【Teams】Copilotの回答精度を高めるGrounding Data設定手順

Microsoft TeamsでCopilotの回答精度に悩んでいませんか。

Copilotが生成する回答が、組織の最新情報や特定のプロジェクト内容と乖離していると感じることはありませんか。

本記事では、Teams Copilotの回答精度を劇的に向上させる「Grounding Data」の設定手順を解説します。

組織固有の情報をCopilotに学習させることで、より的確で役立つ回答を得られるようになります。

Copilotの回答精度を左右するGrounding Dataの仕組み

Microsoft Teams Copilotは、ユーザーからの質問に対し、組織内の様々なデータソースを参照して回答を生成します。

この参照されるデータソースのことを「Grounding Data」と呼びます。

Grounding Dataが適切に設定されていないと、Copilotは一般的な情報や古い情報に基づいて回答してしまう可能性があります。

逆に、最新かつ関連性の高いデータソースをGrounding Dataとして指定することで、Copilotはより正確で、組織の状況に即した回答を生成できるようになります。

これは、Copilotが回答を生成する際に「どこから情報を拾ってくるか」という、いわば「情報源」を明確に指示する作業に相当します。

組織固有のドキュメント、プロジェクトの議事録、社内WikiなどがGrounding Dataとして活用されることで、Copilotの回答は格段に価値を高めます。

Grounding Dataを設定する手順

Grounding Dataの設定は、Microsoft 365管理者権限を持つユーザーが行う必要があります。

設定はMicrosoft 365管理センターから行います。

1. Microsoft 365管理センターへのサインイン
   Webブラウザを開き、Microsoft 365管理センター(admin.microsoft.com)にアクセスします。
2. Copilot設定への移動
   左側のナビゲーションメニューから「設定」を展開し、「Copilot」を選択します。
3. Grounding Dataタブの選択
   Copilotの設定画面が表示されたら、「Grounding Data」タブをクリックします。
4. データソースの追加・管理
   「データソース」セクションで、Copilotに参照させたいデータソースを追加または管理します。
5. SharePointサイトの追加
   「SharePointサイトを追加」ボタンをクリックし、参照させたいSharePointサイトのURLを入力して保存します。
6. OneDriveフォルダの追加
   「OneDriveフォルダを追加」ボタンをクリックし、参照させたいOneDriveフォルダへのパスを指定して保存します。
7. Teamsチャネルの追加
   「Teamsチャネルを追加」ボタンをクリックし、参照させたいTeamsチャネルを選択して保存します。
8. 設定の保存と反映
   追加したデータソースを確認し、「保存」ボタンをクリックします。設定の反映には、数時間から最大24時間程度かかる場合があります。

Grounding Data設定時の注意点とよくある誤解

Grounding Dataの設定は、Copilotの回答精度に直結するため、慎重に行う必要があります。

ここでは、設定時に注意すべき点や、よくある誤解について解説します。

参照できるデータソースの種類と制限

CopilotがGrounding Dataとして参照できるのは、主にSharePoint Online、OneDrive for Business、Microsoft Teamsのチャネル内のファイルや会話です。

これらのデータソースに保存されているファイル(Word、Excel、PowerPoint、PDFなど)や、Teamsチャネルの会話履歴がCopilotの学習対象となります。

ただし、組織のポリシーによって、特定のサイトやフォルダへのアクセスが制限されている場合があります。

また、現時点では、外部のWebサイトや、SharePoint・OneDrive以外のストレージサービス(例:Google Drive、Dropbox)は直接Grounding Dataとして指定できません。

