【Outlook】新しいOutlookのスワイプ操作をカスタマイズして業務効率化する手順

新しいMicrosoft Outlookでメールの処理速度を上げたいですか?

スワイプ操作を自分好みに設定することで、よく使う操作を素早く実行できます。

この記事では、新しいOutlookのスワイプ操作をカスタマイズする手順を詳しく解説します。

読めば、メールの確認・整理が劇的に効率化されるはずです。

新しいOutlookのスワイプ操作機能の概要

新しいMicrosoft Outlookに搭載されたスワイプ操作機能は、モバイルアプリで馴染みのある直感的な操作をデスクトップ版でも可能にするものです。

この機能を使うと、メール一覧画面で個々のメールを左右にスワイプすることで、あらかじめ設定したアクション(例: 既読にする、アーカイブする、削除する、フラグを立てるなど)を即座に実行できます。

これにより、マウスカーソルを移動させたり、複数のクリック操作を行ったりする手間が省け、大量のメールを効率的に処理できるようになります。

この機能は、Microsoft 365サブスクリプションを持つユーザーが利用できる新しいOutlook(プレビュー版から正式版へ移行中)で提供されています。

設定は、OutlookのWeb版、Windows用デスクトップアプリ(新しいOutlook)、Mac用デスクトップアプリ(新しいOutlook)で共通して管理できます。

新しいOutlookのスワイプ操作をカスタマイズする手順

新しいOutlookのスワイプ操作をカスタマイズするには、以下の手順に従います。

この設定は、OutlookのWeb版、Windows版デスクトップアプリ(新しいOutlook)、Mac版デスクトップアプリ(新しいOutlook)で共通して適用されます。

Outlook Web版での設定手順

Outlook Web版(ブラウザでOutlookにアクセスした場合)でスワイプ操作を設定する手順は以下の通りです。

1. Outlook Web版にサインインする
   Webブラウザを開き、Outlook.comまたはMicrosoft 365ポータルからOutlookにサインインします。
2. 設定アイコンをクリックする
   画面右上にある歯車アイコン(設定)をクリックします。
3. 「すべてのOutlook設定を表示」を選択する
   表示された設定メニューの下部にある「すべてのOutlook設定を表示」をクリックします。
4. 「メッセージング」>「スワイプ操作」を選択する
   左側のメニューから「メッセージング」を展開し、「スワイプ操作」をクリックします。
5. スワイプアクションを設定する
   「右スワイプ」と「左スワイプ」のそれぞれに対して、ドロップダウンメニューから実行したいアクションを選択します。「なし」「既読にする」「未読にする」「アーカイブ」「削除」「フラグを立てる」「移動」などがあります。
6. 設定を保存する
   選択が完了したら、画面下部または上部にある「保存」ボタンをクリックします。

Windows版デスクトップアプリ(新しいOutlook)での設定手順

Windows版の新しいOutlookデスクトップアプリでスワイプ操作を設定する手順は、Web版とほぼ同じです。

1. 新しいOutlookアプリを開く
   Windowsのスタートメニューから「Outlook」アプリを起動します。
2. 設定アイコンをクリックする
   画面右上の歯車アイコン(設定)をクリックします。
3. 「メッセージング」>「スワイプ操作」を選択する
   左側のメニューから「メッセージング」を展開し、「スワイプ操作」をクリックします。
4. スワイプアクションを設定する
   「右スワイプ」と「左スワイプ」のそれぞれに対し、ドロップダウンメニューから実行したいアクションを選択します。
5. 設定を保存する
   選択が完了したら、「保存」ボタンをクリックします。

Mac版デスクトップアプリ(新しいOutlook)での設定手順

Mac版の新しいOutlookデスクトップアプリでも、同様にスワイプ操作を設定できます。

1. 新しいOutlookアプリを開く
   MacのDockまたはアプリケーションフォルダから「Outlook」アプリを起動します。
2. Outlookメニューから「設定」を選択する
   画面左上の「Outlook」メニューをクリックし、ドロップダウンから「設定」を選択します。
3. 「メッセージング」>「スワイプ操作」を選択する
   表示された設定ウィンドウの左側メニューから「メッセージング」を展開し、「スワイプ操作」をクリックします。
4. スワイプアクションを設定する
   「右スワイプ」と「左スワイプ」のそれぞれに対し、ドロップダウンメニューから実行したいアクションを選択します。
5. 設定を保存する
   選択が完了したら、「保存」ボタンをクリックします。

