【Teams】通話履歴をCSV形式でエクスポートする手順

Microsoft Teamsの通話履歴をCSV形式でエクスポートしたいですか?

業務で利用した通話記録を後から確認したり、経費精算のために利用したりする際に、通話履歴を一覧で把握できると便利です。

この記事では、Microsoft Teamsの通話履歴をCSVファイルとしてダウンロードする具体的な手順を解説します。これにより、通話記録の管理が格段に楽になります。

Teams通話履歴のエクスポート機能の概要

Microsoft Teamsでは、過去の通話履歴をCSV形式でエクスポートする機能が提供されています。この機能を利用することで、個々の通話の詳細情報を一覧で確認できるようになります。

エクスポートされるCSVファイルには、通話が行われた日時、相手の名前や連絡先、通話時間、通話種別(音声通話、ビデオ通話、会議など)といった情報が含まれます。これらの情報は、後から通話内容を振り返ったり、利用状況を分析したりする際に役立ちます。

この機能は、TeamsのデスクトップアプリケーションやWebブラウザ版から利用可能です。ただし、エクスポートできるのは、ユーザー自身が行った通話の履歴に限られます。組織全体の通話レポートを取得するには、Teams管理者による別途操作が必要となる場合があります。

Teams通話履歴をCSV形式でエクスポートする手順

Teamsの通話履歴をCSVファイルとしてダウンロードする手順は、非常にシンプルです。以下のステップに従って操作してください。

1. Teamsアプリケーションを開く
   Microsoft TeamsのデスクトップアプリケーションまたはWebブラウザ版を開きます。
2. 「通話」タブに移動する
   画面左側のナビゲーションメニューから「通話」アイコンをクリックして、通話履歴画面を表示します。
3. 通話履歴を確認する
   「履歴」タブが表示されていることを確認します。ここに、過去の通話記録が一覧で表示されます。
4. 「エクスポート」ボタンをクリックする
   通話履歴一覧の上部にある「エクスポート」ボタンを探してクリックします。通常、このボタンは「履歴」タブの右側などに配置されています。
5. CSVファイルのダウンロードを待つ
   ボタンをクリックすると、Teamsが通話履歴データを処理し、CSVファイルを生成します。処理が完了すると、自動的にダウンロードが開始されるか、ダウンロードリンクが表示されます。
6. ダウンロードしたファイルを開く
   ダウンロードされたCSVファイルを開くと、Excelなどの表計算ソフトで通話履歴の詳細を確認できます。

新しいTeams(v2)と従来Teamsでの操作の違い

新しいTeams(v2)と従来Teamsでは、インターフェースのデザインや一部の機能配置に違いがあります。

しかし、通話履歴のエクスポート機能に関しては、基本的な操作手順に大きな変更はありません。どちらのバージョンでも、「通話」タブから「履歴」を表示し、「エクスポート」ボタンをクリックすることで、同様にCSVファイルをダウンロードできます。

もし、操作画面が見つからない場合は、UIの微細な違いによる可能性があります。従来Teamsでは画面上部付近にあったボタンが、新しいTeamsでは画面右上に移動している、といったケースが考えられます。その場合は、画面全体を注意深く確認してください。

新しいOutlookと従来Outlookでの操作の違い

Teamsの通話履歴のエクスポート機能は、Microsoft Teamsのアプリケーションに依存する機能です。そのため、Microsoft Outlookのバージョン(新しいOutlookか従来Outlookか)によって、Teamsの通話履歴のエクスポート手順が直接変更されることはありません。

Outlookは主にメールや予定表の管理に使用されるアプリケーションであり、Teamsの通話履歴管理とは独立しています。Teamsの通話履歴をエクスポートしたい場合は、必ずTeamsアプリケーション側で操作を行ってください。

エクスポートされるCSVファイルの内容詳細

TeamsからエクスポートされるCSVファイルには、以下のような情報が含まれます。これらの項目は、通話の性質や設定によって若干異なる場合があります。

通話日時 (Date/Time)

通話が開始された正確な日時が記録されます。タイムゾーンも含まれるため、グローバルなチームでの利用でも混乱を防げます。

相手の名前/連絡先 (Contact Name/Number)

通話相手の氏名、または電話番号が記録されます。Teamsユーザーであれば氏名、外部の電話番号への発信であればその番号が表示されます。

通話時間 (Duration)

通話が実際に行われた時間(秒または分単位)が記録されます。応答があった時間のみがカウントされる場合が多いです。

通話種別 (Type)

通話の種類が示されます。例えば、「着信通話」「発信通話」「不在着信」「会議通話」などの区分があります。

通話ID (Call ID)

各通話セッションに一意に割り当てられる識別子です。サポートへの問い合わせなどで役立つ場合があります。

通話ステータス (Status)

