【Teams】TeamsのチャットデータをeDiscoveryで監査・保全するコンプライアンス手順

Microsoft Teamsでのコミュニケーションが増加するにつれ、チャットデータの監査や保全の必要性が高まっています。しかし、具体的にどのように進めれば良いか分からない方もいるでしょう。本記事では、TeamsのチャットデータをeDiscovery(電子情報開示)機能を使って監査・保全する手順を解説します。これにより、コンプライアンス要件を満たし、情報資産を安全に管理できるようになります。

Microsoft 365のコンプライアンス機能であるeDiscoveryを活用すれば、Teamsのチャットメッセージを含む様々なデータを検索・エクスポートできます。この記事を読めば、適切な手順でTeamsのチャットデータを監査・保全する方法を理解し、組織のコンプライアンス体制を強化するための第一歩を踏み出せます。

eDiscoveryでTeamsチャットデータを監査・保全する背景

近年、企業活動におけるデジタルコミュニケーションの重要性が増しています。Microsoft Teamsは、ビジネスチャット、ビデオ会議、ファイル共有など、多岐にわたるコミュニケーション手段を提供し、多くの組織で導入が進んでいます。これに伴い、チャットで交わされる情報も、業務上の意思決定、プロジェクトの記録、顧客とのやり取りなど、重要な証拠となり得ます。

しかし、これらのデータは、訴訟、内部調査、規制当局からの監査など、様々な場面で証拠として要求される可能性があります。そのため、組織はこれらのチャットデータを適切に監査・保全する体制を構築する必要があります。eDiscovery(電子情報開示)は、まさにこのニーズに応えるための機能です。eDiscoveryを使用することで、法的な要求やコンプライアンス上の必要性に応じて、Teamsのチャットメッセージを含むMicrosoft 365内の様々なコンテンツを検索、特定、収集、分析することが可能になります。

特に、Teamsのチャットデータは、従来のメールと異なり、より非公式でリアルタイムなコミュニケーションが多い傾向があります。そのため、これらのデータも包括的に管理し、必要に応じて証拠として提出できる状態にしておくことが、コンプライアンス遵守とリスク管理の観点から不可欠となります。

Teamsチャットデータが監査・保全の対象となる理由

Teamsのチャットデータが監査・保全の対象となる主な理由は、法的・規制上の要件と、組織内部のリスク管理です。多くの国や業界では、特定の種類のコミュニケーションデータを一定期間保存することを義務付けています。例えば、金融業界では、顧客とのやり取りに関する記録保持が厳しく定められています。

また、訴訟や内部不正調査が発生した場合、チャットデータは重要な証拠となることがあります。これらのデータが削除されてしまったり、アクセスできなくなったりすると、調査の妨げとなり、組織にとって不利な状況を招く可能性があります。eDiscoveryは、このような事態に備え、必要なデータを迅速かつ正確に収集するための仕組みを提供します。

さらに、組織のガバナンス強化という観点からも、チャットデータの監査・保全は重要です。従業員間のコミュニケーション内容を把握することで、コンプライアンス違反の兆候を早期に発見したり、情報漏洩のリスクを低減したりすることにつながります。eDiscoveryは、これらの目的を達成するための強力なツールとなります。

eDiscoveryとTeamsチャットデータの連携概要

Microsoft 365のeDiscovery機能は、Exchange Online、SharePoint Online、OneDrive for Business、Microsoft Teamsなど、様々なサービスにまたがるデータを横断的に検索・収集できます。Teamsのチャットデータは、Exchange Onlineのインプレースアーカイブ(訴訟ホールド)や、Microsoft Purviewのコンテンツ検索機能を通じてeDiscoveryの対象となります。

