【SharePoint】SharePointで削除したファイルがごみ箱に見つからない時の確認手順

SharePointでファイルを削除したのに、ごみ箱に表示されないという経験はありませんか。削除したはずのファイルがごみ箱に見つからない場合、原因はいくつか考えられます。本記事では、SharePointのごみ箱の基本的な仕組みを理解した上で、ファイルがごみ箱に見つからない原因とその確認手順を詳しく解説します。手順に沿って確認することで、ファイルが復元可能かどうかを判断できるようになります。

SharePointのごみ箱の基本構造

SharePointでは、削除されたファイルは段階的にごみ箱に移動します。正しく確認するためには、この構造を把握しておくことが重要です。

第一段階のごみ箱(サイトのごみ箱)

通常のサイトメンバーがアクセスできるごみ箱です。ファイルを削除すると、まずこのごみ箱に移動します。サイトの左側のナビゲーションから「ごみ箱」をクリックして開くことができます。第一段階のごみ箱では、ファイルを元の場所に復元したり、完全に削除することが可能です。

第二段階のごみ箱(サイトコレクションのごみ箱)

第一段階のごみ箱で「完全に削除」したファイルや、一定期間経過後に自動的に削除されたファイルが移動する場所です。このごみ箱にアクセスするには、サイトコレクション管理者権限が必要です。URLの末尾に「/_layouts/15/AdminRecycleBin.aspx」を追加するとアクセスできます。第二段階のごみ箱からも復元可能ですが、期間が経過するとファイルは完全に削除されます。

ファイルがごみ箱に見つからない代表的な原因

ファイルが見つからない場合、以下のような原因が考えられます。自分の状況に当てはめて確認してください。

削除した場所を間違えている

SharePointでは、サイトごとにごみ箱が独立しています。例えば、チームサイトのドキュメントライブラリから削除したファイルは、そのチームサイトのごみ箱にのみ表示されます。別のサイトのごみ箱を確認しても見つかりません。また、Teamsのファイルは関連するSharePointサイトに保存されているため、対応するサイトのごみ箱を開く必要があります。

保持ポリシーによって自動削除された

組織で保持ポリシーが設定されている場合、設定に従ってファイルが自動的に削除されたり、保持期間中はごみ箱に表示されないことがあります。保持ポリシーはコンプライアンス管理者が設定しているため、一般ユーザーが直接確認できません。ポリシーの対象となったファイルは、保持ライブラリに移動している可能性もあります。

管理者によって完全削除された

サイトコレクション管理者が第二段階のごみ箱からファイルを削除すると、そのファイルは復元不可能になります。また、管理者がテナントレベルで削除した場合も同様です。

同期またはモバイルアプリ経由で削除した

OneDrive同期クライアントを使用している場合、ローカルでファイルを削除すると、同期先のSharePoint上のファイルも削除されます。ただし、ローカルのごみ箱に残っている場合と、直接SharePointのごみ箱に移動する場合があります。モバイルアプリから削除した場合も、同様にSharePointのごみ箱を確認してください。

ごみ箱が見つからない時の具体的な確認手順

以下の手順を順番に試してください。各手順でファイルが見つかるか、復元の可否を確認します。

1. 削除したファイルがあったサイトのごみ箱を開く
   該当のSharePointサイトにアクセスし、左側のナビゲーションから「ごみ箱」をクリックします。ファイルが表示されているか確認してください。もし表示されていれば、ファイルを選択して「復元」をクリックします。
2. サイトコレクションのごみ箱を開く
   第一段階のごみ箱にない場合、サイトコレクションのごみ箱を確認します。そのサイトのURLの末尾に「/_layouts/15/AdminRecycleBin.aspx」を追加してアクセスします。サイトコレクション管理者権限がないと開けません。権限がない場合は管理者に依頼してください。
3. 検索機能を使って全体検索する
   SharePointの画面上部にある検索ボックスにファイル名の一部を入力して検索します。検索結果に削除されたファイルが表示されることがあります。ただし、完全に削除されたファイルは検索に引っかかりません。
4. ドキュメントライブラリのバージョン履歴を確認する
   ファイルが削除されたのではなく、上書き保存された可能性を考慮します。該当のドキュメントライブラリで、ファイルが存在していた場所に移動し、「バージョン履歴」を確認します。過去のバージョンがあれば復元できます。
5. 監査ログを確認する(管理者のみ)
   管理者はSharePoint管理センターまたはMicrosoft 365 コンプライアンスセンターから監査ログを確認できます。削除操作の記録を検索し、誰がいつ削除したかを特定します。ログからファイル名や削除日時を確認し、ごみ箱に存在するか判断できます。
6. OneDrive同期クライアントのローカルごみ箱を確認する
   OneDrive同期を利用している場合、Windowsのごみ箱やOneDriveの「PCのごみ箱」を確認します。同期削除の設定によっては、ローカルに残っていることがあります。

