【Teams】ゲストの表示名を(ゲスト)付きで強制表示させる表示設定手順

Microsoft Teams会議において、社外のゲスト参加者を明確に区別したい場面は多いでしょう。

参加者リストでゲストユーザーに「(ゲスト)」という表示が付かないと、誰が社内メンバーで誰が外部ユーザーなのか判断に迷うことがあります。

この記事では、Teams会議の参加者リストでゲストユーザーに自動的に「(ゲスト)」という表示を強制的に付けるための設定方法を解説します。

これにより、会議の進行中に誰がゲストであるかを一目で把握できるようになります。

ゲスト表示名に(ゲスト)が付与される仕組み

Microsoft Teamsでは、組織外のユーザー(ゲスト)が会議に参加する際に、そのユーザーの表示名に自動的に「(ゲスト)」という接尾辞を付与する機能があります。

この機能は、会議の主催者や参加者が、誰が組織内のメンバーで誰が外部からの参加者であるかを容易に識別できるようにするために設計されています。

この「(ゲスト)」表示は、Teamsの外部アクセス設定と、会議ポリシーの設定に依存します。管理者がこれらの設定を適切に行うことで、ゲスト参加者は自動的に識別可能な表示になります。

ゲストアクセスと外部アクセスポリシーの確認・設定手順

ゲストユーザーに「(ゲスト)」と表示させるためには、Teams管理センターでの設定が必要です。

この設定は、Teamsの全体管理者が行う必要があります。一般ユーザーは設定を変更できません。

設定の確認と変更は、Microsoft Teams 管理センターから行います。

Teams管理センターへのアクセス方法

まず、Teams管理センターにアクセスします。

1. Webブラウザを開く
   任意のWebブラウザを開き、Teams管理センターのURL(admin.teams.microsoft.com)にアクセスします。
2. 管理者アカウントでサインイン
   Microsoft 365のグローバル管理者またはTeamsサービス管理者権限を持つアカウントでサインインします。

ゲストアクセス設定の確認

ゲストアクセス設定は、組織全体で外部ユーザーとのコミュニケーションを許可するかどうかを決定します。

1. 「ユーザー」メニューを開く
   Teams管理センターの左側ナビゲーションメニューから「ユーザー」を選択します。
2. 「外部アクセス」を選択
   ユーザー設定画面で「外部アクセス」タブをクリックします。
3. ゲストアクセス設定の確認
   「TeamsとSkype for Businessの外部アクセス」という項目が表示されます。
4. 「オン」または「オン、ただし次のドメインを除く」を選択
   ゲストとのコミュニケーションを許可するには、この設定が「オン」になっている必要があります。
5. 必要に応じてドメイン設定
   特定のドメインのみを許可またはブロックしたい場合は、「オン、ただし次のドメインを除く」を選択し、ドメインリストを編集します。
6. 「保存」をクリック
   設定を変更した場合は、「保存」ボタンをクリックして変更を適用します。

この設定は、ゲストがTeams会議に参加できるかどうかの基本的な許可となります。

外部アクセスポリシーの設定とゲスト表示名の強制

ゲストユーザーの表示名に「(ゲスト)」を強制表示させる設定は、外部アクセスポリシーで行います。

1. 「通話と会議」メニューを開く
   Teams管理センターの左側ナビゲーションメニューから「通話と会議」を選択します。
2. 「外部アクセスポリシー」を選択
   「通話と会議」の下にある「外部アクセスポリシー」をクリックします。
3. 既存のポリシーを確認または新規作成
   通常、「グローバル(組織全体)」ポリシーが適用されています。必要に応じて、特定のユーザーグループに適用する新しいポリシーを作成することも可能です。
4. ポリシー設定の編集
   編集したいポリシー(例: グローバルポリシー)を選択し、右側の「編集」ボタンをクリックします。
5. 「外部ユーザー」セクションの設定
   ポリシー設定画面で、「外部ユーザー」セクションを探します。
6. 「ゲストユーザーに(ゲスト)表示名を付与する」または類似の項目を探す
   この項目は、Teamsのバージョンや更新によって名称が若干異なる場合があります。一般的には、「外部ユーザーの表示名に(ゲスト)を追加する」「ゲストユーザーに(ゲスト)表示名を強制する」といった表現です。
7. この設定を「オン」または「有効」にする
   このオプションを有効にすることで、ゲストユーザーの表示名に自動的に「(ゲスト)」が付与されるようになります。
8. 「保存」をクリック
   設定変更後、「保存」ボタンをクリックして適用します。