具体的には、Teamsのチャットメッセージ(1対1チャット、グループチャット、チャネルメッセージ)は、Exchange Onlineのメールボックス内に保存されるか、またはMicrosoft 365のコンテンツ検索機能によって直接インデックス化されます。これにより、eDiscoveryツールを使用して、これらのチャットメッセージを検索・絞り込み・エクスポートすることが可能になります。

eDiscoveryには、基本的なコンテンツ検索と、より高度なケース管理機能を提供するPremium eDiscoveryがあります。コンプライアンス担当者や法務担当者は、これらの機能を利用して、特定の調査や監査に必要なデータを効率的に収集・管理できます。検索対象を絞り込むための詳細な条件設定や、検索結果のプレビュー、エクスポート形式の選択など、柔軟な対応が可能です。

TeamsチャットデータをeDiscoveryで検索・保全する手順

TeamsのチャットデータをeDiscoveryで検索・保全するには、Microsoft Purview コンプライアンスポータルを使用します。このポータルは、組織のコンプライアンス関連の管理機能を集約した場所です。ここでは、基本的なコンテンツ検索機能を用いて、Teamsチャットデータを特定し、エクスポートする手順を説明します。

1. Microsoft Purview コンプライアンスポータルへのアクセス

まず、eDiscoveryの操作を行うためのポータルにアクセスします。この操作には、特定の管理者ロール(例: コンプライアンス管理者、法務担当者)が付与されている必要があります。

1. Webブラウザを開く
   お使いのWebブラウザで、Microsoft Purview コンプライアンスポータルにアクセスします。
   
   URL: https://compliance.microsoft.com/
2. サインインする
   組織の管理者アカウント(Microsoft 365の認証情報)でサインインします。

2. コンテンツ検索ケースの作成

次に、検索対象となるケースを作成します。ケースごとに検索条件や結果を管理できます。

1. 「コンテンツ検索」を選択する
   ポータルの左側ナビゲーションペインから「コンテンツ検索」を選択します。
2. 「新しい検索」をクリックする
   画面上部にある「新しい検索」ボタンをクリックして、新しい検索ケースの作成を開始します。
3. 検索の名前と説明を入力する
   「名前」フィールドに、この検索を識別するための分かりやすい名前(例: 「〇〇事件調査用Teamsチャット」)を入力します。必要に応じて「説明」フィールドに詳細を追記します。
4. 「次へ」をクリックする
   入力が完了したら、「次へ」をクリックして次のステップに進みます。

3. 検索条件の設定

ここで、監査・保全したいTeamsチャットデータを絞り込むための条件を設定します。この条件設定が、検索の精度を左右する重要な部分です。

1. 検索する場所の選択
   「場所」セクションで、「Exchangeメールボックス」と「Teamsチャット」を選択します。Teamsチャットデータは、Exchange Onlineのメールボックスにも関連付けられているため、両方を選択するのが一般的です。
2. 条件の追加
   「条件」セクションで、検索をさらに絞り込むための条件を追加します。「条件の追加」ボタンをクリックします。
3. Teamsチャットを対象とする条件設定
   Teamsチャットデータに特化した条件を設定するには、以下のいずれかの方法が考えられます。
   • メッセージの種類で絞り込む: 「メッセージの種類」条件を選択し、「チャット」や「チャネルメッセージ」などを指定します。
   • 特定のユーザーのチャットを検索する: 「差出人」または「受信者」条件で、対象となるユーザーのメールアドレスを入力します。
   • キーワードで検索する: 「キーワード」条件で、検索したい特定の単語やフレーズを入力します。
   • 日付範囲を指定する: 「日付」条件で、検索対象とする期間を設定します。
4. 複数の条件を組み合わせる
   必要に応じて、「AND」「OR」「NOT」演算子を使用して、複数の条件を組み合わせて検索精度を高めます。
5. 「次へ」をクリックする
   条件設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

