【Teams】Watermark機能を会議・画面共有の両方で有効化する手順

Microsoft Teams会議中に、画面に透かし(Watermark)を表示させたいと思ったことはありませんか。会議の内容を保護したり、情報漏洩のリスクを低減したりするために、この機能は非常に有効です。しかし、TeamsのWatermark機能は、会議中の発言者名や共有画面に表示されるため、会議参加者全員が同じように設定できるわけではありません。組織によっては、管理者が設定を制御している場合もあります。この記事では、Teams会議と画面共有の両方でWatermark機能を有効にするための具体的な手順を解説します。管理者が設定できる項目と、ユーザーができる設定の両方を確認し、組織全体のセキュリティを高めましょう。

Teams会議におけるWatermarkの仕組みと設定の前提

Microsoft TeamsのWatermark機能は、会議中の参加者名や画面共有の内容に、設定されたテキストを透かしとして重ね合わせる機能です。これにより、会議の機密性を高め、情報漏洩の抑止力となります。この機能は、主に会議の主催者や参加者のプライバシーを守るために利用されます。しかし、このWatermark機能は、すべてのユーザーが自由に設定できるわけではありません。基本的には、Microsoft 365の管理者がTeamsの会議ポリシーを通じて設定を制御します。そのため、ユーザーがこの機能を有効にしたい場合は、まず管理者に相談するか、組織のポリシーを確認する必要があります。

Watermark機能は、会議の参加者名に重ねて表示される場合と、画面共有の内容に重ねて表示される場合があります。後者の画面共有Watermarkは、より高度なセキュリティ設定として提供されており、組織のコンプライアンス要件に応じて有効化されます。管理者設定によっては、Watermarkに含めるテキスト(例: 参加者名、メールアドレス、日付など)をカスタマイズすることも可能です。この機能が利用できるMicrosoft 365のライセンスや、Teamsのバージョン(新しいTeams v2を含む)によっても挙動が異なる場合があります。一般的には、Microsoft 365 Business Premium、Microsoft 365 E3、Microsoft 365 E5などのライセンスで利用可能です。

管理者によるTeams会議Watermarkの有効化手順

Teams会議でWatermark機能を有効にするには、Microsoft 365管理センターまたはTeams管理センターで、会議ポリシーの設定を変更する必要があります。ここでは、管理者向けの具体的な手順を説明します。この設定は、組織全体の会議に影響を与えるため、慎重に実施してください。

1. Microsoft 365管理センターへのサインイン
   組織のグローバル管理者またはTeams管理者権限を持つアカウントで、Microsoft 365管理センターにサインインします。
2. Teams管理センターへの移動
   管理センターの左側ナビゲーションメニューから「すべてのアプリを表示」を選択し、「Teams」をクリックしてTeams管理センターを開きます。
3. 会議ポリシーの選択
   Teams管理センターの左側メニューで、「会議」>「会議ポリシー」を選択します。
4. ポリシーの新規作成または編集
   既存のポリシーを編集するか、新しいポリシーを作成します。組織全体に適用する場合は、デフォルトのグローバルポリシーを編集することも可能ですが、特定のユーザーグループにのみ適用したい場合は、新しいポリシーを作成して割り当てることを推奨します。ここでは、新しいポリシーを作成する手順を例に説明します。ポリシー名を入力し、「追加」ボタンをクリックします。
5. Watermark設定の有効化
   作成または編集中のポリシー設定画面で、以下の設定項目を探します。
   • 会議中に透かしを表示する(Show watermarks in meetings): この設定を「オン」にします。これにより、会議中の参加者名や発言内容にWatermarkが表示されるようになります。
   • 画面共有中に透かしを表示する(Show watermarks during screen sharing): この設定も「オン」にします。これにより、画面共有の内容にもWatermarkが表示されるようになります。
6. Watermarkテキストの設定(オプション)
   「会議の透かしテキスト」または「画面共有の透かしテキスト」という項目がある場合、ここで表示したいテキストを入力できます。例えば、「Confidential – [参加者名] – [日付]」のように、動的に変更される情報を含めることも可能です。利用可能な変数については、Microsoftのドキュメントを参照してください。
7. 設定の保存
   必要な設定が完了したら、「保存」ボタンをクリックしてポリシーを保存します。
8. ポリシーの割り当て
   新しく作成したポリシーは、ユーザーまたはグループに割り当てる必要があります。左側メニューの「ユーザー」>「ユーザーを管理」から対象ユーザーを選択し、「ポリシー」タブで作成したポリシーを割り当てます。グローバルポリシーを編集した場合は、この手順は不要です。

