【Outlook】Safe Attachmentsが添付を遅延させる時のポリシー例外手順

Microsoft Outlookでメールの添付ファイルが開けない、または受信が遅延するという問題に直面していませんか?

これは、Microsoft Defender for Office 365のSafe Attachments機能が、安全性を確認するためにファイルを一時的に保留していることが原因かもしれません。

本記事では、このSafe Attachmentsによる添付ファイルの遅延問題を解決するための、特定のメールアドレスやドメインからの添付ファイルに対してポリシーの例外を設定する手順を解説します。

これにより、信頼できる送信元からのファイルは迅速に受信できるようになり、業務効率の低下を防ぐことができます。

Safe Attachmentsによる添付ファイル遅延の仕組み

Microsoft Defender for Office 365のSafe Attachments機能は、メールの添付ファイルに含まれる悪意のあるコンテンツから組織を保護するための重要なセキュリティ機能です。

この機能は、メールが受信者に配信される前に、添付ファイルをサンドボックス環境で分析します。分析には時間がかかる場合があり、その間、添付ファイルは一時的に保留されます。

通常、この遅延は数分から数十分程度ですが、ファイルの種類や分析の複雑さによっては、それ以上かかることもあります。この保留期間中に、ユーザーは添付ファイルにアクセスできず、メールの受信が遅延したように感じます。

特に、頻繁にやり取りする信頼できる送信元からのファイルであっても、このセキュリティチェックを経由するため、業務に支障をきたすことがあります。

Safe Attachmentsのポリシー例外設定手順

この遅延を回避し、特定の送信元からの添付ファイルを迅速に受信できるようにするには、Microsoft Defenderポータルでカスタムポリシーを作成し、Safe Attachmentsのチェックをスキップする設定を行います。

この設定は、Microsoft 365のグローバル管理者またはセキュリティ管理者の権限が必要です。

1. Microsoft Defenderポータルへのサインイン
   Webブラウザを開き、Microsoft Defenderポータル(https://security.microsoft.com/)に管理者アカウントでサインインします。
2. 「ポリシーと規則」メニューの選択
   左側のナビゲーションペインで、「ポリシーと規則」を展開し、「脅威ポリシー」を選択します。
3. 「Safe Attachments」ポリシーの選択
   「脅威ポリシー」のページで、「Safe Attachments」の項目にある「管理」リンクをクリックします。
4. カスタムポリシーの作成
   Safe Attachmentsの設定画面が表示されたら、「+新規ポリシーの作成」ボタンをクリックします。
5. ポリシー名の入力
   「ポリシー名」に、このポリシーを識別できる名前(例: 「Trusted Sender Attachments Bypass」)を入力します。必要であれば、「説明」も入力します。
6. 「設定」セクションでの構成
   「設定」セクションで、以下のオプションを構成します。
   • 「すべてのファイルの種類」: このチェックボックスをオンにします。
   • 「安全な添付ファイル」: 「オフ」を選択します。これにより、Safe Attachmentsのチェックが無効になります。
   • 「安全なドキュメント」: 必要に応じて設定しますが、添付ファイルの遅延に関係する場合は「オフ」または「標準の保護」を選択します。
7. 「条件」セクションでの対象指定
   「条件」セクションで、このポリシーを適用する対象を指定します。
   • 「送信者」: 「特定の送信者」を選択し、「送信者を追加」をクリックします。
   • 送信者の追加: 例外としたい特定のメールアドレス(例: sender@example.com)またはドメイン(例: @example.com)を入力し、「追加」をクリックします。複数の送信者またはドメインを追加できます。
8. 「承認」セクションでの確認
   「承認」セクションで、設定内容を確認します。
9. ポリシーの作成完了
   「送信」ボタンをクリックして、ポリシーを作成します。

新しいTeams (v2) と従来Teamsの比較

Microsoft Teamsには、新しいTeams (v2) と従来Teamsの2つのバージョンがあります。新しいTeams (v2) は、パフォーマンスの向上、メモリ使用量の削減、よりモダンなユーザーインターフェースを特徴としています。

しかし、新しいTeams (v2) では、一部の機能や設定が変更されている場合があります。例えば、一部の高度な管理設定や、特定の統合機能の挙動が異なる可能性があります。

今回解説したMicrosoft Defenderポータルでのポリシー設定は、Teamsのバージョンに直接依存するものではありません。これはMicrosoft 365の管理センターを介して行われるため、Teamsのバージョンに関わらず、同様の手順で設定可能です。

ただし、Teams内で利用するファイル共有機能(SharePointやOneDrive連携)の挙動が、Teamsのバージョンによって若干異なる可能性はあります。Safe Attachmentsの設定自体は、Exchange Onlineのメールフローに影響するため、Teamsのバージョンによる影響は限定的です。