4. 検索の実行とプレビュー

設定した条件で実際に検索を実行し、結果を確認します。

1. 「送信」をクリックする
   検索条件の確認画面が表示されたら、「送信」をクリックして検索を開始します。
2. 検索結果の待機
   検索には時間がかかる場合があります。検索ステータスが「完了」になるまで待ちます。
3. 検索結果の表示
   検索が完了すると、検索結果の概要(ヒットしたアイテム数など)が表示されます。「結果を表示」をクリックすると、詳細な検索結果を確認できます。
4. プレビュー(オプション)
   個々のチャットメッセージの内容を確認したい場合は、検索結果リストから該当するアイテムを選択し、「プレビュー」機能を使用します。

5. 検索結果のエクスポート

特定されたチャットデータを、証拠として利用できる形式でダウンロードします。

1. 「エクスポート」をクリックする
   検索結果画面で、「エクスポート」ボタンをクリックします。
2. エクスポートオプションの選択
   エクスポート形式や内容を以下のオプションから選択します。
   • すべてのアイテムをエクスポートする: 検索で見つかったすべてのチャットメッセージをエクスポートします。
   • アイテムをエクスポートする: 特定のアイテムのみを選択してエクスポートします。
   • エクスポート形式: 通常、「Outlookメッセージ形式(.pst)」または「個別のファイル形式」を選択します。Teamsチャットの場合は、個別のファイル形式(JSONなど)でエクスポートされることが多いです。
   • 重複除外: 重複するアイテムを除外するかどうかを選択します。
3. エクスポートの開始
   設定が完了したら、「エクスポート」をクリックしてエクスポート処理を開始します。
4. エクスポートされたファイルのダウンロード
   エクスポートが完了すると、ダウンロードリンクが提供されます。リンクをクリックして、ローカルコンピューターにファイルをダウンロードします。

6. 保持ポリシーの適用(継続的な保全)

一時的な監査・保全だけでなく、継続的にTeamsチャットデータを保全したい場合は、保持ポリシーを適用することを検討します。これは、組織のコンプライアンス要件に基づいて、一定期間データを自動的に保存する仕組みです。

1. 「保持ポリシー」に移動する
   Microsoft Purview コンプライアンスポータルで、「情報ガバナンス」>「保持ポリシー」に移動します。
2. 「新しい保持ポリシーを作成」をクリックする
   新しい保持ポリシーを作成します。
3. ポリシーの名前と説明を入力する
   ポリシーに名前(例: 「Teamsチャット7年間保持」)を付け、説明を記述します。
4. 保持期間を設定する
   データを保持する期間(例: 7年間)を設定します。
5. ポリシーを適用する場所を選択する
   「Teamsチャット」を選択します。必要に応じて、Exchangeメールボックスなども選択できます。
6. ポリシーを有効化する
   設定内容を確認し、ポリシーを有効化します。

保持ポリシーが適用されると、指定された期間、Teamsのチャットデータは削除されなくなり、eDiscoveryで検索・エクスポートできるようになります。

新しいTeams (v2) と従来TeamsのeDiscoveryの違い

新しいTeams (v2) と従来Teams間でのeDiscoveryの基本的な機能に大きな違いはありません。どちらのバージョンでも、Microsoft 365のコンプライアンス機能を利用してチャットデータを検索・保全することが可能です。

新しいTeamsでは、UIや一部の機能が刷新されていますが、バックエンドのデータストレージや管理メカニズムは、Microsoft 365の基盤サービス(Exchange Onlineなど)に依存しています。したがって、eDiscoveryでTeamsチャットデータを対象とする場合、従来通りExchange OnlineのメールボックスやMicrosoft 365のコンテンツ検索機能を通じてアクセスすることになります。

ただし、新しいTeamsの展開状況や、組織が導入しているMicrosoft 365のライセンスによっては、一部の機能の利用可否や挙動に差異が生じる可能性もゼロではありません。常に最新のMicrosoftのドキュメントを参照し、組織の環境に合わせて確認することが推奨されます。例えば、新しいTeamsで追加された特定の機能(高度な会議機能など)に関連するデータが、どのようにeDiscoveryの対象となるかについては、注意が必要です。