スワイプ操作で実行できるアクションの種類

スワイプ操作で割り当てることができるアクションは多岐にわたります。よく利用されるものを以下に示します。

よく利用されるアクション

1. 既読にする / 未読にする

メールをスワイプするだけで、そのメールを既読または未読の状態に変更できます。未読メールを素早く確認したり、後で確認したいメールを未読のままにしておく場合に便利です。

2. アーカイブ

受信トレイからメールを削除せずに、アーカイブフォルダに移動させることができます。受信トレイを整理し、重要なメールだけを残しておきたい場合に役立ちます。アーカイブされたメールは後で検索して見つけることが可能です。

3. 削除

不要なメールを即座に削除できます。ゴミ箱に移動させるため、後から復元することも可能です。大量の不要メールを素早く処理するのに適しています。

4. フラグを立てる

後で対応が必要なメールにフラグ(目印)を付けることができます。これにより、後から「フラグ付きメール」を一覧表示して、対応漏れを防ぐことができます。

5. 移動

特定のフォルダにメールを移動させることができます。例えば、プロジェクトごとのフォルダや、特定の人からのメールを振り分けるフォルダなどに素早く移動させたい場合に便利です。

6. なし

スワイプ操作を無効にしたい場合に選択します。誤ってスワイプして意図しない操作が実行されるのを防ぎたい場合に利用します。

その他のアクション

上記以外にも、組織のポリシーやOutlookのバージョンによっては、以下のようなアクションが利用できる場合があります。

• 返信/転送
• 会議出席依頼の確認
• 通知の無効化

組織のIT管理者によって、利用できるアクションが制限されている場合もあります。

スワイプ操作カスタマイズによる業務効率化のポイント

スワイプ操作を効果的にカスタマイズすることで、日々のメール処理業務を大幅に効率化できます。

ここでは、業務効率化につながるカスタマイズのポイントをいくつか紹介します。

頻繁に行う操作を割り当てる

最も頻繁に行うメール処理アクションを、右スワイプまたは左スワイプに割り当てましょう。

例えば、「アーカイブ」や「既読にする」といった操作は、多くのメールに対して実行されるため、これらをスワイプ操作に割り当てることで、クリックの手間が省けます。

「自分はメールを読んだらすぐにアーカイブする癖がある」という方は、右スワイプに「アーカイブ」、左スワイプに「削除」などを割り当てると、作業がスムーズに進むでしょう。

左右で異なる操作を割り当てる

右スワイプと左スワイプで異なるアクションを設定することで、より多様な操作を素早く実行できます。

例えば、右スワイプで「既読にする」、左スワイプで「後で対応する(フラグを立てる)」といった設定にすれば、メールの内容に応じて適切なアクションを瞬時に選択できます。

「確認済みのメールは右スワイプでアーカイブ、未確認だが重要そうなメールは左スワイプでフラグ」のように、指の動きとアクションを関連付けて覚えると、さらに効率が上がります。

「移動」アクションの活用

特定のフォルダへの移動をスワイプ操作に割り当てることも有効です。

例えば、プロジェクトごとにフォルダを作成している場合、そのプロジェクトのメールをスワイプ一つで該当フォルダに移動させることができます。

ただし、移動先フォルダが多い場合は、すべてのフォルダをスワイプアクションに割り当てるのは現実的ではありません。よく使うフォルダや、特定の種類のメールを振り分けるためのフォルダに限定するのがおすすめです。

誤操作を防ぐための設定

誤ってスワイプしてしまい、意図しない操作が実行されるのを防ぐことも重要です。

もし、スワイプ操作による誤操作が多いと感じる場合は、「なし」に設定するか、頻繁に誤操作してしまうアクション(例: 削除)は避けるようにしましょう。

また、スワイプの感度や範囲は設定できませんが、操作に慣れることで誤操作は減っていきます。

新しいOutlookと従来Outlookのスワイプ操作の違い

新しいOutlookのスワイプ操作機能は、従来のOutlook(Outlook for Windowsデスクトップアプリの旧バージョン)には標準搭載されていませんでした。

従来のOutlookでは、メールを右クリックしてコンテキストメニューから操作を選ぶか、ツールバーのボタンをクリックするのが一般的でした。

一方、新しいOutlookでは、モバイルアプリで利用できるような直感的なスワイプ操作がデスクトップ環境でも可能になった点が大きな違いです。

これにより、特にタッチスクリーンデバイスを使用している場合や、マウス操作を最小限に抑えたい場合に、より迅速なメール処理が実現します。

ただし、新しいOutlookへの移行は、一部の機能やカスタマイズオプションが変更されている場合があるため、注意が必要です。スワイプ操作の設定項目や利用可能なアクションの種類は、新しいOutlookの方が整理され、使いやすくなっています。

