【Power Automate】フロー所有者を複数にしたい時の管理手順

Power Automateのフローをチームで運用する際、フロー所有者を複数に設定したいケースは少なくありません。たとえば担当者が休暇中のときや、複数人でメンテナンスを行う場合、所有者が1人だけではリスクが伴います。しかし、Power Automateの仕様上、フロー所有者は既定では作成者のみであり、複数人に変更するには適切な手順と管理者権限が必要です。本記事では、フロー所有者を複数にする具体的な管理手順、注意点、失敗パターン、そして管理者に確認すべきポイントを詳しく解説します。

1. フロー所有者を複数にする基本手順

Power Automateでは、フローごとに「共同所有者」を追加することで、複数のユーザーがフローの編集や管理を行えるようになります。ただし、この操作を行うにはフローに対する「共有」権限が必要です。以下、具体的な手順を説明します。

1. Power Automateポータル(https://make.powerautomate.com)にサインインします。会社のアカウントを使用してください。
2. 左側メニューから「マイフロー」を選択し、共有したいフローを見つけてクリックします。
3. フロー詳細画面で上部の「共有」ボタンをクリックします。このボタンは「編集」の隣にあります。
4. 「所有者の管理」パネルが表示されます。「所有者を追加」に追加したいユーザーまたはグループのメールアドレスを入力し、「追加」をクリックします。
5. 追加したユーザーの権限を「共同所有者」または「実行のみユーザー」から選択します。複数所有者にする場合は「共同所有者」を選びます。
6. 最後に「保存」をクリックして完了です。追加されたユーザーには通知メールが送信されます。

この手順で、最大20人までの共同所有者を追加できます。ただし、フローがソリューション内に存在する場合や、特定のライセンスが必要な場合は制限があります。次のセクションで詳しく確認します。

2. フロー所有者の種類と権限の比較

フローの共有では、2種類の権限レベルがあります。それぞれの違いを理解しておくことが重要です。

権限の種類	特徴	実行可能な操作
共同所有者	フローの編集・削除・共有・実行履歴の表示など、所有者とほぼ同等の権限	フローの編集、トリガー・アクションの変更、接続の追加・変更、フローの有効化・無効化、他のユーザーの追加・削除
実行のみユーザー	フローを手動で実行できるが、編集や設定変更は不可	フローの手動実行、実行履歴の表示

複数所有者を実現するには、全員を「共同所有者」として追加する必要があります。「実行のみユーザー」はフローの編集ができないため、管理目的には適していません。また、共同所有者は元の所有者と同じようにフローを削除できる点に注意してください。誤って削除されないよう、バックアップや権限の管理を徹底しましょう。

3. 複数所有者にできない場合の失敗パターンと原因

実際にフローを共有しようとしても、うまくいかないケースがあります。代表的な失敗パターンとその原因を解説します。

パターン1: 「共有」ボタンが表示されない、またはグレーアウトしている

フローの作成者であっても、特定の条件下では共有ボタンが無効になります。原因として、フローが「ソリューション」に含まれている場合、またはフローが「環境」の既定所有者(環境管理者)によって管理されている場合があります。ソリューション内のフローは、共有権限がソリューションの管理者に依存するため、個別のフローで共有できないことがあります。この場合は、ソリューションのコンポーネントとして権限を設定する必要があります。

パターン2: ユーザーを追加しようとすると「アクセス権がありません」と表示される

追加しようとしているユーザーがPower Automateのライセンスを持っていない、または対象の環境にアクセスできない場合に発生します。Power Automateの使用には、Microsoft 365のライセンスに含まれる場合と、スタンドアロンのPower Automateプランが必要な場合があります。また、テナント間のゲストユーザーは、適切な設定がなければ共同所有者になれません。事前にユーザーのライセンスと環境へのアクセス権を確認してください。

パターン3: 共同所有者を追加したが、そのユーザーがフローを開けない

追加後に共同所有者がフローを開けない場合、フローで使用している接続(コネクタ)が原因かもしれません。特に、個人のアカウントに紐づく接続(例:Outlook、SharePoint)は、他のユーザーがそのまま使用できません。共同所有者がフローを編集するには、自分の接続を設定する必要があります。フローの編集画面で接続を再設定するよう促してください。

4. 管理者に確認すべき設定と注意点

フロー所有者を複数にする際、ユーザー側の操作だけでは解決できない場合があります。会社のPower Platform管理者に以下のポイントを確認しましょう。

• 環境のセキュリティグループ: 環境ごとにアクセスできるユーザーが制限されている場合、共同所有者もそのグループに属している必要があります。環境の「アクセス権」設定を確認してください。
• データ損失防止(DLP)ポリシー: フローで使用しているコネクタがDLPポリシーでブロックされていると、フロー自体が正常に動作しないことがあります。ただし、共有操作自体には影響しない場合もありますが、共同所有者がフローを編集できなくなる可能性があります。
• テナント間の設定: 外部ユーザー(ゲスト)を共同所有者にする場合、Azure ADのゲストユーザー設定とPower Platformの外部共有設定が有効になっている必要があります。管理者に連絡して設定を確認しましょう。
• ライセンスの種類: Power Automateの無料版やOffice 365に含まれるプランでは、フローの共有に制限がある場合があります。たとえば、無料版ではフローの共有ができないケースがあります。各ユーザーに適切なライセンスが割り当てられているか管理者に確認してください。

これらの設定は、会社のポリシーによって変更が制限されている場合があるため、自己判断で変更せず、必ず管理者に依頼してください。

5. よくある質問(FAQ)

フロー所有者の管理に関して、ユーザーからよく寄せられる質問をまとめました。

Q1. フローの所有者を複数にした場合、元の所有者は削除できますか?

はい、可能です。ただし、フローには少なくとも1人の共同所有者が必要です。元の所有者が自分自身を削除することもできますが、その後フローを管理できなくなるため注意してください。所有者を削除するには、共有パネルで該当ユーザーの「削除」をクリックします。

Q2. フローを削除した場合、共同所有者にも影響がありますか?

フローを削除できるのは共同所有者全員です。誰かが削除すると、すべての所有者がフローにアクセスできなくなります。削除前に確認ダイアログが表示されますが、誤操作に備えてフローのバックアップ(エクスポート)を推奨します。

Q3. グループ(配布グループやセキュリティグループ)を共同所有者に追加できますか?

可能です。メールが有効なセキュリティグループやMicrosoft 365グループを追加できます。ただし、グループに含まれるメンバー全員が共同所有者として扱われます。グループのメンバー変更は自動的に反映されます。

Q4. 共同所有者がフローを編集した場合、元の所有者に通知は来ますか?

特に通知は来ません。フローの編集履歴は監査ログに記録されますが、デフォルトでは通知されません。変更を追跡したい場合は、Power AutomateのアクティビティログやMicrosoft 365監査ログを確認してください。

まとめ

Power Automateでフロー所有者を複数にするには、フローの共有機能から共同所有者を追加します。ただし、ソリューション内のフローやライセンス、環境設定によって制限される場合があるため、原因を切り分けて対処する必要があります。失敗した場合は、共有ボタンの有無、ユーザーの権限、ライセンス、接続の問題を順に確認しましょう。管理者にしか変更できない設定もあるため、必要に応じてPower Platform管理者に相談してください。複数所有者を適切に設定することで、チームでのフロー運用が安全かつ効率的になります。