【PDF】PDF/A(長期保存用規格)で保存された請求書の「変更が許可されていません」を解除してメモを書き込む方法

PDF/A形式の請求書にメモを書き込みたいのに、「変更が許可されていません」というメッセージが表示されて困っている方もいるでしょう。

これはPDF/Aが長期保存を目的とした特殊な形式のため、編集が制限されていることが原因です。

この記事では、Acrobat Readerを使ってPDF/Aの制限を一時的に解除し、請求書にテキスト注釈やハイライトなどのメモを書き込む具体的な手順を解説します。

この方法で、PDF/A形式の請求書にも必要な情報を追記できるようになります。

PDF/A形式が変更を制限する仕組みと理由

PDF/Aは、電子文書を長期にわたって保存し、閲覧できるよう設計された特殊なPDF形式です。

この形式は、文書の見た目が将来にわたって変わらないよう、フォントの埋め込みや色情報の固定など、様々な制約が課されています。

そのため、文書の完全性を保つ目的で、通常のPDFのように内容の変更や削除が制限されています。これが「変更が許可されていません」と表示される主な理由です。

Acrobat ReaderなどのPDF閲覧ソフトでは、PDF/A形式の.pdfファイルを開くと、通常は「PDF/Aモードで表示中」といったメッセージが表示されます。

このモードでは、注釈ツールも無効化されていることが多く、メモを書き込むには一時的にこのモードを解除する必要があります。

Acrobat ReaderでPDF/Aの制限を解除しメモを書き込む手順

Acrobat Readerを使ってPDF/A形式の請求書にメモを書き込むには、まずPDF/Aモードを解除し、その後注釈ツールを使用します。

1. PDF/A形式の.pdfファイルを開く
   Acrobat Readerを起動し、メモを書き込みたいPDF/A形式の請求書.pdfファイルを開きます。
2. PDF/Aモードの解除
   文書の上部に「PDF/Aモードで表示中」という黄色いバーが表示されます。このバーの右側にある「編集を有効にする」または「文書を編集可能にする」ボタンをクリックします。
3. 警告メッセージの確認
   「この文書はPDF/A形式に準拠しています。編集するとPDF/A準拠が失われる可能性があります。続行しますか?」といった警告メッセージが表示される場合があります。「はい」または「OK」をクリックして続行してください。
4. 注釈ツールの選択
   PDF/Aモードが解除されると、右側のツールパネルに「注釈」ツールが有効になります。「注釈」をクリックして展開します。
5. テキスト注釈の追加
   注釈ツールバーから「テキスト注釈を追加」アイコンを選択します。メモを書き込みたい場所をクリックし、テキストボックスに内容を入力します。フォントサイズや色も調整できます。
6. ハイライト表示の追加
   「ハイライト表示」アイコンを選択します。マウスで強調したいテキスト部分をドラッグすると、その部分が蛍光ペンのように色付けされます。
7. 鉛筆ツールでの手書き
   「鉛筆」アイコンを選択すると、マウスやタッチペンで自由に線や図形を書き込むことができます。署名や簡単な図を書きたい場合に便利です。
8. 変更の保存
   全てのメモを書き込んだら、「ファイル」メニューから「保存」または「別名で保存」を選択します。元のPDF/A形式の準拠は失われますが、メモが追加された状態で保存できます。

PDF/A編集時の注意点と一般的なトラブル

PDF/A形式の文書にメモを書き込む際には、いくつかの注意点やトラブルが発生する場合があります。

編集ツールが有効にならない場合

PDF/Aモードを解除しても編集ツールが有効にならない場合は、Acrobat Readerのセキュリティ設定や文書の保護設定を確認する必要があります。

1. 保護モードの確認
   Acrobat Readerの「編集」メニューから「環境設定」を開きます。「セキュリティ(拡張)」カテゴリで「起動時に保護モードを有効にする」のチェックを一時的に外してから、再度.pdfファイルを開いてみてください。作業後は保護モードを元に戻すことをおすすめします。
2. 文書のセキュリティ設定確認
   「ファイル」メニューから「プロパティ」を選び、「セキュリティ」タブをクリックします。ここで「セキュリティ方法」が「パスワードセキュリティ」などになっている場合、編集にはパスワードの入力が必要です。

保存しても変更が残らない場合

メモを書き込んで保存したはずなのに、再度開くと変更が消えている場合があります。

1. 上書き保存の確認
   「ファイル」メニューから「保存」を選択するだけでなく、実際に保存処理が完了したか確認してください。保存ダイアログが表示された場合は、保存先とファイル名を確認し「保存」ボタンを押してください。
2. 別名で保存の推奨
   元のPDF/A形式の文書はそのまま残し、メモを追加したバージョンを「別名で保存」することをおすすめします。これにより、元の文書を保護しつつ、編集済み文書を確実に保存できます。
3. 閲覧ソフトの違い
   メモを書き込んだ後、別のPDF閲覧ソフト(例えばEdgeなど)で開くと、一部の注釈が表示されない場合があります。Acrobat Readerで書き込んだ注釈は、Acrobat Readerで開くのが最も確実です。

PDF/A形式に戻したい場合

一度PDF/Aモードを解除して編集した文書は、PDF/Aの準拠が失われます。再度PDF/A形式に戻したい場合は、専用の変換機能が必要です。

Acrobat ReaderにはPDF/Aへの再変換機能はありません。Acrobat Proなどの有料版PDF編集ソフトウェアや、PDF/A変換に対応したオンラインサービスを利用する必要があります。

Acrobat ReaderとEdgeのPDF/A対応機能比較

項目	Acrobat Reader	Edge
PDF/A表示	可能。PDF/Aモードの表示バーあり	可能。特別な表示なし
PDF/Aモード解除	可能。ボタン操作で一時的に解除	不可。解除機能なし
テキスト注釈	可能。専用ツールで追加	可能。ハイライトや手書きに限定される場合がある
ハイライト表示	可能。専用ツールで文字を強調	可能。専用ツールで文字を強調
鉛筆ツールでの手書き	可能。フリーハンドで書き込み	可能。フリーハンドで書き込み
PDF/Aへの再変換	不可。有料版Acrobat Proが必要	不可

まとめ

この記事では、PDF/A形式の請求書に「変更が許可されていません」と表示された際の対処法と、メモを書き込む手順を解説しました。

Acrobat ReaderでPDF/Aモードを解除すれば、テキスト注釈やハイライト、鉛筆ツールを使って必要な情報を追記できます。

作業後は「別名で保存」して、元のPDF/A文書と編集済み文書を分けて管理することをおすすめします。

PDF/A形式の文書にメモを書き込みたい場合は、ぜひ今回紹介した手順で「テキスト注釈」や「ハイライト」機能を活用してみてください。

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