【Outlook】Microsoft 365管理センターから「新Outlook」を組織で制御

新しいOutlook for Windowsは、Microsoftが推奨する次世代のメールクライアントです。組織内でユーザーが自動的に新しいOutlookに切り替わるケースが増えています。管理者としては、移行のタイミングや機能を制御したいとお考えでしょう。そこで本記事では、Microsoft 365管理センターから組織全体で新しいOutlookを制御する方法を詳しく解説します。

なぜ新しいOutlookの制御が必要なのか

新しいOutlook for Windowsは、2023年から段階的にロールアウトが進められています。Microsoftは将来的にクラシックOutlookを置き換える計画であり、組織によっては早期に移行を完了したい場合と、互換性を重視して遅らせたい場合があります。また、ユーザーが勝手に新しいOutlookに切り替えてしまい、サポート問い合わせが増えるといった問題も起きています。そこでMicrosoft 365管理センターの「Outlook」サービス設定を利用することで、管理者が組織全体の新しいOutlookの利用を一元管理できるようになりました。この設定はExchange Onlineのポリシーとして機能し、クラウドベースで適用されます。

管理センターでの設定手順

以下の手順に従って、Microsoft 365管理センターから新しいOutlookの展開を制御します。この操作には全体管理者またはExchange管理者の権限が必要です。

1. 管理センターにサインイン:
   管理者アカウントを使用して、Microsoft 365管理センター(admin.microsoft.com)にサインインします。
2. 組織設定を開く:
   左側のナビゲーションメニューから「設定」を展開し、「組織設定」をクリックします。
3. サービス一覧からOutlookを選択:
   「サービス」タブを開き、一覧から「Outlook」を見つけてクリックします。
4. 新しいOutlookの展開セクション:
   表示された設定画面で「新しいOutlookの展開」というセクションを探します。
5. 展開オプションを選択:
   ドロップダウンメニューから、以下のいずれかを選択します。
   　「新しいOutlookをユーザーにプッシュしない」
   　「新しいOutlookを利用可能にする」(デフォルト)
   　「新しいOutlookのみを表示する」
6. 保存して適用:
   選択後、画面下部の「保存」ボタンをクリックして設定を反映させます。変更が組織全体に適用されるまで、最大で24時間かかる場合があります。

注意点とよくある失敗例

設定が反映されるまで時間がかかる

管理センターで設定を変更しても、すぐに全ユーザーに反映されるわけではありません。一般的に、変更が適用されるまでに最長24時間の遅延があります。即座に反映を確認したい場合は、ユーザーにOutlookの再起動を促すことが有効です。また、グループポリシーやクラウドポリシーを使用すると、より細かい制御と即時反映が可能です。

ユーザーが強制移行で混乱する

「新しいOutlookのみを表示する」を選択すると、ユーザーはクラシックOutlookに戻せなくなります。事前にアナウンスやトレーニングを実施しないと、操作に戸惑うユーザーが続出し、ヘルプデスクへの問い合わせが急増します。特に、アドインやマクロに依存している業務プロセスがある場合は、移行前に十分なテストが必要です。

既存のアドインやカスタマイズが動作しない

新しいOutlookは、クラシックOutlookとは異なるテクノロジ(WebView2ベース)で構築されています。そのため、COMアドインや一部のVBAマクロは動作しません。Exchange OnlineやSharePointとの連携機能には影響が少ないですが、サードパーティ製のアドインは互換性を確認する必要があります。また、Outlookの設定やカスタマイズ(署名、テンプレートなど)は引き継がれない場合もあります。

展開オプションの比較

よくある質問

Q1: 設定後、ユーザーはどのように新しいOutlookに切り替えられますか?

「新しいOutlookを利用可能にする」設定の場合、ユーザーはOutlookの右上にある「新しいOutlookを試す」トグルをオンにすることで切り替えられます。「新しいOutlookのみ表示する」設定の場合は、そのトグル自体が表示されず、自動的に新しいOutlookが起動します。

Q2: クラシックOutlookに戻す方法はありますか?

設定が「新しいOutlookを利用可能にする」の場合は、ユーザーがトグルをオフにすることでクラシックOutlookに戻せます。それ以外の設定では戻せません。管理者が管理センターの設定を変更する必要があります。

Q3: モバイルやMac版のOutlookにも影響しますか?

この設定はWindows版のOutlookにのみ適用されます。Mac版やモバイル版のOutlookは、別の管理設定(Exchange ActiveSyncポリシーやIntuneポリシー)で制御します。また、Outlook on the web(OWA)は影響を受けません。

まとめ

Microsoft 365管理センターで新しいOutlookの展開を制御する方法を解説しました。設定自体は数クリックで完了しますが、影響範囲が大きいため、組織の準備状況に合わせて慎重に選択する必要があります。事前にユーザーへの通知と互換性テストを実施し、スムーズな移行を目指しましょう。また、Exchange Onlineやグループポリシーと組み合わせることで、より柔軟な制御が可能になります。