【Teams/Outlook】SharePointと連携した社内ポータルでTeams会議を一覧化する手順

社内ポータルでTeams会議を一覧表示できれば、メンバーが予定を確認しやすくなります。SharePointとOutlookを連携することで、会議の予定を自動で一覧化する方法を解説します。

SharePointとTeamsの連携で会議一覧が実現する仕組み

SharePointサイトの「イベント」Webパーツは、Microsoft 365グループの共有カレンダーに登録されたイベントを表示できます。Teams会議はOutlookで作成すると、関連するMicrosoft 365グループのカレンダーにも自動的に追加されます。そのため、SharePointのページでそのグループカレンダーを参照すれば、Teams会議が一覧化される仕組みです。

この機能を利用するには、前提条件があります。Teamsでチームを作成すると、対応するSharePointサイトとMicrosoft 365グループが自動生成されます。Outlookの予定表でそのグループのカレンダーを表示し、会議を作成する必要があります。また、SharePointサイトのメンバーが適切なアクセス許可を持っていることも重要です。

具体例として、「営業チーム」のTeamsチャネルで開催する週次会議を、SharePointの営業ポータルに一覧表示するケースを想定します。Outlookで「営業チーム」のグループカレンダーを選び、会議を「定期的な会議」として設定します。SharePointのサイトページに「イベント」Webパーツを追加し、カレンダーを「営業チーム」グループに指定します。これで、会議一覧が自動的に更新されます。

SharePointでTeams会議を一覧化する具体的な手順

1. Teamsでチームを作成する: 会議を管理したいチームをMicrosoft Teamsで作成します。このとき、SharePointサイトとMicrosoft 365グループが自動生成されます。
2. Outlookでグループカレンダーに会議を登録する: Outlookを開き、左ペインの「グループ」から該当チームのグループを選択します。予定表で「新しいイベント」をクリックし、Teams会議のオン/オフを「オン」にして会議を作成します。
3. SharePointサイトにアクセスする: Teamsチームに対応するSharePointサイトを開きます。通常はTeamsの「ファイル」タブから「SharePointで開く」でアクセスできます。
4. ページを編集する: サイトの任意のページで「編集」をクリックします。新しいページを作成する場合は「ページ」→「新規」→「サイトページ」を選びます。
5. 「イベント」Webパーツを追加する: 編集キャンバスで「+」をクリックし、「イベント」Webパーツを選択します。表示オプションで「すべてのイベント」または「予定されているイベント」を選びます。
6. 表示するカレンダーを選択する: Webパーツのプロパティで「カレンダーの選択」をクリックし、手順2で作成したグループのカレンダーを選びます。グループ名が表示されるはずです。
7. ページを公開する: 設定を確認し、「公開」または「発行」をクリックします。これで一覧が表示されます。

よくある失敗パターンとその対処法

権限設定が不足しているとイベントが表示されない

SharePointサイトの閲覧者に「イベント」Webパーツが表示されない場合があります。グループカレンダーへのアクセス権限が足りないためです。対処として、サイトのメンバーシップを確認し、ユーザーがMicrosoft 365グループのメンバーであることを確認します。また、SharePointサイトの「サイトのアクセス許可」で「メンバー」グループに適切な権限を付与します。

会議のリンクが正しく表示されない

Outlookで会議を作成するときにTeams会議を有効にしていないと、リンクが表示されません。会議作成時に「Teams会議」トグルをオンにする必要があります。また、既存の会議を編集する場合は、会議を開いて「オンライン会議」を有効にし、更新します。

カレンダーのタイムゾーンが合わず時間がずれる

SharePointのイベント表示はサイトのタイムゾーン設定に依存します。Outlookと異なるタイムゾーンが設定されている場合、時間がずれて表示されます。SharePointサイトの設定で「地域設定」を確認し、タイムゾーンをOutlookと同じに合わせます。

他の表示方法との比較

よくある質問(FAQ)

Outlookの新しいバージョンとクラシックバージョンで手順は異なりますか?

新しいOutlook(Outlook for Windowsの新しいデザイン)とクラシックOutlookでは、グループカレンダーのアクセス方法が若干異なります。新しいOutlookでは左ペインの「グループ」から直接カレンダーを選べます。クラシックOutlookでは「フォルダー」ペインでグループを展開してカレンダーを表示します。会議作成後の共有カレンダーへの反映は同じです。

一覧に表示される会議は過去のものも含まれますか?

「イベント」Webパーツの表示オプションで「すべてのイベント」を選ぶと過去の会議も表示されます。「予定されているイベント」を選べば未来のイベントのみ表示されます。通常は「予定されているイベント」が推奨です。

複数のチームの会議を一つのページにまとめられますか?

一つの「イベント」Webパーツでは一つのグループカレンダーのみ表示できます。複数のチームの会議を一覧化するには、それぞれのグループカレンダー用に複数のWebパーツを追加するか、Power Automateを使って一つのリストに集約する方法があります。

まとめ

SharePointとOutlookを連携してTeams会議を一覧化することで、社内ポータルから予定を簡単に確認できるようになります。権限設定やタイムゾーンに注意すれば、メンテナンス不要で自動更新されます。この方法はSharePoint OnlineとExchange Onlineの連携を活用しており、特別なカスタマイズは不要です。ぜひ社内ポータルでの情報共有にお役立てください。