これらの設定が完了すると、ポリシーが適用されたユーザーが参加するTeams会議や画面共有でWatermarkが表示されるようになります。

ユーザー側でのWatermark表示確認手順

管理者が会議ポリシーでWatermark機能を有効にした後、ユーザーは実際にTeams会議に参加して、Watermarkが正しく表示されるかを確認する必要があります。ユーザー側で特別な操作は不要ですが、以下の点を確認してください。

1. Teams会議への参加
   管理者が設定したポリシーが適用されているユーザーアカウントで、Teams会議をスケジュールまたは参加します。
2. 会議画面での確認
   会議が開始されたら、画面上にWatermarkが表示されているかを確認します。
• 発言者名・参加者リスト: 会議画面の右上などに、設定されたWatermarkテキスト(例: 参加者名、メールアドレスなど)が表示されているか確認します。
• 画面共有時: 他の参加者が画面共有を開始した際に、共有されている画面の内容にWatermarkが重ねて表示されているか確認します。
3. 新しいTeams (v2) と従来Teamsの違い
   新しいTeams (v2) と従来Teamsでは、UIのデザインや一部機能の配置が異なりますが、Watermark機能の基本的な動作や有効化の仕組みに大きな違いはありません。管理者がポリシーを設定すれば、どちらのバージョンのTeamsでもWatermarkは表示されます。

もしWatermarkが表示されない場合は、管理者が設定したポリシーが正しく適用されているか、または設定に反映されるまで時間がかかっている可能性があります。その場合は、IT管理者にご確認ください。

画面共有Watermarkの追加設定と注意点

Teamsの画面共有におけるWatermark機能は、会議中のWatermarkとは別に、より詳細な設定が可能な場合があります。これは、組織のセキュリティポリシーをより厳格にするために役立ちます。特に、機密性の高い情報を共有する際に、画面共有の内容に透かしを入れることは有効な対策です。

管理者向けのTeams管理センターでは、「会議」>「会議ポリシー」の画面で、会議中のWatermarkとは別に「画面共有中の透かし」に関する設定項目が存在することがあります。ここで、Watermarkに含める情報(例: ユーザー名、メールアドレス、組織名、日付、時刻など)を選択したり、カスタムテキストを入力したりできます。これらの設定は、組織のコンプライアンス担当者やセキュリティ管理者の指示に従って行うことが重要です。

注意点

組織ポリシーによる制限

Watermark機能は、組織のMicrosoft 365テナント設定や、適用されているライセンスによって利用できない場合があります。また、一部の古いデバイスやOSバージョンでは、正常に表示されない可能性も考慮する必要があります。管理者は、組織のITポリシーとライセンス状況を確認した上で、この機能を有効化すべきです。

新しいTeams (v2) と従来Teamsの互換性

新しいTeams (v2) は、従来のTeamsと比較してパフォーマンスやUIが改善されていますが、Watermark機能のようなセキュリティ関連の機能は、両バージョンで一貫して動作するように設計されています。管理者設定が正しく行われていれば、新しいTeams (v2) を利用しているユーザーにもWatermarkは表示されます。

パフォーマンスへの影響

Watermark機能の有効化が、会議や画面共有のパフォーマンスに顕著な影響を与えることは稀です。しかし、非常に大規模な会議や、低スペックなデバイスを使用している環境では、わずかにリソース消費が増加する可能性も否定できません。導入前に、小規模なテストグループでパフォーマンスを確認することをお勧めします。

ユーザーによる無効化の不可

管理者がポリシーでWatermark機能を有効にした場合、通常、一般ユーザーはその設定を無効にすることはできません。これは、組織としてセキュリティポリシーを強制するためです。もしユーザーがWatermarkの表示を避けたい場合は、IT管理者に相談する必要があります。

Mac版・モバイル版・Web版での表示

TeamsのWatermark機能は、Windows版だけでなく、Mac版、モバイル版(iOS/Android)、およびWeb版でも同様に機能します。管理者がポリシーを設定すれば、どのプラットフォームから会議に参加してもWatermarkは表示されるはずです。ただし、デバイスの画面サイズや解像度によっては、Watermarkの表示方法や視認性に若干の違いが生じる可能性があります。

まとめ

Microsoft TeamsのWatermark機能は、会議や画面共有の内容を保護し、機密情報をより安全に扱うための強力なツールです。この記事では、管理者がTeams管理センターで会議ポリシーを通じてWatermark機能を有効化する手順を解説しました。これにより、組織全体のセキュリティレベルを向上させることができます。ユーザーは、管理者の設定に基づいて、会議中にWatermarkが正しく表示されるかを確認してください。今後、さらにセキュリティを強化したい場合は、画面共有Watermarkのカスタマイズ設定も検討すると良いでしょう。組織のIT管理者と連携し、Teamsのセキュリティ機能を最大限に活用してください。