【Salesforce】Kanban表示を利用する前に確認したい設定と条件

Salesforceで作業を効率化するために、レコードをステータスごとに視覚的に管理できるKanban表示を利用している方は多いでしょう。しかし、ある日突然Kanban表示がされなくなったり、正しいデータが表示されなかったりすると、業務に支障をきたします。この記事では、Kanban表示で困ったときに確認すべき基本設定と利用条件を、原因の切り分け方とともに解説します。設定の確認手順や管理者への依頼ポイントも含めて、スムーズなトラブル解決を目指します。

Kanban表示が機能しない主な原因

Kanban表示が期待通りに動作しない場合、原因はいくつかの要素に分類できます。まずは、自分で確認できる範囲から切り分けていきましょう。

原因1: オブジェクトがKanbanに対応していない

SalesforceのすべてのオブジェクトでKanban表示が利用できるわけではありません。標準オブジェクトでは「リード」「商談」「ケース」「カスタムオブジェクト」の多くが対応していますが、一部のシステムオブジェクトや統合オブジェクトでは利用できない場合があります。具体的にどのオブジェクトで利用可能かは、Salesforceのヘルプドキュメントでご確認ください。また、カスタムオブジェクトの場合は、管理者がKanban表示を有効にする設定を行う必要があります。

原因2: 分割基準フィールドが設定されていない

Kanban表示では、レコードを分割するための基準フィールド(通常はステータスやフェーズを表す選択リスト)を指定する必要があります。このフィールドが設定されていない場合、Kanban表示はグレーアウトするか、正しくカラム分割されません。分割基準フィールドは、オブジェクト管理設定の「Kanban分割基準フィールド」で指定します。

原因3: ユーザー権限やプロファイルが不足している

Kanban表示を使用するためには、「Kanban」関連の権限がプロファイルまたは権限セットで有効になっている必要があります。具体的には、「Kanban表示の有効化」権限や「リストビューでのKanban操作」権限などが該当します。権限がないと、リストビューの表示切り替えメニューにKanbanオプションが表示されないことがあります。

原因4: ブラウザやSalesforceのバージョンが古い

古いブラウザやSalesforceのリリースバージョンでは、Kanban表示が正しくレンダリングされない場合があります。特にInternet Explorerはサポート対象外となっているため、最新のChrome、Firefox、Edge、Safariの利用をおすすめします。

Kanban表示を有効にするための基本設定

ここでは、管理者または適切な権限を持つユーザーが行う設定手順を説明します。一般ユーザーは自分で設定できない項目もあるため、必要に応じて管理者に依頼してください。

手順1: オブジェクト管理設定でKanbanを有効にする

1. 「設定」から「オブジェクトマネージャ」を開きます。
2. 目的のオブジェクトを選択し、「Kanban分割基準フィールド」の項目を確認します。
3. リストから、分割基準として使用する選択リストフィールド(例: ステータス、フェーズ)を選択します。
4. 変更を保存します。この設定により、そのオブジェクトのリストビューでKanban表示が利用可能になります。
5. なお、Kanban分割基準フィールドは1つのオブジェクトにつき1つしか設定できません。複数の基準が必要な場合は、別のリストビューを作成するなど工夫が必要です。

手順2: プロファイルまたは権限セットにKanban権限を追加する

1. 「設定」から「プロファイル」または「権限セット」を開きます。
2. 対象のプロファイルを選択し、「システム権限」を編集します。
3. 「Kanban表示の有効化」権限をオンにします。必要に応じて「リストビューでのKanban操作」も有効にします。
4. 保存後、ユーザーは再ログインすることで権限が反映されます。
5. 権限セットを使用する場合は、同様に権限セットに追加し、ユーザーに割り当てます。

手順3: リストビューでKanban表示を選択する

1. 対象のオブジェクトのタブに移動し、任意のリストビューを開きます。
2. リストビューの右上にある表示切り替えアイコン(リスト/表形式のアイコン)をクリックします。
3. ドロップダウンメニューから「Kanban」を選択します。グレーアウトしている場合は、権限または設定が不足しています。
4. Kanban表示に切り替わったら、分割基準フィールドの値ごとにカラムが表示されていることを確認します。
5. レコードをドラッグ&ドロップで移動できるかテストします。移動できない場合は、フィールドの編集権限やワークフロールールを確認してください。

Kanban表示の利用条件と制限

Kanban表示を活用する際には、以下の条件や制限を理解しておく必要があります。

項目	条件・制限
対応オブジェクト	標準オブジェクト(リード、商談、ケースなど)、カスタムオブジェクト(一部例外あり)
分割基準フィールド	選択リストフィールドであること、オブジェクトごとに1つのみ設定可能
権限	「Kanban表示の有効化」権限が必要、レコード編集権限も必要
ブラウザ	最新のChrome、Firefox、Edge、Safari推奨。Internet Explorerは非サポート
レコード数	1つのカラムに表示できるレコード数は最大200件(全体のリストビューの上限に依存)
並び替え	Kanban表示内での並び替えはドラッグ&ドロップのみ。ソート機能はリストビューに戻る必要あり

