【Outlook】Retention Tagをフォルダー単位で適用する手順

Microsoft Outlookでメールの管理に悩んでいませんか。

特定のフォルダーにあるメールを自動的に削除したり、アーカイブしたりしたい場合があるでしょう。

本記事では、Outlookで「保持タグ(Retention Tag)」をフォルダー単位で適用する具体的な手順を解説します。

この設定により、メールボックスの容量を最適化し、コンプライアンス要件を満たすことが容易になります。

保持タグと保持ポリシーの基本

Microsoft Outlookにおける保持タグと保持ポリシーは、メールボックス内のアイテム(メール、予定表の項目など)の保持期間を管理するための機能です。

保持タグは、特定のアイテムの種類(メール、会議出席依頼など)や、特定のフォルダー(受信トレイ、送信済みアイテムなど)に対して、どれくらいの期間保持するか、または保持しないかを定義します。

保持ポリシーは、これらの保持タグをまとめたもので、ユーザーや組織全体に適用されます。

組織のコンプライアンス要件や、メールボックスの容量管理のために、これらの機能を活用することが推奨されています。

保持タグの作成手順

フォルダー単位で保持設定を行うには、まず対象のフォルダーに適用する保持タグを作成する必要があります。

この手順は、Microsoft 365管理センターまたはExchange Online PowerShellで実行します。

ここでは、Microsoft 365管理センターでの手順を解説します。

1. Microsoft 365管理センターにサインインする
   管理者アカウントでMicrosoft 365管理センターにサインインします。
2. コンプライアンス管理へ移動する
   左側のナビゲーションメニューから「コンプライアンス」を選択し、「データライフサイクル管理」をクリックします。
3. 保持タグを作成する
   「保持ポリシー」タブで、「保持タグ」セクションの「+ 新しいタグを追加」をクリックします。
4. タグの種類を選択する
   「フォルダーの保持」を選択し、「次へ」をクリックします。
5. タグの名前と説明を入力する
   タグの名前(例:「受信トレイ30日削除」)と、必要であれば説明を入力し、「次へ」をクリックします。
6. 保持期間を設定する
   「アイテムを削除する」または「アイテムをアーカイブする」を選択し、保持する期間(日数、年数)を設定します。ここでは削除する例で進めます。「次へ」をクリックします。
7. タグを保存する
   設定内容を確認し、「タグの作成」をクリックして保存します。

保持ポリシーの作成手順

次に、作成した保持タグを割り当てる保持ポリシーを作成します。

このポリシーを後で特定のフォルダーに適用します。

1. 保持ポリシーの作成を開始する
   「データライフサイクル管理」画面で、「保持ポリシー」タブにいることを確認し、「+ 新しいポリシーを追加」をクリックします。
2. ポリシーの名前と説明を入力する
   ポリシーの名前(例:「フォルダー別保持ポリシー」)と、必要であれば説明を入力し、「次へ」をクリックします。
3. 保持タグを追加する
   「保持タグ」セクションで、「+ タグを追加」をクリックします。
4. 作成したフォルダー保持タグを選択する
   先ほど作成したフォルダー保持タグ(例:「受信トレイ30日削除」)を選択し、「追加」をクリックします。
5. ポリシーの設定を確認する
   追加されたタグが表示されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
6. ポリシーを保存する
   設定内容を確認し、「ポリシーの作成」をクリックして保存します。

フォルダーへの保持ポリシーの適用

作成した保持ポリシーを、特定のOutlookフォルダーに適用します。

この設定もMicrosoft 365管理センターで行います。

1. 保持ポリシーの管理画面を開く
   「データライフサイクル管理」画面の「保持ポリシー」タブで、作成した保持ポリシー(例:「フォルダー別保持ポリシー」)を選択します。
2. フォルダーの割り当てを編集する
   ポリシーの詳細画面で、「フォルダーの割り当て」セクションにある「編集」をクリックします。
3. フォルダーを選択して割り当てる
   「フォルダーの割り当て」画面で、「+ フォルダーを追加」をクリックします。
4. 対象フォルダーを選択する
   左側のツリービューから、保持ポリシーを適用したいフォルダー(例:「受信トレイ」)を選択します。
5. 選択したフォルダーを割り当てる
   フォルダーを選択したら、「追加」をクリックし、画面右側の「割り当て済みフォルダー」に表示されていることを確認します。
6. 設定を保存する
   「保存」をクリックして、フォルダーへのポリシー適用を完了します。

新しいOutlookと従来Outlookの違い

新しいOutlook(プレビュー版または一般提供版)では、従来のOutlookデスクトップアプリと比べて、一部の管理機能のインターフェースや操作方法が変更される可能性があります。

特に、保持タグや保持ポリシーの設定といった高度な管理機能は、Microsoft 365管理センターやExchange Online PowerShellを介して行うことが一般的です。

新しいOutlookのクライアント側から直接これらの設定を変更する機能は、現時点では限定的です。

したがって、フォルダー単位での保持タグ適用手順は、新しいOutlookを使用している場合でも、基本的にMicrosoft 365管理センターでの操作が中心となります。