新しいOutlookと従来Outlookの比較

Microsoft Outlookにも、新しいOutlookと従来Outlookがあります。新しいOutlookは、Web版Outlookの機能を取り込み、より統一されたインターフェースとパフォーマンスの向上を目指しています。

新しいOutlookでは、UIの変更や一部機能の名称・配置が変わっていることがあります。例えば、アドインの管理方法や、特定の高度な検索機能の挙動などが異なる場合があります。

今回解説したSafe Attachmentsのポリシー例外設定は、Outlookのクライアントバージョンに依存しません。これはExchange Onlineのメールボックスレベルで適用される設定であり、Outlookのどのバージョンからでも(Web版、デスクトップ版、モバイル版)影響を受けます。

ただし、Outlookデスクトップクライアントで添付ファイルを表示する際の挙動や、ファイルを開く際のセキュリティ警告の表示方法などが、新しいOutlookと従来Outlookで若干異なる可能性はあります。Safe Attachmentsによってファイルが保留されている場合、その状態はどのOutlookクライアントからでも確認できますが、例外設定を適用した後は、迅速にアクセスできるようになります。

ポリシー適用後の確認と注意点

ポリシーを作成・適用した後は、実際にテストして意図した通りに動作するか確認することが重要です。

例外設定が適用されない場合

ポリシーを適用しても、特定の送信元からの添付ファイルが引き続き遅延する場合は、以下の点を確認してください。

• ポリシーの優先順位: 複数のSafe Attachmentsポリシーが存在する場合、優先順位によって意図しないポリシーが適用されている可能性があります。Defenderポータルでポリシーの優先順位を確認し、作成した例外ポリシーが最優先されるように調整してください。
• 送信者の指定ミス: ポリシーで指定した送信者メールアドレスやドメインに、スペルミスや誤りがないか再度確認してください。
• キャッシュの問題: Outlookのキャッシュが原因で、設定変更がすぐに反映されないことがあります。Outlookを再起動するか、Web版Outlookで確認してみてください。
• 他のセキュリティ製品の影響: 組織で導入している他のセキュリティソリューション(ファイアウォール、サードパーティ製メールゲートウェイなど)が、添付ファイルの処理に影響を与えている可能性も考えられます。

セキュリティリスクについて

Safe Attachmentsのチェックをスキップする設定は、利便性を向上させる一方で、セキュリティリスクを伴います。

• 悪意のある添付ファイルの受信: 例外設定した送信元からのファイルは、Safe Attachmentsによるマルウェアスキャンを通過しません。もしその送信元が侵害されていた場合、悪意のある添付ファイルが直接受信トレイに届いてしまう可能性があります。
• 対象の限定: この例外設定は、本当に信頼できる送信元に限定して適用してください。不特定多数の送信者や、業務上重要でない送信者に対して適用することは避けるべきです。
• 定期的な見直し: 例外設定した送信元リストは、定期的に見直し、不要になったものは削除してください。

管理者権限について

このポリシー例外設定を行うには、Microsoft 365のグローバル管理者またはセキュリティ管理者ロールが必要です。

これらの権限がない場合は、組織のIT管理者またはセキュリティ管理者に依頼して、設定を行ってもらう必要があります。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

今回解説したSafe Attachmentsのポリシー例外設定は、Microsoft 365のExchange Onlineレベルで適用されるため、ユーザーが利用するOutlookのクライアント(Windows版、Mac版、Web版、モバイル版)やTeamsのバージョンに依存しません。

つまり、管理者がDefenderポータルで設定したポリシーは、どのデバイスやアプリケーションからOutlookにアクセスしても有効になります。

ただし、各クライアントアプリケーションでの添付ファイルの表示方法や、ファイルを開く際の挙動には若干の違いがある場合があります。例えば、モバイル版Outlookでは、添付ファイルを開く際にデバイスの他のアプリとの連携が必要になることがあります。

ポリシーが適用され、添付ファイルが正常に配信されていれば、どのクライアントからでも問題なくアクセスできるはずです。

まとめ

Microsoft Defender for Office 365のSafe Attachments機能は、組織のセキュリティを強化しますが、時に添付ファイルの受信遅延を引き起こすことがあります。

本記事では、信頼できる送信元からの添付ファイルに対する遅延を解消するため、Microsoft Defenderポータルでカスタムポリシーを作成し、Safe Attachmentsのチェックをスキップする手順を解説しました。

この設定により、業務効率を損なわずにセキュリティを維持することが可能になります。例外設定は慎重に行い、定期的な見直しを忘れないようにしましょう。

次に、同様の遅延が発生する他のセキュリティ機能(例: Safe Links)についても、必要に応じて例外設定を検討すると良いでしょう。

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