分割基準フィールドの選び方

分割基準フィールドは、業務の進捗管理に適した選択リストを選んでください。例えば、商談では「フェーズ」、ケースでは「ステータス」、リードでは「ステータス」が一般的です。フィールドの値が多すぎるとカラムが増えすぎて見づらくなるため、10個以内に収めることを推奨します。

よくあるトラブルと失敗パターン

実際にユーザーから寄せられる代表的なトラブルとその解決策を紹介します。

失敗パターン1: Kanban表示がグレーアウトして選択できない

リストビューの表示切り替えでKanbanがグレーアウトしている場合、以下の原因が考えられます。まず、オブジェクト管理設定で「Kanban分割基準フィールド」が設定されているか確認してください。設定されていない場合、Kanbanオプションは表示されません。次に、権限が不足していないか管理者に問い合わせてください。また、現在のリストビューがシステム定義のものである場合、Kanban表示を許可していないケースもあるため、新しいリストビューを作成してみてください。

失敗パターン2: ドラッグ&ドロップでステータス変更ができない

レコードを別のカラムにドラッグしてもステータスが変わらない場合、フィールドの編集権限がない、またはワークフロールールやプロセスビルダーが更新をブロックしている可能性があります。対象フィールドが編集可能であること、およびドラッグ&ドロップによる更新を許可する権限(「リストビューでのKanban操作」権限)が有効になっていることを確認してください。管理者であれば、変更のトリガーとなる自動化ルールを一時的に無効にしてテストすることも有効です。

失敗パターン3: 特定のレコードだけが表示されない

Kanban表示は、現在のリストビューのフィルター条件に基づいてレコードを表示します。そのため、表示されないレコードはリストビューのフィルターで除外されている可能性があります。また、分割基準フィールドに空の値を持つレコードは、通常「未分類」カラムに表示されますが、リストビューで「すべてのレコード」を選択していないと表示されない場合もあります。リストビューのフィルターを見直してください。

失敗パターン4: カラムが多すぎて見づらい

分割基準フィールドの選択肢が20以上あると、画面にカラムが並びきらずスクロールが必要になります。この場合は、リストビューのフィルターで特定のステータスのみを表示するなど、表示範囲を絞ることを検討してください。また、選択肢の整理や、複数のリストビューを使い分ける方法も有効です。

管理者に確認すべき情報

自分で解決できない場合は、管理者に以下の情報を伝えることで迅速な対応が期待できます。

• 発生している現象(Kanban表示が選べない、ドラッグできない、データが古いなど)
• 対象のオブジェクト名とリストビュー名
• エラーメッセージがあればその内容
• 再現手順(使用しているブラウザとバージョンも含む)
• 確認してほしい設定:オブジェクトのKanban分割基準フィールド設定、権限セットのKanban権限

よくある質問

Q1: Kanban表示をデフォルトの表示形式にできますか?

各ユーザーがリストビューの表示をKanbanに切り替えて保存することで、次回開いたときもKanban表示が維持されます。ただし、システム全体のデフォルトをKanbanにすることはできません。

Q2: Kanban表示でレコードをドラッグしたときの動作を制御できますか?

ドラッグ&ドロップによる更新は、分割基準フィールドの値を変更するだけです。ワークフロールールやプロセスビルダーで追加の処理を行いたい場合は、フィールド更新トリガーに注意してください。

Q3: モバイルアプリでもKanban表示は使えますか?

Salesforceモバイルアプリでは、現時点でKanban表示はサポートされていません。デスクトップブラウザからのみ利用可能です。

Q4: 分割基準フィールドを後から変更できますか?

変更は可能ですが、すべての既存のリストビューのKanban表示に影響します。変更前にユーザーへ周知することをおすすめします。

まとめ

Kanban表示に関するトラブルの多くは、分割基準フィールドの設定漏れや権限不足が原因です。まずは自分でオブジェクト管理設定のKanban分割基準フィールドが設定されているかを確認し、次にプロファイルや権限セットでKanban権限が有効になっているかを管理者に確認しましょう。それでも解決しない場合は、ブラウザのアップデートやリストビューのフィルター条件を見直してください。

本記事で紹介した手順を実施することで、多くの問題は解決できるはずです。それでも難しい場合は、サポートに問い合わせる前に、管理者へ具体的な状況を伝えることでスムーズな対応が可能になります。日頃から設定を整理し、ユーザーへの周知を徹底することで、Kanban表示をより効果的に活用できるようになります。