新しいOutlookと従来OutlookのeDiscoveryにおける関連性

新しいOutlookと従来Outlookの間でも、eDiscoveryの基本的な仕組みに大きな変更はありません。新しいOutlookは、Outlook Web App (OWA) のコードベースを基盤としており、Exchange OnlineなどのMicrosoft 365サービスとの連携は継続しています。

Teamsのチャットデータは、前述の通りExchange Onlineのメールボックスと関連付けられている場合が多いです。したがって、新しいOutlookを使用しているユーザーであっても、そのユーザーのTeamsチャットデータはeDiscoveryの対象となります。eDiscoveryツールは、Exchange Onlineのデータストアを検索するため、Outlookのクライアントアプリケーションが新しいか従来型かによって、検索結果に影響はありません。

ただし、新しいOutlookではUIの変更や一部機能の挙動が異なる場合があります。eDiscoveryで検索した結果を、新しいOutlookのインターフェースでプレビューする際に、表示方法に若干の違いが見られる可能性はあります。しかし、データ自体の検索・収集・エクスポートというコアな機能においては、影響はありません。

eDiscovery操作時の注意点とよくある失敗例

eDiscoveryは強力なツールですが、誤った設定や理解不足により、意図しない結果になったり、必要なデータが見つからなかったりするケースも少なくありません。ここでは、TeamsチャットデータのeDiscovery操作における注意点と、よくある失敗例を解説します。

h3>管理者権限がない場合

eDiscovery機能を利用するには、適切な管理者権限が必要です。コンプライアンス管理者、法務担当者、または特定のeDiscoveryマネージャーロールを持つユーザーのみが、Microsoft Purview コンプライアンスポータルにアクセスし、コンテンツ検索を実行できます。権限がないユーザーが操作しようとすると、アクセス拒否のエラーが表示されます。

対処法: 組織のMicrosoft 365管理者(グローバル管理者など)に連絡し、必要なロール(例: コンプライアンス管理者、eDiscoveryマネージャー)を付与してもらう必要があります。組織ポリシーによっては、権限付与に承認プロセスが必要な場合もあります。

h3>検索条件が広すぎる、または狭すぎる

検索条件が広すぎると、無関係なデータが大量にヒットし、必要なデータを見つけるのに時間がかかったり、エクスポートサイズが膨大になったりします。逆に、条件が狭すぎると、本来検索すべきデータが見落とされてしまう可能性があります。

対処法: 調査対象の期間、関係者、キーワードなどを可能な限り具体的に定義し、段階的に検索条件を調整することが重要です。最初は広めの条件で検索し、結果を確認しながら徐々に絞り込んでいくアプローチが有効です。また、キーワード検索では、同義語や関連語も考慮して、複数のキーワードをOR条件で組み合わせるなどの工夫も必要です。

h3>チャネルメッセージとチャットメッセージの混同

Teamsのコミュニケーションは、「チャネルメッセージ」と「1対1またはグループチャットメッセージ」に大別されます。eDiscoveryで検索する際、これらの違いを理解せずに条件を設定すると、意図しないデータのみが検索されたり、両方のデータが混在して扱われたりすることがあります。特に、チャネルメッセージはSharePointサイトのドキュメントライブラリと関連が深い場合もあります。

対処法: 検索場所の選択で「Exchangeメールボックス」や「Teamsチャット」を選択する際に、どの種類のメッセージを対象とするか明確に意識することが重要です。必要に応じて、メッセージの種類を条件として指定したり、検索結果を分類して確認したりするなどの対応を行います。調査対象がチャネル内の投稿であれば、SharePointサイトのコンテンツ検索も視野に入れる必要があります。

h3>エクスポートされたデータの形式が利用しにくい

eDiscoveryでエクスポートされるデータ形式は、通常、PSTファイルやJSONファイルなど、そのままでは人間が直接読み取りにくい形式の場合があります。これらのデータを分析するには、専用のツールやスクリプトが必要になることがあります。

