【PowerPoint】「文章校正の言語」を英語(米国)から英語(英国)に変える

PowerPointで英語のプレゼンテーションを作成する際、文章校正の言語が意図せず英語(米国)になっていることに困っていませんか。英国の取引先や聴衆に合わせたスペルや文法で、より正確な資料を作成したいと考えるビジネスマンは多いでしょう。

この記事では、PowerPointの文章校正言語を英語(米国)から英語(英国)へ正確に切り替える手順を詳しく解説します。

特定のテキスト部分からプレゼンテーション全体、さらにはPowerPointの既定の言語設定まで、バージョンごとの違いにも触れながら、あなたのプレゼンテーションをよりプロフェッショナルなものにする方法がわかります。

PowerPointの文章校正言語を変更する目的と前提

PowerPointで作成するプレゼンテーションの文章校正言語は、スペルや文法チェックの基準を決定します。英語には米国英語と英国英語があり、それぞれスペルや慣用表現に多くの違いがあります。

例えば、「color」と「colour」、「organize」と「organise」など、単語の綴りが異なることはよく知られています。プレゼンテーションの聴衆が英国の企業や個人である場合、米国英語の校正基準では誤りと判断されない表現でも、英国英語では不自然に映る可能性があります。

そのため、PowerPointの校正言語を適切に設定することは、ターゲット audience に合わせた正確な資料を作成し、プロフェッショナルな印象を与える上で非常に重要です。この設定は、Microsoft 365、PowerPoint 2021、2019、Mac版、iPad版、Web版で利用できますが、操作画面やメニューの名称に若干の違いがあります。

なぜ校正言語を切り替える必要があるのか

プレゼンテーションの目的や audience に応じて、使用する英語のバリエーションを統一することは、信頼性を高める上で不可欠です。米国英語と英国英語では、スペルだけでなく、句読点の使用方法や一部の語彙、文法構造にも違いが見られます。

校正言語を「英語(英国)」に設定することで、PowerPointは英国英語のルールに基づいてスペルミスや文法上の誤りを指摘し、より自然で適切な表現に修正できます。これにより、意図しない誤解や不自然さを避け、プレゼンテーションの品質を向上させることが可能です。

PowerPointで文章校正の言語を切り替える手順

PowerPointの文章校正言語を変更する方法は、変更したい範囲によって異なります。特定のテキスト部分のみ変更する場合、スライド全体を変更する場合、そしてPowerPointの既定の言語を変更する場合があります。

特定のテキスト部分の校正言語を変更する

選択したテキストの校正言語のみを変更する手順です。これは、一部の引用や固有名詞など、プレゼンテーション全体とは異なる言語設定が必要な場合に便利です。

1. テキストを選択する
   PowerPointのスライド上で、校正言語を変更したいテキスト部分をマウスでドラッグして選択します。
2. 「校閲」タブをクリックする
   PowerPointのリボンメニューにある「校閲」タブをクリックして開きます。
3. 「言語」ボタンをクリックする
   「校閲」タブ内の「言語」グループにある「言語」ボタンをクリックし、表示されるメニューから「校正言語の設定」を選択します。
4. 校正言語を設定する
   「校正言語の設定」ダイアログボックスが表示されます。「言語」の一覧から「英語(英国)」を探してクリックして選択します。「既定に設定」ボタンはクリックしないでください。
5. 変更を確定する
   「OK」ボタンをクリックして、選択したテキストの校正言語の変更を確定します。

スライド全体の校正言語を変更する

現在開いているスライド内のすべてのテキストボックスの校正言語を一度に変更する手順です。プレゼンテーションの大部分が特定の言語で書かれている場合に有効です。

1. すべてのテキストを選択する
   スライド内の任意の場所をクリックし、キーボードで「Ctrl」+「A」キー Windows版 または「Command」+「A」キー Mac版 を押して、スライド上のすべてのオブジェクトを選択します。これにより、すべてのテキストボックスが選択状態になります。
2. 「校閲」タブをクリックする
   PowerPointのリボンメニューにある「校閲」タブをクリックして開きます。
3. 「言語」ボタンをクリックする
   「校閲」タブ内の「言語」グループにある「言語」ボタンをクリックし、表示されるメニューから「校正言語の設定」を選択します。
4. 校正言語を設定する
   「校正言語の設定」ダイアログボックスが表示されます。「言語」の一覧から「英語(英国)」を探してクリックして選択します。ここでも「既定に設定」ボタンはクリックしないでください。
5. 変更を確定する
   「OK」ボタンをクリックして、スライド全体の校正言語の変更を確定します。

PowerPointの既定の校正言語を変更する

新しいプレゼンテーションを作成する際や、今後追加するテキストの校正言語を既定で英語(英国)に設定したい場合の手順です。この設定はPowerPointアプリケーション全体に影響します。

