【Outlook】Copilotのプライバシー設定でデータ学習を無効化する手順

Microsoft OutlookでCopilotを利用している際、プライバシーに関する懸念を抱えていませんか。

Copilotが業務データを利用して学習することに抵抗がある場合、その設定を変更できます。

この記事では、OutlookでCopilotのデータ学習を無効にする具体的な手順を解説します。

これにより、安心してOutlook Copilotを活用できるようになります。

Outlook Copilotのデータ学習の仕組み

Microsoft Copilotは、Microsoft 365 アプリケーションに統合されたAIアシスタントです。Outlookでは、メールの作成支援、要約、返信提案など、様々な機能を提供します。

Copilotの機能向上のため、Microsoftはユーザーの同意を得た上で、一部の業務データを分析し、AIモデルの学習に利用する場合があります。これは、よりパーソナライズされた、精度の高い支援を提供するためです。

しかし、組織によっては、機密情報や個人情報保護の観点から、Copilotが業務データを使用して学習することを望まない場合があります。このような場合に、データ学習を無効化する設定が用意されています。

この設定は、組織の管理者権限を持つユーザーと、個々のユーザーの両方で管理可能です。

Copilotのデータ学習を無効化する手順

Copilotのデータ学習を無効化するには、主に2つの方法があります。

一つは、組織全体のポリシーとして管理者が設定する方法です。もう一つは、個々のユーザーがOutlookの設定から行う方法です。

組織全体のプライバシー設定を変更する(管理者向け)

この手順は、Microsoft 365 テナントの全体管理者の権限が必要です。

組織全体のCopilotのデータ学習を無効にする場合、Microsoft 365 管理センターから設定を行います。

1. Microsoft 365 管理センターにサインインする
   Webブラウザで Microsoft 365 管理センター(admin.microsoft.com)にアクセスし、管理者アカウントでサインインします。
2. 「設定」メニューを選択する
   左側のナビゲーションメニューから「設定」を展開し、「組織設定」をクリックします。
3. 「Microsoft Copilot」を選択する
   組織設定の一覧から「Microsoft Copilot」を見つけてクリックします。
4. 「データとプライバシー」タブを開く
   Copilotの設定画面が表示されたら、「データとプライバシー」タブを選択します。
5. 「Copilot が Microsoft 365 のデータを使用して応答を生成することを許可する」のチェックを外す
   このオプションのチェックボックスをオフにします。これにより、Copilotは組織のデータを学習しなくなります。
6. 「保存」をクリックする
   変更を適用するために、「保存」ボタンをクリックします。

この設定変更は、組織内のすべてのユーザーに適用されます。設定が反映されるまで、数時間かかる場合があります。

個人のOutlookでプライバシー設定を確認・変更する

個々のユーザーは、Outlookの設定からCopilotのデータ学習設定を確認し、変更できる場合があります。ただし、組織の管理者が全体設定で無効化している場合は、個人の設定で有効にすることはできません。

新しいOutlook (プレビュー版) と従来版Outlookでは、設定画面の場所や表示が若干異なる場合があります。

新しいOutlook (プレビュー版) での設定手順

新しいOutlookでは、以下の手順で設定を確認・変更します。

1. Outlook を起動する
   新しいOutlookアプリケーションを起動します。
2. 「設定」アイコンをクリックする
   画面右上の歯車アイコン(設定)をクリックします。
3. 「全般」>「プライバシーとデータ」を選択する
   左側のメニューから「全般」を展開し、「プライバシーとデータ」をクリックします。
4. 「Copilot」セクションを確認する
   「プライバシーとデータ」設定の中に、「Copilot」または「AI機能」といった項目が表示されます。
5. 「Copilot が Microsoft 365 のデータを使用して応答を生成することを許可する」のチェックを確認・変更する
   このオプションが表示されている場合、チェックボックスをオフにすることで、個人のCopilotデータ学習を無効化できます。組織設定で無効化されている場合は、このオプション自体が表示されないか、変更できない状態になります。

