにインポート

1. HubSpotでコンタクト一覧をエクスポートする
   HubSpotにログインし、左メニューから「コンタクト」→「コンタクト」を開きます。画面右上の「エクスポート」ボタンをクリックし、エクスポートするプロパティを選択します。必要に応じて「すべてのプロパティ」を選ぶか、特定のプロパティのみを選んでください。CSV形式でダウンロードします。エクスポートには数分かかることがありますので、完了までお待ちください。
2. Googleスプレッドシートを開く
   Googleドライブから新しいスプレッドシートを作成するか、既存のシートを開きます。空のシートを用意すると管理がしやすくなります。
3. CSVファイルをインポートする
   スプレッドシートのメニュー「ファイル」→「インポート」をクリックします。アップロードタブからダウンロードしたCSVファイルを選択し、「カンマ区切り」を指定してインポートします。新しいシートに挿入するか、現在のシートに置き換えるか選べます。通常は「新しいシートを作成」を選ぶと元のデータを残せます。
4. データ形式を確認・調整する
   インポート後、日付や電話番号が正しく表示されているか確認します。日付列を選択し、メニュー「表示形式」→「数字」→「日付」で適切な書式に変更します。時刻データがある場合は「日付時刻」を選んでください。

方法2:HubSpot for Google Sheetsアドオンを使用する

1. アドオンをインストールする
   Googleスプレッドシートを開き、「拡張機能」→「アドオン」→「アドオンを取得」をクリックします。検索ボックスで「HubSpot for Google Sheets」を検索し、インストールボタンをクリックします。インストール後、自動的に認証画面が表示されますので、HubSpotアカウントでログインして許可を与えてください。
2. アドオンの設定を行う
   拡張機能メニューに「HubSpot for Google Sheets」が追加されるので、クリックします。サイドバーが開き、取得するデータオブジェクト(コンタクト、会社、商談など)を選択できます。例えば「Contacts」を選び、取得したいプロパティをチェックボックスで指定します。すべてのプロパティが必要な場合は「Select All」をクリックします。
3. データを読み込む
   「Load」ボタンをクリックすると、HubSpotからデータがシートに直接書き込まれます。初回はすべてのレコードが読み込まれますが、その後はフィルター条件を設定することで部分的な読み込みも可能です。データの更新は手動で「Reload」ボタンを押すか、自動更新のスケジュールを設定できます。
4. フィルタ条件を設定する
   アドオンの設定画面では、特定の条件(例:作成日が直近30日以内、ライフサイクルステージが「Customer」など)を指定してデータを絞り込むこともできます。これにより、必要なデータだけを効率的に取得できます。

スプレッドシートでHubSpotデータを集計するテクニック

データがシートに取り込めたら、次は集計です。ここでは代表的な関数を使った具体的な例を紹介します。

QUERY関数で条件別にカウントする

例えば、コンタクトの「ライフサイクルステージ」別の件数を集計する場合、QUERY関数を使います。データがシート1のA列からG列まで入っているとして、G列にライフサイクルステージが格納されていると仮定します。以下のように記述します。

=QUERY(A:G, "select G, count(A) where G is not null group by G label count(A) '件数'", 1)

このクエリは、G列(ライフサイクルステージ)をグループ化し、各ステージのレコード数をカウントします。「label count(A) ‘件数’」で列名を指定しています。結果は新しい範囲に出力されます。

SUMIFS関数で数値データを集計する

HubSpotのコンタクトに「年間売上見込み」などの数値プロパティがある場合、特定の条件(例:国別)で合計を出すにはSUMIFS関数が使えます。仮に売上見込みがH列、国がI列にあるとします。

=SUMIFS(H:H, I:I, "日本")

この関数は、I列が「日本」に一致する行のH列の値を合計します。条件は複数指定でき、例えば国が「日本」かつライフサイクルステージが「Customer」の売上合計を求めることもできます。

ピボットテーブルで視覚的に集計する

メニューの「データ」→「ピボットテーブル」を使えば、ドラッグ&ドロップで簡単にクロス集計できます。行に「業種」、列に「ライフサイクルステージ」、値に「コンタクトIDのカウント」を設定すれば、業種ごとのステージ分布が一目でわかります。ピボットテーブルは動的に更新されるので、元データを変更すると自動で再計算される点も便利です。

HubSpotデータをスプレッドシートで扱う際の注意点

データの同期タイミングに注意する

CSVエクスポートやアドオンでのデータ取得は、リアルタイムではありません。HubSpot上で更新があった場合、すぐにシートに反映されないことがあります。定期的に手動で更新するか、Apps Scriptを使ってスケジュール更新を設定するとよいでしょう。アドオンの自動更新機能を利用する際は、更新間隔を適切に設定してください。

重複データが発生する可能性

複数回エクスポートした結果、同じコンタクトが重複してシートに存在する場合があります。事前にHubSpot側で重複を統合しておくか、シート上で重複を除去してください。例えば、コンタクトIDがユニークなら、=UNIQUE(A:A)で重複のないリストを抽出できます。また、QUERY関数の「select distinct」を使う方法もあります。

日付・時刻の書式に注意

HubSpotからエクスポートされた日付は、アメリカ形式(MM/DD/YYYY)やISO形式(YYYY-MM-DD)の場合があります。スプレッドシートで正しく認識させるために、インポート後に書式を「日付」に設定しましょう。また、タイムゾーンの違いにも留意してください。例えば、HubSpotのタイムゾーンとスプレッドシートのタイムゾーンが異なる場合、時刻データにずれが生じることがあります。

アドオン利用時の権限に注意

HubSpot for Google Sheetsアドオンは、HubSpotアカウントへのアクセス権限を要求します。特定のプロパティのみ読み取り可能な権限を付与することをおすすめします。不要なデータへのアクセスを許可しないよう、HubSpot側でユーザーの権限を制限しておきましょう。

HubSpot標準レポートとスプレッドシート分析の比較

項目	HubSpot標準レポート	スプレッドシートでの分析
操作性	直感的なドラッグ&ドロップでレポート作成が可能	関数やピボットテーブルを使うため、ある程度の知識が必要
カスタマイズ性	プロパティや条件の選択肢が制限される場合がある	ほぼ無限にカスタマイズ可能。外部データとの結合も自由
自動更新	リアルタイムに更新される	手動更新またはスクリプトによる定期更新が必要
コスト	有料プランによっては限定される	スプレッドシートは無料で利用可能(Googleアカウントが必要)
グラフ作成	標準的なグラフのみ	多彩なグラフ種類とカスタマイズが可能
共有・権限	HubSpotユーザー限定	Googleドライブの共有設定で柔軟に管理できる

まとめ

この記事では、HubSpotのコンタクトデータをGoogleスプレッドシートに取り込み、管理・集計する方法を解説しました。CSVエクスポートによる手動インポートと、アドオンを利用した自動読み込みの2つの方法を使い分けることで、状況に応じた柔軟なデータ管理が可能です。また、QUERY関数やピボットテーブルを活用すれば、HubSpotの標準レポートでは難しいクロス集計や外部データとの連携も実現できます。ぜひ、スプレッドシートを活用してCRMデータの分析をさらに深めてください。次のステップとして、Apps Scriptを使った自動更新や、Google Data Studioとの連携にも挑戦してみてはいかがでしょうか。