【Teams】Copilot in Meetingsで「誰が何を言ったか」を発言者別に抽出する手順

Microsoft Teams会議中に発言された内容を、後から素早く確認したいと思ったことはありませんか。

特に大人数での会議や、重要な決定事項が飛び交う議論では、誰がどのような発言をしたかを正確に把握することが不可欠です。

しかし、会議の議事録を全て読み返すのは時間がかかります。

本記事では、Microsoft TeamsのCopilot in Meetings機能を使って、会議中の発言者とその内容を発言者別に抽出する具体的な手順を解説します。この機能を使えば、会議の振り返りが格段に効率化します。

Copilot in Meetingsの概要と発言者別抽出の仕組み

Copilot in Meetingsは、Microsoft Teams会議中にリアルタイムで音声をテキスト化し、その内容をAIが解析する機能です。会議の要約、アクションアイテムの抽出、質疑応答の特定など、様々なインテリジェントな機能を提供します。

発言者ごとの発言内容を抽出する仕組みは、会議中の音声認識データと、Copilotの自然言語処理能力に基づいています。Teamsは会議中の音声を話者分離しながらテキスト化します。Copilotはこのテキストデータと話者情報を照合し、「誰がいつ、どのような発言をしたか」を解析・整理します。ユーザーが特定の質問(プロンプト)を入力することで、Copilotはその解析結果から要求された形式で情報を提供します。発言者別に内容を抽出する機能は、この話者分離と内容解析の技術を応用したものです。

この機能を利用するには、Microsoft 365 Copilotライセンスが必要であり、組織のIT管理者によってTeams会議でのCopilot利用が許可されている必要があります。また、会議の参加者が、会議中にCopilotを起動し、議事録作成を許可していることが前提となります。

Copilot in Meetingsで発言者ごとの発言内容を抽出する手順

Copilot in Meetingsで「誰が何を言ったか」を発言者別に抽出するには、会議中にCopilotを起動し、適切なプロンプト(指示)を与える必要があります。

1. 会議中にCopilotを起動する
   Teams会議画面の上部または下部にある「Copilot」アイコンをクリックします。まだCopilotを会議で利用していない場合は、初回起動時に利用規約への同意や、議事録作成の許可を求められることがあります。
2. Copilotパネルでプロンプトを入力する
   Copilotパネルが表示されたら、テキスト入力欄に指示を入力します。発言者ごとに発言内容を抽出したい場合は、以下のようなプロンプトを入力します。

   例1: 「会議参加者全員の発言を、発言者ごとにリストアップしてください。」
   
   例2: 「〇〇さん(特定の参加者名)が会議中に発言した内容を、時系列でまとめてください。」
   
   例3: 「議論された主要なトピックについて、誰がどのような意見を述べたかを発言者別に教えてください。」

   プロンプトは具体的であるほど、Copilotは意図を正確に理解し、的確な回答を生成します。

3. Copilotの回答を確認する
   プロンプトを入力して送信すると、Copilotが会議の議事録データやトランスクリプトを解析し、指定された形式で回答を生成します。発言者別に抽出する場合、通常は参加者名とその参加者が発言した内容のリストとして表示されます。
4. 抽出結果をコピーまたは共有する
   Copilotが生成した発言者別の発言内容リストは、そのままコピーしてドキュメントに貼り付けたり、他の参加者と共有したりできます。Copilotパネルの上部にあるコピーアイコンや、共有オプションを利用してください。

Copilot in Meetingsで発言者別発言内容を抽出する際の注意点

Copilot in Meetingsは非常に便利な機能ですが、利用にあたってはいくつかの注意点と、よくある失敗例があります。これらを理解しておくことで、よりスムーズに、そして正確に情報を抽出できるようになります。

正確な音声認識と話者分離の限界

Copilotの精度は、会議中の音声認識の質に大きく依存します。参加者の話し方、マイクの性能、部屋の反響、背景ノイズなどが原因で、音声が正確にテキスト化されない場合があります。特に、複数の人が同時に話したり、早口で話したりすると、話者分離がうまくいかず、発言者が誤って認識されることがあります。

対処法:

1. 会議環境の最適化
   可能であれば、静かで反響の少ない環境で会議を行い、参加者にはクリアな音声を拾えるマイクの使用を推奨します。
2. 一人ずつ話す習慣
   会議の進行役が、参加者に対して一人ずつ話すように促すことが重要です。
3. Copilotの回答の確認
   Copilotが生成した発言内容リストは、鵜呑みにせず、重要な箇所は元の会議の録画やトランスクリプトと照らし合わせて確認する習慣をつけましょう。

プロンプトの意図が正確に伝わらない場合

CopilotはAIですが、人間のように文脈を完全に理解するわけではありません。入力するプロンプトが曖昧だったり、複雑すぎたりすると、Copilotが意図を誤解し、期待通りの結果が得られないことがあります。

例えば、「重要な発言を教えて」のように指示が曖昧だと、Copilotは何を「重要」と判断すべきか迷ってしまいます。また、「誰が何を言ったか」という指示でも、会議の参加者が非常に多く、発言内容が多岐にわたる場合、全ての情報を網羅的にリストアップするのは難しい場合があります。