ただし、新しいOutlookのWeb版インターフェースでは、一部の管理設定が統合されている場合もありますので、最新の情報はMicrosoftの公式ドキュメントを参照することが重要です。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

保持タグおよび保持ポリシーの設定は、サーバーサイド(Exchange Online)で管理されるため、基本的にどのクライアント(Windows版Outlook、Mac版Outlook、Outlook on the web、モバイル版Outlook)からでも同じように機能します。

ただし、クライアント側での表示や、設定の確認方法に違いがある場合があります。

Mac版Outlook

Mac版Outlookでも、保持タグや保持ポリシーが適用されたメールは、規定の期間後に自動的に削除またはアーカイブされます。

ただし、Mac版Outlookのクライアントから保持タグやポリシー自体を作成・編集する機能はありません。

これらの設定は、前述の通りMicrosoft 365管理センターで行う必要があります。

モバイル版Outlook (iOS/Android)

モバイル版Outlookでも、サーバーサイドで設定された保持ポリシーが適用されます。

メールが保持期間を過ぎると、自動的に削除またはアーカイブされます。

モバイルアプリから保持タグやポリシーを作成・管理する機能は提供されていません。

Outlook on the web (Web版Outlook)

Outlook on the webは、WebブラウザからアクセスできるOutlookです。

保持タグや保持ポリシーは、Outlook on the webでも正常に機能します。

一部の管理者は、Outlook on the webのインターフェースから、保持タグやポリシーの作成・管理を行える場合があります。

ただし、機能の利用可否は、組織のライセンスや管理者の権限設定に依存します。

管理者権限について

保持タグおよび保持ポリシーの作成・管理・適用には、Exchange Onlineの管理者権限が必要です。

具体的には、「コンプライアンス管理者」「コンプライアンス、データ、ID担当者」などのロールを持つユーザーがこれらの操作を実行できます。

組織内のIT管理者や、Microsoft 365の管理担当者に確認してください。

一般ユーザーは、これらの設定を直接行うことはできません。

組織ポリシー・テナント設定による影響

保持タグや保持ポリシーの動作は、組織のテナント設定や、Exchange Onlineのコンプライアンスポリシーによって影響を受けることがあります。

例えば、組織全体で適用されている別の保持ポリシーが存在する場合、フォルダー単位で設定したポリシーとの間で競合が発生する可能性があります。

また、保持期間の設定において、組織のコンプライアンス要件で定められた最低・最高保持期間の制限がある場合もあります。

これらの設定は、IT管理者のみが変更可能です。

意図した通りに保持設定が機能しない場合は、組織のIT管理者に相談し、テナント全体のポリシー設定を確認してもらう必要があります。

よくある質問とトラブルシューティング

保持タグが適用されない

フォルダーに保持ポリシーを適用しても、意図した通りにメールが削除またはアーカイブされない場合があります。

原因として、以下の点が考えられます。

1. 適用までの遅延
   保持ポリシーの変更が、OutlookクライアントやExchange Onlineに反映されるまでには、最大で24時間程度かかることがあります。しばらく待ってから再度確認してください。
2. 別のポリシーとの競合
   ユーザー全体に適用されている別の保持ポリシーや、アイテム保持ポリシーが、フォルダー単位のポリシーよりも優先されている可能性があります。IT管理者にポリシーの優先順位を確認してください。
3. 保持タグの設定ミス
   保持タグの期間設定や、削除・アーカイブの選択が正しく行われているか、再度確認してください。
4. Exchange Online PowerShellでの設定
   管理センターで設定した内容が正しく反映されない場合、Exchange Online PowerShellを使用して、保持ポリシーの適用状況を詳細に確認・修正できる場合があります。

アーカイブではなく削除されてしまう

保持タグで「アーカイブ」を設定したにも関わらず、メールが完全に削除されてしまう場合、以下の原因が考えられます。

1. 保持タグの誤設定
   保持タグの作成時に、「アイテムを削除する」を選択している可能性があります。保持タグの設定内容を再度確認してください。
2. 組織のコンプライアンスポリシー
   組織によっては、特定の種類のメールに対しては、アーカイブせずに直接削除するというコンプライアンスポリシーが設定されている場合があります。
3. 保持タグの優先順位
   フォルダー単位の保持タグよりも、より広範囲に適用される「デフォルトの保持タグ」や「All items」タグが、削除を指示している可能性があります。

保持期間の確認方法

特定のフォルダーに適用されている保持ポリシーや保持タグの有効期間を確認するには、通常、Microsoft 365管理センターから行います。

管理者は、各保持ポリシーに割り当てられているタグと、その期間設定を確認できます。

一般ユーザーがOutlookクライアント上で、フォルダーに適用されている保持期間を直接確認する標準的な機能は提供されていません。

ただし、Outlook on the webでは、フォルダーのプロパティから保持ポリシーに関する情報が表示される場合があります。

正確な保持期間については、IT管理者に問い合わせるのが最も確実な方法です。

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