通話の結果(完了、切断、拒否など)を示すステータスが表示されることがあります。

エクスポート機能が利用できない場合の確認事項

Teamsの通話履歴エクスポート機能が利用できない、または「エクスポート」ボタンが表示されない場合、いくつかの原因が考えられます。

管理者による設定制限

Teamsの管理者は、組織全体のセキュリティポリシーやコンプライアンス要件に基づき、通話履歴のエクスポート機能を制限する設定が可能です。

もし「エクスポート」ボタンが見当たらない、またはクリックできない場合は、組織のTeams管理者にお問い合わせください。管理者は、Microsoft 365管理センターやTeams管理センターで、ユーザーごとの通話ポリシー設定を確認・変更できます。

ライセンスの種類

一部のBasicライセンスや、特定の機能が制限されたライセンスでは、高度な通話管理機能が利用できない場合があります。通常、Microsoft 365 Business Basic以上のライセンスであれば利用可能ですが、念のためご自身のライセンス種別を確認すると良いでしょう。

Teamsのバージョンと更新状況

利用しているTeamsアプリケーションのバージョンが古い場合、最新の機能が利用できないことがあります。Teamsアプリケーションが最新の状態に更新されているか確認してください。

デスクトップアプリケーションの場合、通常は自動更新されますが、手動での更新が必要な場合もあります。アプリケーション右上のプロフィールアイコンから「更新プログラムのチェック」を実行してみてください。

Webブラウザ版での制限

Webブラウザ版Teamsで操作している場合、ブラウザのキャッシュやCookieの問題、あるいはブラウザ自体の互換性によって、機能が正常に動作しないことがあります。

この場合、ブラウザのキャッシュとCookieをクリアしてから再度試すか、別のWebブラウザ(Microsoft Edge、Google Chromeなど)でアクセスしてみてください。また、新しいTeams(v2)クライアントでは、Web版でもよりデスクトップアプリに近い機能が提供される傾向にあります。

通話履歴のエクスポートに関する注意点

通話履歴をエクスポートする際には、いくつか注意すべき点があります。

エクスポートできる期間

Teamsの通話履歴は、一定期間(通常は数ヶ月)を過ぎると自動的に削除される場合があります。エクスポート機能で取得できるのは、システムに保存されている期間内の履歴のみです。長期間の記録が必要な場合は、定期的にエクスポートして保存しておくことを推奨します。

個人情報とコンプライアンス

通話履歴には、通話相手の情報や通話時間など、個人情報が含まれる場合があります。エクスポートしたCSVファイルは、機密情報として適切に管理し、必要最小限の範囲で共有するようにしてください。組織のコンプライアンスポリシーに従って取り扱ってください。

管理者権限について

一般ユーザーが自身の通話履歴をエクスポートする操作には、管理者権限は不要です。しかし、組織全体の通話レポートを詳細に分析したり、過去の通話記録を網羅的に取得したりする場合は、Teams管理者またはグローバル管理者の権限が必要となる場合があります。

新しいTeams(v2)と従来TeamsのUIの違いによる戸惑い

前述の通り、新しいTeams(v2)ではUIデザインが刷新されています。そのため、従来Teamsに慣れているユーザーは、ボタンの配置やメニューの構造が異なり、一時的に戸惑う可能性があります。

しかし、基本的な機能(通話履歴のエクスポート)は引き続き提供されています。もし、操作方法が分からなくなった場合は、Teamsのヘルプドキュメントを参照したり、同僚に確認したりするのも良いでしょう。多くの場合、画面の右上に「…」メニューや歯車アイコンなど、追加オプションを示す箇所にエクスポート機能が隠されていることもあります。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

Teamsの通話履歴エクスポート機能は、基本的にどのプラットフォームからでも利用できますが、UIや一部の操作感に違いがあります。

Mac版

Mac版Teamsデスクトップアプリケーションでも、Windows版と同様に「通話」タブから「履歴」を表示し、「エクスポート」ボタンをクリックすることでCSVファイルをダウンロードできます。操作手順はWindows版とほぼ同じです。

モバイル版 (iOS/Android)

モバイル版Teamsアプリでは、通話履歴の確認は可能ですが、現時点(2024年5月)では、直接CSVファイルとしてエクスポートする機能は提供されていません。

モバイルデバイスで通話履歴を管理したい場合は、PC版Teamsにサインインしてエクスポートを行うか、必要に応じて通話記録を個別にコピー&ペーストするなどの代替手段を検討する必要があります。

Web版

Webブラウザ版Teamsでも、デスクトップアプリケーション版と同様に「通話」タブから「履歴」を確認し、「エクスポート」ボタンをクリックしてCSVファイルをダウンロードできます。操作感もデスクトップ版に近いです。

ただし、Webブラウザの互換性や設定によっては、ダウンロードがうまくいかない場合があります。その際は、前述の「Webブラウザ版での制限」セクションで述べた対処法を試してみてください。

まとめ

この記事では、Microsoft Teamsの通話履歴をCSV形式でエクスポートする手順を詳しく解説しました。この手順により、過去の通話記録を一覧で確認できるようになり、業務効率の向上に繋がります。

今後は、定期的に通話履歴をエクスポートしてバックアップを取ることを習慣づけましょう。また、エクスポートしたCSVファイルは、Excelなどの表計算ソフトでさらに詳細な分析や加工に活用できます。

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