【Salesforce】ファイル共有先に外部ユーザーを選べない時の権限確認

Salesforceでファイルを共有しようとしたとき、共有先の候補に外部ユーザー(コミュニティユーザーなど)が表示されず、困った経験はないでしょうか。内部ユーザーには問題なく共有できるのに、なぜ外部ユーザーだけ選べないのか。その原因の多くは、ファイル共有に関する権限設定や外部ユーザーのライセンスタイプにあります。本記事では、この現象が発生する理由を整理し、管理者自身で確認すべきポイントを具体的に解説します。

ファイル共有先に外部ユーザーが表示されない原因

Salesforceでファイル共有の際に外部ユーザーを選択できない主な原因は、以下の3つに大別されます。それぞれの原因を順に確認していきましょう。

原因1:外部ユーザーのライセンスタイプがファイル共有に対応していない

Salesforceの外部ユーザー(コミュニティユーザー)には複数のライセンスタイプがあり、ファイル共有の機能が利用できるかどうかはライセンスに依存します。最も基本的な「Customer Community」ライセンスでは、ファイルの共有先として指定することはできません。一方、「Customer Community Plus」や「Partner Community」ライセンスであれば、ファイル共有が可能です。この違いを把握せずに設定を進めると、外部ユーザーを選択できない状態に陥ります。

原因2:組織のファイル共有設定で外部ユーザーへの公開が許可されていない

管理者が「設定」>「共有設定」>「ファイル共有の外部アクセス」で、「外部ユーザーへのファイル公開を許可」を有効にしていない場合、外部ユーザーはファイル共有の候補として表示されません。この設定はデフォルトで無効になっていることが多く、最初の確認ポイントです。

原因3:外部ユーザーのプロファイルまたは権限セットでファイル共有権限が不足している

適切なライセンスと組織設定が整っていても、外部ユーザーに割り当てられたプロファイルや権限セットで「ファイルの追加/編集/削除」などの権限が与えられていなければ、ファイル共有の操作が制限されます。特に、プロファイルの「一般」タブにある「ファイルの追加」権限や、オブジェクト権限の「ファイル」関連の設定が重要です。

外部ユーザーのライセンスタイプとファイル共有可否の比較

以下の表で、代表的な外部ユーザーライセンスタイプにおけるファイル共有の可否をまとめました。自組織で使用しているライセンスを確認し、該当する行をチェックしてください。

ライセンスタイプ	ファイル共有の可否	備考
Customer Community	不可	ファイルの共有先として選択できない。ファイルのアップロードのみ可能な場合がある。
Customer Community Plus	可	標準でファイル共有が可能。ただし権限セットで制限可能。
Partner Community	可	パートナーユーザー向け。ファイル共有機能がフルに使える。
External Apps	不可	外部アプリ用のユーザーで、ファイル共有の対象外。

外部ユーザーをファイル共有先に選べるようにするための確認手順

以下に、原因を切り分けながら設定を修正する手順を示します。管理者権限が必要な操作を含むので、実際の作業は組織の管理者と相談しながら進めてください。

1. 外部ユーザーのライセンスタイプを確認する
   「設定」>「ユーザー」>「ユーザー」から該当の外部ユーザーを開き、「ユーザーライセンス」フィールドを確認します。Customer Community の場合、ファイル共有はできません。ライセンスの変更は組織の契約が必要なため、管理者に相談してください。
2. 組織のファイル共有設定を確認する
   「設定」>「共有設定」>「ファイル共有の外部アクセス」を開き、「外部ユーザーへのファイル公開を許可」が有効になっているか確認します。無効の場合は有効に変更します。この設定は組織全体に影響するため、事前に影響範囲を評価してください。
3. 外部ユーザーのプロファイル権限を確認する
   「設定」>「ユーザー」>「プロファイル」から該当のプロファイルを選択し、「オブジェクト設定」で「ファイル」オブジェクトの権限を確認します。「参照」「追加」「編集」「削除」のいずれかが許可されていなければ、権限を付与します。特に「追加」権限がないとファイル共有ができない場合があります。
4. 権限セットの割り当てを確認する
   プロファイルに加えて権限セットでファイル権限が管理されている場合があります。該当ユーザーに割り当てられた権限セットを確認し、「ファイル」関連の権限が不足していれば追加します。権限セットはプロファイルの権限を上書きするので注意してください。
5. ファイル共有のテストを実行する
   設定変更後、実際にファイルを共有して外部ユーザーが候補に表示されるかテストします。内部ユーザーと外部ユーザーの両方でテストし、正常に共有できることを確認してください。