この設定が有効になっている場合、ゲストユーザーが会議に参加すると、参加者リストやチャットのヘッダーに表示される名前の横に「(ゲスト)」という文字が表示されます。

新しいTeams(v2)と従来Teamsでの設定の違い

新しいTeams(v2)は、UIやパフォーマンスが改善されていますが、管理センターの基本的な設定項目や場所は、従来Teamsと大きくは変わりません。

ゲスト表示名の強制設定は、Teams管理センターの「通話と会議」>「外部アクセスポリシー」という項目で行われるため、新しいTeams(v2)でも同様の経路で設定できます。

ただし、管理センターのUIデザインは更新される可能性があるため、項目名や配置が若干異なる場合があります。その際は、キーワード(例: ゲスト、外部ユーザー、表示名)で検索すると見つけやすくなります。

設定が反映されない場合の確認事項

上記の設定を行ってもゲストに「(ゲスト)」と表示されない場合、いくつかの原因が考えられます。

ゲストユーザーが組織に正しく追加されているか

まず、会議に招待されたユーザーが、Teamsのゲストとして組織に認識されているかを確認する必要があります。

1. Teams管理センターの「ユーザー」メニューを確認
   Teams管理センターの「ユーザー」>「ユーザーを管理する」から、該当するゲストユーザーのアカウントを確認します。
2. ユーザーの種類を確認
   アカウントの種類が「ゲスト」となっていることを確認します。
3. 招待プロセスを再実行
   もしユーザーがゲストとして認識されていない場合は、再度Teams会議への招待プロセス、またはAzure Active Directory(Azure AD)でのゲスト招待プロセスをやり直してください。

ポリシーの割り当てと反映時間

設定変更がすぐに反映されないことがあります。ポリシーの割り当てと反映には時間がかかる場合があります。

1. ポリシーが正しく割り当てられているか確認
   特定のユーザーにカスタムポリシーを割り当てている場合、そのゲストユーザーに正しいポリシーが適用されているか確認します。
2. 反映まで待つ
   Teamsの設定変更は、最大で24時間程度かかることがあります。しばらく待ってから再度確認してください。
3. Teamsクライアントの再起動
   設定変更後、ゲストユーザーと会議主催者の両方がTeamsクライアントを再起動すると、変更が早く反映されることがあります。

ゲストユーザーの表示名設定

ゲストユーザー自身が、Teamsのプロフィール設定で表示名を変更している場合、それが影響している可能性は低いですが、念のため確認します。

1. ゲストユーザーに確認を依頼
   ゲストユーザーに、TeamsまたはMicrosoft 365アカウントの表示名がどのように設定されているか確認してもらいます。
2. 組織の表示名ポリシー
   組織によっては、Azure AD(Azure AD)で表示名に関するポリシーが設定されている場合があります。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

Teams管理センターでの設定は、Webブラウザを通じて行われるため、どのOS(Windows、macOS)からアクセスしても同じインターフェースで操作できます。

したがって、ゲスト表示名の強制設定は、Mac版TeamsやWeb版Teamsを利用しているユーザーにも同様に適用されます。

ただし、ゲストユーザーが会議に参加する際に利用するクライアント(デスクトップアプリ、モバイルアプリ、Webアプリ)によって、表示されるUIや一部の機能に軽微な違いが生じる可能性はあります。

「(ゲスト)」という表示自体は、Teamsのプラットフォーム共通の機能として実装されているため、どのデバイスから参加しても、設定が有効であれば表示されるはずです。

まとめ

この記事では、Microsoft Teams会議においてゲスト参加者を明確に識別するための「(ゲスト)」表示名の強制設定手順を解説しました。

Teams管理センターの外部アクセスポリシーで設定を有効にすることで、会議の参加者リストでゲストユーザーを容易に判別できるようになります。

設定が反映されない場合は、ゲストアカウントの認識、ポリシーの割り当て、反映時間などを確認してください。

この設定を活用し、よりスムーズで安全なTeams会議運営を実現しましょう。

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