【PowerPoint】オンライン会議での画面共有に最適な「閲覧表示」モードの活用術

オンライン会議でのPowerPointプレゼンテーションで、発表者ツールが使いにくいと感じていませんか。

発表者ツールは便利ですが、画面共有の際に意図せず発表者画面を見せてしまうリスクがあります。プレゼン資料だけをシンプルに共有したい場面も多いでしょう。

この記事では、オンライン会議に最適なPowerPointの「閲覧表示」モードの活用術を解説します。

画面共有で参加者にスライドだけをシンプルに見せる方法がわかり、プレゼンテーションをスムーズに進められます。

閲覧表示モードとは?オンライン会議で活用するメリット

PowerPointの「閲覧表示」モードは、スライドを全画面表示せずにウィンドウ内で表示する機能です。これは、発表者ツールを使わない状態でのスライドショーと考えるとわかりやすいでしょう。

スライドショーモードでは通常全画面表示となり、発表者ツールを使うと、発表者用のノートや次スライドが別ウィンドウに表示されます。閲覧表示モードは、そのような付加情報を表示せず、純粋なスライドだけを見せたいときに役立ちます。

オンライン会議で閲覧表示モードを活用する最大のメリットは、画面共有がシンプルになる点です。誤って発表者ノートやデスクトップ画面を共有してしまうリスクを減らせます。参加者はスライドに集中でき、プレゼンテーションがより円滑に進みます。

このモードはPowerPointのすべてのバージョン(Microsoft 365、2021、2019、Mac、iPad、Web版)で利用できます。基本的な操作は共通ですが、一部のメニュー名やアイコンの配置が異なる場合があります。

PowerPointの閲覧表示モードでプレゼンする手順

オンライン会議で閲覧表示モードを効果的に使うための具体的な手順を解説します。

閲覧表示モードを起動する基本的な手順

1. PowerPointファイルを開く
   プレゼンテーションに使用するPowerPointファイルを開きます。
2. 閲覧表示モードに切り替える
   PowerPointウィンドウ下部のステータスバーにある「閲覧表示」アイコンをクリックします。このアイコンは本の形をしています。
   または、リボンの「表示」タブを選択し、「プレゼンテーションの表示」グループ内にある「閲覧表示」をクリックする方法もあります。
3. スライドを操作する
   閲覧表示モードでは、マウスホイールを上下に動かすか、キーボードの矢印キー、またはスペースキーでスライドを前後に移動できます。

画面共有で閲覧表示モードを最適化する手順

Web会議ツールで画面共有を行う際の具体的なステップです。

1. PowerPointを閲覧表示モードで開く
   上記の手順で、まずPowerPointファイルを閲覧表示モードで起動しておきます。
2. Web会議ツールの画面共有を開始する
   使用しているWeb会議ツール(Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなど)で画面共有機能を開始します。
3. 共有するウィンドウを選択する
   共有オプションの中から、閲覧表示モードで開いているPowerPointのウィンドウを選択します。デスクトップ全体ではなく、必ずPowerPointのウィンドウのみを選択してください。
4. プレゼンテーションを進める
   選択したPowerPointウィンドウが参加者に共有されます。スライドの移動は、PowerPointを操作しているウィンドウで行ってください。

PowerPoint起動時に閲覧表示モードを自動化する設定

毎回手動で閲覧表示モードに切り替える手間を省くため、PowerPointファイルを開いたときに自動的に閲覧表示モードで始まるように設定できます。

スライドショー設定を変更する手順

1. PowerPointファイルを開く
   設定を変更したいPowerPointファイルを開きます。
2. 「スライドショーの設定」を開く
   リボンの「スライドショー」タブを選択し、「スライドショーの設定」をクリックします。
3. スライドショーの種類を変更する
   「スライドショーの設定」ダイアログボックスが開きます。「スライドショーの種類」項目で、「発表者として閲覧する」(PowerPoint for Windows)または「Webプレゼンテーション」(PowerPoint for Mac)を選択します。この設定により、プレゼンテーションがウィンドウ内で表示されるようになります。
   ※Mac版PowerPointでは、「スライドショーの設定」ダイアログで「発表者として閲覧する」を選択すると、ウィンドウ表示になります。
4. 設定を保存する
   「OK」をクリックして設定を保存します。これにより、次回このファイルを開いてスライドショーを開始すると、自動的に閲覧表示モードのようなウィンドウ表示で始まります。

閲覧表示モード利用時の注意点とよくある誤操作

閲覧表示モードは便利ですが、使用上の注意点や、よくある誤操作について理解しておきましょう。

発表者ノートが表示されない

閲覧表示モードでは、発表者ノートは画面に表示されません。発表者ノートが必要な場合は、事前に印刷しておくか、別のモニターやデバイスで表示する準備が必要です。発表者ツールを使用する場合は、全画面スライドショーモードでの共有を検討してください。

編集モードに戻せない場合

閲覧表示モードから通常の編集モードに戻したい場合は、キーボードの「Esc」キーを押すだけです。Windows版、Mac版ともにこの操作で簡単に戻れます。

アニメーションや画面切り替えの挙動

閲覧表示モードでも、スライドに設定されたアニメーションや画面切り替え(トランジション)は通常のスライドショーと同様に機能します。視覚的な効果を損なうことなく、シンプルな表示でプレゼンできます。

PowerPoint for the webでの閲覧表示

PowerPoint for the web(Web版PowerPoint)では、ファイルを開くと既定で閲覧表示モードのような状態になります。編集したい場合は「プレゼンテーションの編集」をクリックします。

Web版でプレゼンテーションを開始すると、ブラウザ内で全画面表示のスライドショーが始まります。Web会議ツールで共有する場合は、ブラウザタブまたはブラウザウィンドウ全体を共有することで、スライドショーを参加者に見せられます。Web版は共同編集もしやすいため、会議中に修正を加えながらプレゼンする場面にも適しています。

PowerPointの表示モード比較:オンライン会議での使い分け

PowerPointには複数の表示モードがあり、それぞれオンライン会議での使い分けが可能です。各モードの特徴を比較し、最適な選択をしましょう。

項目	標準表示	スライドショー	閲覧表示	発表者ツール
目的	スライドの作成・編集	全画面での発表	ウィンドウ内での表示・確認	発表者用の補助表示
発表者ノート	表示される	表示されない	表示されない	表示される
画面共有	編集画面全体を共有	全画面スライドを共有	ウィンドウ内のスライドを共有	発表者画面を共有(注意が必要)
適したシーン	資料作成中、内容確認	会場での対面プレゼン	オンライン会議でのシンプル共有	オンライン会議での詳細な説明

オンライン会議では、共有する目的や内容に応じてこれらの表示モードを使い分けることが重要です。特に、シンプルにスライドだけを見せたい場合は閲覧表示モードが最適です。

まとめ

この記事で、PowerPointの閲覧表示モードを活用し、オンライン会議でのプレゼンテーションを効率化する手順を習得できました。

閲覧表示モードは、発表者ツールを使わずにスライドだけをシンプルに共有したい場合に最適な機能です。スライドショー設定で「発表者として閲覧する」を既定にすれば、毎回の手間を省けます。

シンプルな画面共有で、参加者の集中力を高め、プロフェッショナルなプレゼンテーションを実現してください。

PowerPoint for the webの閲覧表示も活用し、より柔軟なプレゼン環境を構築しましょう。