状況別の確認ポイントと復元可否の比較表

以下の表を参考に、ご自身の状況に合わせて確認してください。

削除の状況	ごみ箱の種類	復元可能期間	確認方法	必要権限
ユーザーがサイトのごみ箱から削除(ソフト削除)	第一段階(サイトのごみ箱)	93日(既定)	該当サイトのごみ箱を開く	サイトメンバー
ユーザーが第一段階から完全削除	第二段階(サイトコレクションのごみ箱)	93日-第一段階経過日数	/_layouts/15/AdminRecycleBin.aspx にアクセス	サイトコレクション管理者
管理者が第二段階から削除	なし	0日	復元不可	―
保持ポリシーによる削除	保持ライブラリ	ポリシー設定による	コンプライアンスセンターで確認	コンプライアンス管理者
OneDrive同期で削除	ローカルごみ箱+SharePointごみ箱	ローカル: 30日、SharePoint: 93日	両方のごみ箱を確認	ユーザー権限

失敗しやすい操作と注意点

ごみ箱を確認する際、以下の失敗パターンに陥らないように注意してください。

• 「完全に削除」を選んでしまう
  第一段階のごみ箱でファイルを選択し、「完全に削除」をクリックすると、第二段階のごみ箱に移動します。しかし、誤って「完全に削除」した後でも、第二段階のごみ箱から復元できる可能性があります。焦らずに手順2を試してください。
• ごみ箱はサイト単位であることを忘れる
  複数のSharePointサイトを利用している場合、別のサイトのごみ箱を見ていても見つかりません。ファイルが保存されていた正確なサイトURLを確認してください。
• 保持ポリシーを誤解して復元を諦める
  保持ポリシーで保護されているファイルは、ユーザーが削除しても実際には削除されず、保持ライブラリに移動します。そのため、ごみ箱に表示されないことがあります。この場合、復元は可能ですが管理者の対応が必要です。

管理者に依頼する際の準備と情報

自身で解決できない場合、管理者に問い合わせることになります。その際、以下の情報をまとめておくとスムーズです。

• ファイル名(拡張子を含む完全な名称)
• 削除した日時(おおよそ)
• ファイルが保存されていたSharePointサイトのURL
• ファイルを削除したユーザーのアカウント(自分でない場合は分かる範囲で)
• すでに試した確認手順

管理者には、第二段階のごみ箱の確認、監査ログの検索、保持ポリシーの設定有無を依頼してください。特に保持ポリシーが原因の場合、コンプライアンス管理者に連絡が必要です。

よくある質問

以下に、よく寄せられる質問と回答をまとめました。

Q1: ごみ箱の保存期間はどのくらいですか?
A1: SharePointでは、標準で93日間保持されます。ただし、この期間はサイトコレクションの設定で変更されている場合があります。第二段階のごみ箱では、第一段階で経過した日数分が差し引かれるため、残り期間が短くなります。

Q2: Teamsのファイルを削除した場合のごみ箱はどこにありますか?
A2: Teamsのファイルは、関連するSharePointサイトの「ドキュメント」ライブラリに保存されています。該当のTeamsチームに対応するSharePointサイトを開き、そのサイトのごみ箱を確認してください。サイトのURLはTeamsのチャネル内にある「ファイル」タブの「SharePointで開く」から取得できます。

Q3: 完全に復元できない場合の代替手段はありますか?
A3: 第二段階からも削除されてしまった場合、原則として復元はできません。ただし、バージョン履歴が有効になっていれば、上書き前のバージョンを復元できる可能性があります。また、バックアップを別途保持している場合は、管理者に相談してください。

Q4: 自分が削除していないファイルがごみ箱にありません。誰が削除したのでしょうか?
A4: 他のユーザーや管理者が削除した可能性があります。サイトコレクションのごみ箱を確認するか、管理者に監査ログの確認を依頼してください。

まとめ

SharePointで削除したファイルがごみ箱に見つからない場合は、まず第一段階と第二段階のごみ箱を順に確認してください。削除方法や権限、保持ポリシーの影響を考慮する必要があります。自分で解決できない場合は、管理者に必要な情報を伝えて依頼しましょう。日頃からバージョン履歴やバックアップの仕組みを理解しておくと、万が一の時にも対応しやすくなります。

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