対処法:

1. 明確かつ具体的に指示する
   「〇〇に関する発言」「△△の決定事項について」「□□という課題について」のように、対象を絞った具体的なプロンプトを使用しましょう。
2. 段階的に質問する
   一度に多くの情報を求めず、まずは「会議の主要な決定事項は?」と尋ね、その回答を受けて「その決定について、誰がどのような意見を述べましたか?」のように、段階的に質問を深めていくと効果的です。
3. プロンプトの試行錯誤
   期待通りの結果が得られない場合は、プロンプトの表現を変えて再度試してみましょう。

Copilotの利用権限や設定の問題

Copilot in Meetingsは、Microsoft 365 Copilotライセンスがないと利用できません。また、組織のIT管理者によって、Teams会議でのCopilot機能の使用が許可されていない場合もあります。さらに、会議の主催者や参加者が、会議中にCopilotを起動し、議事録作成を許可していない場合も、Copilotは機能しません。

対処法:

1. ライセンスの確認
   Copilot in Meetingsを利用するには、Microsoft 365 Copilotライセンスが必要です。ご自身のライセンス状況を確認してください。
2. 管理者への確認
   組織のIT管理者に対し、Copilot in Meetingsの利用が許可されているか、また、利用に必要な設定が完了しているかを確認してください。
3. 会議参加者への確認
   会議の主催者や他の参加者が、Copilotの利用を許可しているか確認してください。会議開始前に、Copilotを利用する旨を参加者に伝えておくことが望ましいです。

新しいTeams (v2) と従来Teamsでの違い

新しいTeams (v2) は、パフォーマンスの向上やユーザーインターフェースの刷新が図られています。Copilot in Meetingsの基本的な機能や操作方法は、従来Teamsと大きく変わりませんが、Copilotの起動場所やパネルのデザインが若干変更されている場合があります。

従来Teamsでは、会議ウィンドウの上部や下部にCopilotアイコンが表示されていました。新しいTeams (v2) でも同様に、会議コントロールの中にCopilotのアイコンが配置されています。アイコンのデザインや配置場所は、Teamsのアップデートによって変更される可能性があります。しかし、Copilotパネルの操作性や、プロンプトを入力して回答を得るという基本的な流れは共通しています。

発言者別に発言内容を抽出するプロンプトや、Copilotの回答形式も、基本的には両バージョンで同じように機能します。もし操作方法に迷った場合は、Teamsのバージョンに応じたヘルプドキュメントを参照することをお勧めします。

新しいOutlookと従来Outlookでの違い

Copilot in MeetingsはTeamsの機能であり、Outlookの機能ではありません。そのため、新しいOutlookや従来Outlookの操作方法やインターフェースの違いが、Copilot in Meetingsの発言者別抽出機能に直接影響することはありません。

ただし、Copilot for Microsoft 365は、Outlook内でもメール作成支援などの機能を提供しています。これらの機能は、新しいOutlookと従来Outlookでインターフェースや一部の振る舞いが異なる場合があります。しかし、Teams会議中のCopilotの利用に関しては、Outlookのバージョンは関係ありません。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

Copilot in Meetingsの発言者別抽出機能の基本的な操作方法は、Mac版、モバイル版 (iOS/Android)、Web版Teamsでも、Windows版とほぼ同様です。Copilotアイコンをクリックし、プロンプトを入力して回答を得るという流れは共通しています。

しかし、画面サイズや操作インターフェースの違いから、アイコンの配置場所やパネルの表示方法、テキスト入力欄の場所などに若干の違いが見られることがあります。

Mac版Teams: Windows版と非常に似たインターフェースで、Copilotアイコンは会議コントロール内に配置されます。

モバイル版Teams: スマートフォンの画面サイズに合わせて最適化されています。Copilotアイコンは、会議画面下部のメニューや、より絞られたコントロールボタンの中に配置されていることが多いです。プロンプト入力も、モバイルデバイスでのテキスト入力に適した形式になります。

Web版Teams: ブラウザ上で動作するため、インストール版のTeamsとは若干挙動が異なる場合がありますが、Copilotの機能自体は利用可能です。アイコンの配置やパネルの表示は、インストール版に近いことが多いです。

どのプラットフォームを利用する場合でも、Copilot in Meetingsの基本機能である「発言者別に発言内容を抽出する」という目的は達成できます。操作に迷った場合は、各プラットフォームのTeamsヘルプを参照すると良いでしょう。

まとめ

本記事では、Microsoft TeamsのCopilot in Meetings機能を利用して、会議中の発言者とその発言内容を発言者別に抽出する具体的な手順と、その際の注意点について解説しました。

Copilot in Meetingsの「発言者別抽出」機能を使えば、会議の議事録作成や情報共有の効率が大幅に向上します。正確な音声認識と適切なプロンプトの入力が、この機能を最大限に活用する鍵となります。

今後は、Copilotの回答を編集・整形する機能や、特定のトピックに関する発言をさらに深掘りする機能なども登場する可能性があります。会議の振り返りを効率化するために、ぜひCopilot in Meetingsの発言者別抽出機能を活用してみてください。

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