よくある失敗パターンとその対策

実際に発生しやすい失敗例をいくつか紹介します。同じ状況に陥った際の参考にしてください。

失敗1:Customer Community ライセンスのユーザーにファイル共有を試みる

「Customer Community」ライセンスではファイル共有がそもそも許可されていません。この場合、ライセンスを「Customer Community Plus」へアップグレードするか、共有ではなく公開リンクの作成など別の方法を検討します。外部ユーザーがファイルを参照する必要があるなら、共有ではなく「ファイル公開」機能を使う選択肢もあります。

失敗2:外部アクセス設定を有効にしたのに外部ユーザーが表示されない

設定変更後、即座に反映されない場合があります。設定キャッシュの影響で数分～数時間かかることもあるため、少し時間を置いてから再テストしてください。また、外部ユーザー側の権限が不足している可能性も再確認しましょう。

失敗3:プロファイル権限を付与したが権限セットで制限されていた

プロファイルで「ファイルの追加」を許可しても、権限セットで「ファイルの追加」が無効になっていると、権限セットの設定が優先されます。この場合は権限セットを修正する必要があります。権限セットは複数割り当てできるため、すべての権限セットの合算で権限が決まる点にも注意してください。

管理者へ確認すべきポイント

一般ユーザーがこの問題に遭遇した場合、まずは管理者に以下の情報を伝えることで迅速な解決につながります。

• 問題の外部ユーザーのユーザー名とライセンスタイプ
• ファイル共有を試みた日時と操作内容(ファイル名、共有先として選ぼうとしたユーザー名)
• 組織のファイル共有の外部アクセス設定が有効かどうか
• 該当ユーザーに割り当てられているプロファイルと権限セットの一覧

管理者はこれらの情報をもとに、設定の確認と修正を効率よく行えます。また、Salesforceの監査ログ(設定>監査>ログ)を参照すれば、権限変更の履歴も追跡可能です。

よくある質問(FAQ)

Q1. 外部ユーザーにファイルを共有できない場合、公開リンクを送ることはできますか?

はい、可能です。ファイルの「公開リンクを取得」機能を使えば、ライセンスに関係なく外部の人とファイルを共有できます。ただし、リンクを知っている誰でもアクセスできるため、機密性の高いファイルには適していません。公開範囲を「特定のユーザーのみ」に制限することもできますが、その場合も外部ユーザーがSalesforceにログインできる必要があります。

Q2. 権限セットとプロファイルのどちらを優先して設定すべきですか?

一般的にはプロファイルで基本権限を設定し、権限セットで追加権限を付与する使い方が推奨されます。ファイル共有に関しては、プロファイルで許可した上で、権限セットで必要に応じて制限をかけることもできます。ただし、権限セットの設定がプロファイルより優先される点は常に意識してください。

Q3. 外部ユーザーのライセンスタイプを変更するにはどうすればいいですか?

ライセンスタイプの変更は、組織のSalesforce契約に依存します。必要なライセンス数に空きがある場合、ユーザー詳細画面の「ユーザーライセンス」を変更できますが、通常はシステム管理者のみが操作可能です。ライセンス数が不足している場合は、Salesforceの担当者に追加購入を依頼する必要があります。

まとめ

Salesforceでファイル共有先に外部ユーザーが選べない問題は、外部ユーザーのライセンスタイプ、組織の共有設定、ユーザー権限の3つの観点から原因を特定できます。まずは外部ユーザーのライセンスがCustomer Communityではないかを確認し、次にファイル共有の外部アクセス設定を有効にし、最後にプロファイルや権限セットでファイル権限が不足していないかをチェックしてください。これらの手順を踏めば、多くのケースで問題を解決できるはずです。権限設定は組織のセキュリティポリシーに影響するため、変更前には必ず管理者と相談の上で実施しましょう。

🔐

会社アカウント・認証トラブル完全解決データベース 職場または学校アカウント、MFA、Authenticator、VPN、権限、会社ポリシーで止まる問題を横断的に確認できます。