新しいOutlookスワイプ操作でよくある質問と対処法

Q1: スワイプ操作ができない、または機能しない

原因:

1. 新しいOutlookアプリが最新の状態でない。

2. 設定でスワイプ操作が無効になっている。

3. 組織のポリシーでスワイプ操作が制限されている。

4. Web版とデスクトップアプリで設定が同期されていない。

対処法:

1. Outlookアプリを最新の状態にする
   Windowsの場合はMicrosoft Store、Macの場合はApp StoreからOutlookアプリのアップデートを確認してください。
2. スワイプ操作の設定を確認・再設定する
   上記「新しいOutlookのスワイプ操作をカスタマイズする手順」に従って、設定が正しく行われているか確認し、一度無効にしてから再度有効にするなどの操作を試してください。
3. IT管理者に確認する
   組織のポリシーで制限されている可能性があるため、会社のITサポート部門に問い合わせてください。
4. Web版とアプリで設定を同期する
   Web版で設定した内容がデスクトップアプリに反映されない場合は、一度サインアウトしてから再度サインインしてみてください。

Q2: 設定したスワイプ操作がメール一覧に表示されない

原因:

1. 特定のビュー(例: 会議室予約のメールなど)ではスワイプ操作が無効になっている。

2. メールにフラグが立っている、または既読/未読の状態が設定と異なる。

対処法:

1. 標準的なメール一覧で試す
   受信トレイなど、標準的なメール一覧でスワイプ操作を試してください。特定の種類のメールやビューでは、スワイプ操作が意図的に無効化されている場合があります。
2. メールの状態を確認する
   設定したアクションが、現在のメールの状態と競合していないか確認してください。例えば、既に既読のメールに対して「既読にする」をスワイプしても、見た目の変化はありません。
3. アプリの再起動
   Outlookアプリを一度完全に終了し、再起動してみてください。

Q3: 「移動」アクションで、特定のフォルダを選択できない

原因:

1. 選択できるフォルダの数に制限がある。

2. SharePointなどの外部連携フォルダは選択できない場合がある。

対処法:

1. よく使うフォルダに絞る
   「移動」アクションに割り当てるフォルダは、最も頻繁に利用する数個に絞りましょう。すべてのフォルダを割り当てることはできません。
2. 標準的なOutlookフォルダを選択する
   「移動」アクションで選択できるのは、通常、Outlookの標準フォルダ(受信トレイ、送信済みアイテム、下書き、作成したカスタムフォルダなど)です。
3. 「アーカイブ」や「削除」を優先する
   移動操作よりも、アーカイブや削除といった頻繁な操作をスワイプに割り当てる方が、全体的な効率向上につながる場合があります。

Q4: モバイル版Outlookとデスクトップ版Outlookで設定が同期されない

原因:

1. 新しいOutlookは、Web版・Windows版・Mac版で設定が共通化されていますが、モバイル版(iOS/Android)は別途設定が必要です。

2. アカウントの同期に時間がかかっている。

対処法:

1. モバイル版Outlookの設定を確認する
   モバイル版Outlookアプリを開き、設定メニューから「スワイプオプション」などを探し、個別に設定を行ってください。モバイル版の設定はデスクトップ版とは独立しています。
2. アカウントの同期を待つ・再同期する
   設定変更後、すぐに同期されない場合があります。しばらく待つか、Outlookアプリを再起動してみてください。

Q5: スワイプ操作の速さや範囲を変更したい

原因:

新しいOutlookでは、スワイプ操作の速さや、スワイプする距離(範囲)を調整する機能は提供されていません。

対処法:

この機能は提供されていないため、現状では変更できません。操作に慣れることで、意図しないスワイプを防ぐことができます。

まとめ

新しいMicrosoft Outlookのスワイプ操作をカスタマイズすることで、メールの既読化、アーカイブ、削除といった日常的な作業を素早く実行できます。

この記事で解説した手順に従い、ご自身の業務スタイルに合わせたスワイプアクションを設定しましょう。

頻繁に使う操作を右スワイプや左スワイプに割り当てることで、メール処理の時間を大幅に短縮し、業務効率を向上させることが期待できます。

まずは、最もよく行う操作を一つでもスワイプアクションに割り当てて、その効果を実感してみてください。

👥

Teams/Outlookトラブル完全解決データベース サインイン、接続エラー、メール送受信の不具合など、特有のトラブル解決策を網羅。困った時の逆引きに活用してください。