従来版 Outlook での設定手順

従来版Outlookでは、以下の手順で設定を確認・変更します。

1. Outlook を起動する
   Outlookアプリケーションを起動します。
2. 「ファイル」メニューを選択する
   画面左上の「ファイル」タブをクリックします。
3. 「Office アカウント」を選択する
   左側のメニューから「Office アカウント」をクリックします。
4. 「アカウントプライバシー」セクションを探す
   「アカウントプライバシー」または「プライバシー設定」といった項目を探します。
5. 「Office の接続エクスペリエンス」をクリックする
   「Office の接続エクスペリエンス」または類似のリンクをクリックします。
6. 「Copilot が Microsoft 365 のデータを使用して応答を生成することを許可する」のチェックを外す
   表示されるオプションの中から、Copilotのデータ学習に関する項目を見つけ、チェックボックスをオフにします。
7. 「OK」または「保存」をクリックする
   変更を確定します。

これらの設定は、組織のポリシーによって上書きされる場合があります。もし個人の設定で変更できない場合は、組織のIT管理者にお問い合わせください。

Copilotのプライバシー設定に関する注意点

Copilotのプライバシー設定を変更する際には、いくつかの注意点があります。

データ学習を無効にした場合の影響

Copilotのデータ学習を無効にすると、Copilotは組織のメール、カレンダー、チャットなどのデータを使用して、よりパーソナライズされた提案や要約を生成できなくなります。

これにより、Copilotの機能の一部が制限される可能性があります。例えば、過去のメールの文脈を考慮した返信提案や、会議の参加者に基づいた要約などが、以前ほど精緻でなくなることが考えられます。

ただし、Copilotの基本的な機能(文章校正、アイデア出しなど、組織データに依存しないもの)は引き続き利用可能です。

組織ポリシーによる設定の強制

組織のIT管理者は、Microsoft 365 管理センターを通じて、Copilotのデータ学習に関するポリシーを組織全体に適用できます。

この場合、個々のユーザーがOutlookの設定でデータ学習を有効にしようとしても、その設定は無視されます。組織のセキュリティポリシーやコンプライアンス要件に基づき、管理者が一元的に管理しているためです。

もし、組織としてCopilotのデータ学習を有効にしたいが、個人の設定で変更できない場合は、IT管理者に相談してください。

新しいTeams (v2) との連携

Microsoft Teamsの新しいバージョン(v2)でもCopilotは利用可能です。Outlookと同様に、Teams Copilotも組織のデータを利用して学習する設定があります。

Teams Copilotのプライバシー設定も、Microsoft 365 管理センターまたはTeamsの個別の設定から管理できます。Outlookの設定と連動している場合もありますが、各アプリケーションの設定を確認することが重要です。

Teams v2では、チャットや会議に関するCopilotの機能が強化されています。これらの機能のデータ学習設定も、Outlookと同様にプライバシーを考慮して管理できます。

Mac版・モバイル版Outlookでの違い

Mac版Outlookやモバイル版Outlook(iOS/Android)でも、Copilotのプライバシー設定は利用可能です。

ただし、設定画面のUIや操作手順は、Windows版デスクトップアプリケーションとは異なる場合があります。

一般的には、各アプリケーションの「設定」メニューから「プライバシー」や「データ」関連の項目を探し、Copilotのデータ学習に関するオプションを確認・変更します。

モバイル版では、画面サイズが小さいため、設定項目が見つけにくいこともあります。その際は、アプリケーションのヘルプドキュメントを参照するか、IT管理者に確認すると良いでしょう。

Exchange Online との関連性

CopilotがOutlookで利用するデータは、Exchange Onlineに格納されているメール、カレンダー、連絡先などの情報が中心となります。

Copilotのデータ学習設定は、これらのExchange Online上のデータがAIモデルの学習に利用されるかどうかを制御します。

組織のExchange Onlineのセキュリティ設定やデータ保持ポリシーは、Copilotのプライバシー設定と組み合わせて、データ保護の全体的な枠組みを形成します。

したがって、Copilotのプライバシー設定を理解することは、Exchange Online上の機密情報をどのように保護するかという、より広範なデータガバナンスの理解にも繋がります。

まとめ

Outlook Copilotのデータ学習設定を無効化することで、業務データのプライバシーを保護しながらAIアシスタントを利用できます。

管理者はMicrosoft 365 管理センターから組織全体の設定を、ユーザーはOutlookの設定から個人の設定を確認・変更できます。

これらの設定を適切に行い、安心してCopilotの機能を活用してください。

もし設定が見つからない場合や変更できない場合は、IT管理者に相談しましょう。

👥

Teams/Outlookトラブル完全解決データベース サインイン、接続エラー、メール送受信の不具合など、特有のトラブル解決策を網羅。困った時の逆引きに活用してください。