1. PowerPointのオプションを開く
   PowerPointを起動し、新規プレゼンテーションを作成するか、既存のプレゼンテーションを開きます。「ファイル」タブをクリックし、左側のメニューから「オプション」を選択します。
   Mac版PowerPointの場合は、メニューバーの「PowerPoint」をクリックし、「環境設定」を選択します。
2. 「言語」設定に移動する
   Windows版の場合、「PowerPointのオプション」ダイアログボックスが表示されたら、左側のリストから「言語」をクリックします。
   Mac版の場合、「PowerPoint 環境設定」ダイアログボックスで「文章校正と校閲」を選択します。
3. 編集言語を追加・設定する
   Windows版の場合、「編集言語」セクションで「英語(英国)」がリストにない場合は、「言語の追加」から追加し、「既定に設定」ボタンをクリックします。次に、「校正言語の設定」ボタンをクリックします。
4. 既定の校正言語を選択する
   「校正言語の設定」ダイアログボックスが表示されたら、「言語」の一覧から「英語(英国)」を探して選択し、「既定に設定」ボタンをクリックします。
5. 変更を確定しPowerPointを再起動する
   すべてのダイアログボックスで「OK」をクリックして設定を保存します。変更を完全に適用するためには、PowerPointを一度終了し、再度起動する必要がある場合があります。

文章校正言語変更時の注意点とよくある失敗

PowerPointの文章校正言語を変更する際には、いくつかの注意点があります。設定が意図通りに反映されない場合や、予期せぬ挙動を示すことがあります。

言語設定が反映されない場合の原因と対処法

特定のテキストやスライド全体の言語設定を変更しても、スペルチェックの挙動が変わらない場合があります。これは、PowerPointがテキストの言語を自動検出する機能がオンになっているため、手動設定が上書きされてしまうことが原因です。

1. 自動言語検出機能をオフにする
   「校正言語の設定」ダイアログボックスで、「言語を自動的に検出する」のチェックボックスをオフにします。これにより、PowerPointが勝手に言語を判断するのを防ぎ、手動で設定した言語が優先されます。
2. PowerPointを再起動する
   アプリケーション全体の既定言語を変更した場合、変更が完全に適用されるにはPowerPointの再起動が必要です。一度PowerPointを完全に終了し、再度開いてみてください。

意図しない言語に自動変更されてしまう

テキストを入力していると、いつの間にか校正言語が別の言語に戻ってしまうことがあります。これも「言語を自動的に検出する」機能が原因です。

1. 自動検出機能を無効にする
   上記の「言語設定が反映されない場合の原因と対処法」で説明した手順で、「言語を自動的に検出する」のチェックボックスをオフに設定してください。この設定はPowerPoint全体に影響を与えるため、一度設定すれば今後自動で変わることは少なくなります。
2. スライドマスターで言語設定を統一する
   新規に作成するテキストボックスやプレースホルダーの既定言語を統一したい場合は、スライドマスターで言語設定を行います。スライドマスター内のテキストプレースホルダーを選択し、「校閲」タブから「校正言語の設定」を行い、「既定に設定」せずに「OK」をクリックします。

Mac版PowerPointでの操作の違い

Mac版PowerPointでは、Windows版とメニューの構造が異なるため、操作に戸惑うことがあります。特にアプリケーション全体の既定言語を変更する場所が異なります。

1. 「ツール」メニューから言語設定を行う
   選択したテキストやスライド全体の言語を変更する場合は、リボンメニューの「校閲」タブではなく、上部メニューバーの「ツール」をクリックし、「言語」を選択します。表示されるダイアログボックスで「英語(英国)」を選択します。
2. 「PowerPoint」メニューから環境設定を開く
   アプリケーション全体の既定言語を設定する場合は、メニューバーの「PowerPoint」をクリックし、「環境設定」を選択します。表示される「PowerPoint 環境設定」ダイアログボックスで「文章校正と校閲」をクリックし、その中の「言語」ボタンをクリックして設定を行います。

Windows版とMac版PowerPointの言語設定メニュー比較

Windows版とMac版のPowerPointでは、言語設定に関連するメニューの配置が異なります。以下の比較表で、主な設定場所の違いを確認できます。

項目	Windows版PowerPoint	Mac版PowerPoint
選択テキストの言語変更	「校閲」タブ > 「言語」グループ > 「言語」 > 「校正言語の設定」	「ツール」メニュー > 「言語」
アプリケーション既定言語の設定	「ファイル」タブ > 「オプション」 > 「言語」	「PowerPoint」メニュー > 「環境設定」 > 「文章校正と校閲」 > 「言語」
自動言語検出機能	「校正言語の設定」ダイアログ内でオン/オフ	「文章校正と校閲」設定内でオン/オフ

この比較表を参考に、お使いのPowerPointのバージョンに合わせて適切なメニューを探してください。基本的な設定項目は共通していますが、アクセスする経路が異なる点に注意が必要です。

この記事で解説した手順により、PowerPointの文章校正言語を英語(米国)から英語(英国)へ正確に切り替えられるようになりました。

特定のテキストからプレゼンテーション全体、さらにはアプリケーションの既定設定まで、目的に応じた言語設定を適用できます。

今後は、作成するプレゼンテーションの audience に合わせて、適切な校正言語を使い分け、より信頼性の高い資料作成を進めましょう。必要に応じて、スライドマスターの言語設定も確認し、一貫した校正ルールを適用することも検討してください。