【PDF】PDFの稟議書に「上司の電子サイン」をもらうため、署名フィールドを追加してメールで依頼する手順

紙の稟議書を回して上司のサインをもらうのは、時間と手間がかかります。特にリモートワーク環境では、承認作業が滞りがちです。

PDFに直接電子サインをもらえれば、承認プロセスをスムーズに進められます。

この記事では、Acrobat Readerで署名フィールドを追加し、上司に電子サインを依頼する具体的な手順を解説します。これにより、稟議書の承認作業を効率化できるでしょう。

PDFの電子サイン機能でできることと利用のメリット

PDFの電子サイン機能は、文書に手書きのサインや印影をデジタルで追加する機能です。紙の文書にペンでサインするのと同じように、画面上で署名できます。

この機能を使うと、紙の印刷、サイン、スキャンといった手間が不要になります。稟議書のような承認文書の回覧が大幅に短縮され、業務効率が向上します。

Acrobat Readerの署名機能は、簡易的な電子サインとして利用できます。これはデジタル証明書に基づく厳密なデジタル署名とは異なりますが、多くの社内承認プロセスで十分活用できるでしょう。

署名フィールドをあらかじめ設定することで、サインする側も迷わず入力できます。依頼者は署名をもらうための準備が簡単になり、受領者はどこにサインすべきか明確になります。

Acrobat Readerで署名フィールドを追加し依頼する手順

ここではAcrobat Readerを使用して、稟議書に署名フィールドを追加し、上司にメールで署名を依頼する具体的な手順を解説します。

署名フィールドの追加手順

1. Acrobat Readerで.pdfファイルを開く
   署名を追加したい稟議書の.pdfファイルをAcrobat Readerで開きます。
2. 「入力と署名」ツールを選択する
   画面右側にあるツールパネルから「入力と署名」をクリックします。ツールパネルが表示されていない場合は、画面上部の「ツール」タブから「入力と署名」を探して開きます。
3. 「署名」アイコンをクリックする
   「入力と署名」のツールバーが表示されます。このツールバーの中央付近にあるペンのアイコン「署名」をクリックします。
4. 「署名を追加」または「イニシャルを追加」を選択する
   初めて署名を作成する場合は「署名を追加」をクリックします。既に登録済みの場合は、既存の署名を選択できます。「イニシャルを追加」は略式の署名です。
5. 署名を作成する
   署名作成ダイアログが表示されます。「タイプ」「描画」「画像」のいずれかの方法で署名を作成します。「タイプ」はキーボード入力、「描画」はマウスやタッチパッドで手書き、「画像」は画像ファイルから取り込む方法です。作成後、「適用」をクリックします。
6. 署名フィールドを配置する
   カーソルが署名アイコンに変わります。稟議書の上司のサイン欄に署名アイコンをドラッグして配置します。配置後、必要に応じて署名フィールドのサイズや位置を調整します。
7. ファイルを保存する
   署名フィールドを追加した.pdfファイルを上書き保存または別名で保存します。ファイルメニューから「保存」または「名前を付けて保存」を選択します。

署名依頼メールの作成と送付手順

1. 保存した.pdfファイルをメールに添付する
   署名フィールドを追加し保存した稟議書の.pdfファイルを、メール作成画面で添付ファイルとして追加します。
2. メールの件名と本文を作成する
   件名には「【要確認】〇〇稟議書へのご承認のお願い」など、内容が分かりやすいように記載します。本文には、誰からの依頼か、何の稟議書か、なぜ電子サインが必要か、を簡潔に伝えます。
3. 署名フィールドがあることを伝える
   「添付のPDFファイルに、ご承認の電子サインフィールドを設けております。」と明記し、どこにサインが必要か分かりやすく伝えます。
4. 署名の方法を簡単に説明する
   上司が迷わないよう、Acrobat Readerでの署名方法を簡単に説明します。「Acrobat Readerでファイルを開き、『入力と署名』ツールからサインフィールドをクリックしてご署名ください。」のように記載します。
5. 返信を依頼する
   「お手数ですが、ご署名後、本メールにご返信いただけますようお願い申し上げます。」と伝え、返信を促します。
6. メールを送信する
   内容を確認し、上司にメールを送信します。

電子サイン依頼時のよくある誤解と確認ポイント

電子サインを依頼する際に、相手がスムーズに署名できない場合があります。主な原因と対処法を解説します。

署名フィールドが追加できない場合

自分で署名フィールドを追加できない場合、その.pdfファイルに編集権限がない可能性があります。または、セキュリティ設定で保護されている場合があります。

1. 原因の確認
   ファイルのプロパティを確認し、セキュリティタブで編集が許可されているか確認します。
2. 対処法
   作成者に連絡し、編集可能な.pdfファイルを提供してもらうよう依頼します。それが難しい場合は、一度印刷して手書きでサインし、再度スキャンしてデジタル化する代替手段も検討できます。

相手が署名できないと言ってくる場合

相手がAcrobat Readerを使っていない、または操作方法が分からないケースです。他のアプリでの署名方法を案内すると良いでしょう。

1. Edgeでの署名方法
   .pdfファイルをEdgeで開くと、上部に「署名」ツールが表示されます。これを選択し、ペンツールで直接手書きでサインできます。
2. iPhoneでの署名方法
   .pdfファイルを「ファイル」アプリなどで開き、画面右上の「マークアップ」アイコンをタップします。下部のツールバーから「+」アイコンをタップし、「署名」を選択して手書きでサインを追加できます。
3. Androidでの署名方法
   Googleドライブの.pdfビューアーや、Adobe Fill & Signなどのアプリを使用します。アプリの「記入と署名」機能を選び、手書きまたはテキストでサインを挿入します。

署名が改ざんされないか心配な場合

Acrobat Readerの「入力と署名」機能で追加する電子サインは、簡易的なものです。文書が改ざんされていないことを保証するものではありません。

1. 原因の確認
   簡易的な電子サインは、画像やテキストとしてPDFに埋め込まれるため、編集ツールを使えば変更される可能性があります。
2. 対処法
   より厳密な改ざん防止が必要な場合は、Acrobat Proなどの上位版ソフトで「デジタル署名」機能を利用します。デジタル署名は、暗号化技術を用いて文書の真正性と完全性を保証します。

Acrobat Reader、Edge、スマホアプリでの署名方法比較

項目	Acrobat Reader	Edge	iPhone/Androidアプリ
機能	署名フィールドの配置、手書き・画像・テキストでの署名作成	手書きでの署名、ハイライト、テキスト入力	手書きでの署名、テキスト入力、画像挿入
操作性	専用ツールで直感的、署名フィールドを事前に設定可能	ブラウザ内で手軽に操作、追加インストール不要	タッチ操作に最適化、場所を選ばずに署名可能
改ざん防止	簡易的な電子サイン、デジタル署名にはPro版が必要	簡易的な手書き署名、改ざん防止機能なし	簡易的な手書き署名、改ざん防止機能なし
対応OS	Windows、macOS	Windows、macOS、Linux(Chromiumベース)	iOS、Android

この記事では、Acrobat Readerを使ったPDF稟議書への署名フィールド追加と、上司へのメール依頼手順を解説しました。

これにより、紙での回覧が不要となり、稟議書の承認プロセスがスムーズに進められるようになったはずです。

今後は、他の承認文書にも電子サイン機能を応用して、業務全体のペーパーレス化と効率化を進めてみてください。

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