対処法: エクスポート前に、どのような形式でデータが必要か(例: 裁判で証拠として提出できる形式、社内調査で分析しやすい形式)を明確にしておくことが重要です。必要に応じて、エクスポート後にデータを変換・整形するためのツール(例: PSTビューア、JSONパーサー)の利用を検討します。Microsoft Purview Premium eDiscoveryでは、より高度な分析機能が提供される場合もあります。

h3>保持ポリシーが正しく設定されていない

継続的なデータ保全のために保持ポリシーを設定しても、適用対象や期間の設定ミスがあると、データが意図した通りに保持されません。例えば、Teamsチャットが対象から漏れていたり、保持期間が短すぎたりする場合があります。

対処法: 保持ポリシーの設定時には、対象となるコミュニケーションの種類(Teamsチャット、メールなど)を正確に選択し、保持期間もコンプライアンス要件に基づいて慎重に設定します。ポリシー適用後も、定期的にポリシー設定を確認し、必要に応じて更新することが重要です。また、保持ポリシーと削除ポリシーの競合にも注意が必要です。

組織ポリシー・テナント設定による影響

eDiscoveryの機能や動作は、組織のMicrosoft 365テナント設定や、適用されているポリシーによって影響を受けることがあります。例えば、データ保持に関するポリシー(保持ポリシー、訴訟ホールドなど)がどのように設定されているかによって、eDiscoveryで検索できるデータの範囲や期間が異なります。

また、データ損失防止(DLP)ポリシーがTeamsチャットに適用されている場合、機密情報が含まれるメッセージが自動的にブロックされたり、通知されたりすることがあります。eDiscoveryの検索結果に、これらのDLPポリシーによって処理されたメッセージが含まれるかどうかは、組織の設定によります。

さらに、TeamsのデータがExchange Onlineのメールボックスに保存されるか、あるいはMicrosoft 365の他のストレージ(例: SharePoint)に保存されるかといった、データ配置に関する設定も、eDiscoveryの検索対象に影響を与える可能性があります。これらの設定は、組織のIT管理者またはコンプライアンス管理者が管理しています。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

eDiscoveryの操作自体は、Microsoft Purview コンプライアンスポータルというWebベースの管理インターフェースで行われるため、ユーザーが利用しているOS(Windows、macOS)やデバイス(PC、スマートフォン、タブレット)によって、操作手順に直接的な違いはありません。

TeamsのチャットデータがeDiscoveryの対象となるという基本的な点は、どのプラットフォームからTeamsを利用していても変わりません。したがって、Macユーザーでも、スマートフォンユーザーでも、コンプライアンス管理者であれば、Webブラウザ経由でeDiscoveryの機能にアクセスし、Teamsチャットデータを監査・保全できます。

ただし、eDiscoveryの対象となるTeamsチャットデータ自体は、ユーザーがどのプラットフォームでTeamsを利用したかに関わらず、Microsoft 365のバックエンドシステムに保存・管理されます。そのため、プラットフォームの違いがeDiscoveryの検索結果やエクスポート内容に影響を与えることはありません。

この記事では、Microsoft TeamsのチャットデータをeDiscovery機能を用いて監査・保全する手順を解説しました。Microsoft Purview コンプライアンスポータルへのアクセスから、コンテンツ検索ケースの作成、検索条件の設定、検索の実行、そしてエクスポートまでの一連の流れを理解いただけたかと思います。これにより、組織はコンプライアンス要件を満たし、法的要求や内部調査に迅速に対応できるようになります。

まずは、ご自身の組織でeDiscovery機能が利用可能か、また、ご自身にその操作権限があるかを確認することから始めてみましょう。必要に応じて、IT管理者やコンプライアンス担当者と連携し、適切な権限の付与や、組織のポリシーに沿った検索・保全計画を策定してください。さらに、保持ポリシーの適用も検討することで、継続的なデータ管理体制を構築できます。

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