アクセス権限の重要性

Grounding Dataとして指定したデータソースへのアクセス権限は、Copilotの回答精度に大きく影響します。

Copilotは、ユーザーがアクセス権限を持つデータソースのみを参照します。

もし、Copilotが参照すべき情報が含まれているファイルやチャネルに、ユーザーがアクセスできない場合、Copilotはその情報を回答に含めることができません。

そのため、Grounding Dataとして指定する際には、対象ユーザーがそのデータにアクセスできるかを確認することが不可欠です。

管理者権限を持つユーザーは、Microsoft 365管理センターやSharePoint管理センターで、各データソースへのアクセス権限設定を確認・調整できます。

データソースの更新頻度とCopilotへの反映タイミング

Grounding Dataに指定したデータソースの内容が更新された場合、その変更がCopilotに反映されるまでには時間がかかります。

Microsoftは、データソースのインデックス作成と更新を定期的に行っていますが、リアルタイムでの反映ではありません。

一般的に、設定変更やデータ更新からCopilotへの反映までには、数時間から最大24時間程度を見込む必要があります。

そのため、最新の情報に基づいてCopilotに回答させたい場合は、データ更新後、しばらく待ってから質問することが推奨されます。

頻繁に更新される情報については、Copilotが参照するデータソースとして指定するだけでなく、別途、ユーザー自身が最新情報を確認する習慣も重要です。

不要なデータソースの除外

回答精度を維持するためには、参照させるデータソースを絞り込むことも重要です。

古い情報、関連性の低い情報、機密性の高い情報などが含まれるデータソースをGrounding Dataに含めると、Copilotの回答が混乱する可能性があります。

定期的にGrounding Dataの設定を見直し、不要になったデータソースは削除するようにしましょう。

これにより、Copilotはより的確な情報源にアクセスできるようになり、回答の質が向上します。

新しいTeams (v2)と従来Teamsでの違い

Grounding Dataの設定自体は、Microsoft 365管理センターで行われるため、Teamsのクライアントアプリケーションが新しいTeams (v2)か従来Teamsかによって、設定手順が直接的に変わることはありません。

ただし、新しいTeams (v2)では、UIの変更や一部機能の統合が行われているため、Teams内でCopilotを利用する際の操作感に若干の違いを感じる可能性があります。

Grounding Dataの設定は、あくまで管理者側の設定であり、エンドユーザーがTeamsクライアントから直接行うものではない点に留意してください。

新しいOutlookと従来Outlookでの違い

Outlookにおいても、Copilot機能が利用可能であり、Grounding Dataの設定は同様に重要です。

Outlook Copilotも、Microsoft 365管理センターで設定されたGrounding Dataを参照して回答を生成します。

新しいOutlook(プレビュー版または一般提供版)と従来Outlookの間で、CopilotのGrounding Data設定自体に直接的な違いはありません。

どちらのOutlookバージョンでも、管理者が設定したGrounding DataがCopilotの回答生成に利用されます。

Outlook Copilotが参照するデータソースとしては、Outlookのメール、カレンダー、連絡先情報に加え、TeamsチャネルやSharePoint/OneDrive上のファイルなども含まれる可能性があります。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

Grounding Dataの設定は、Microsoft 365管理センターというWebベースの管理ポータルで行われます。

そのため、設定を行うユーザーがMac、Windows、またはモバイルデバイス(スマートフォンやタブレット)のいずれを使用しているかによって、設定手順が根本的に変わることはありません。

ただし、Microsoft 365管理センターのWebサイトは、ブラウザの互換性によって表示や操作感が若干異なる場合があります。

一般的には、最新バージョンのMicrosoft Edge、Google Chrome、Safariなどの主要なWebブラウザを使用することが推奨されます。

まとめ

本記事では、Microsoft Teams Copilotの回答精度を最大限に引き出すためのGrounding Data設定手順を解説しました。

SharePointサイト、OneDriveフォルダ、Teamsチャネルなどの組織固有のデータソースを適切に指定することで、Copilotはより的確で有用な回答を生成できるようになります。

管理者権限を持つ方は、Microsoft 365管理センターでGrounding Dataの設定を確認・更新し、Copilotの活用効果を最大化してください。

今後は、Copilotの機能向上に伴い、Grounding Dataとして指定できるソースの種類も増えていく可能性があります。最新情報のキャッチアップも重要です。

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