【Teams】フォーカスタイム中でも上司からの連絡だけ通知する優先設定手順

Microsoft Teamsのフォーカスタイムは、集中したい作業時間を確保するために便利です。

しかし、重要な連絡を見逃したくないというビジネスマンも多いはずです。

特に、上司からの緊急連絡などは、フォーカスタイム中でも確実に受け取りたいものです。

この記事では、Teamsのフォーカスタイム中に上司からの連絡のみを通知する優先設定の手順を解説します。

これにより、集中を維持しながらも、重要なコミュニケーションを見逃す心配がなくなります。

Teamsにおける通知の仕組みとフォーカスタイムの役割

Microsoft Teamsの通知システムは、ユーザーが意図しない情報で中断されないように設計されています。

通常、Teamsではチャットメッセージ、メンション、会議の開始など、様々なイベントに対して通知が送られます。

しかし、これらの通知が頻繁に届くと、作業に集中できなくなることがあります。

そこで導入されたのが「フォーカスタイム」機能です。これは、ユーザーが集中したい時間を設定し、その間は一部の通知を抑制するものです。

フォーカスタイム中は、デフォルトではほとんどの通知がミュートされます。これにより、作業への没頭を助けます。

しかし、ビジネスの現場では、フォーカスタイム中であっても、上司など特定の人物からの緊急性の高い連絡は、すぐに確認する必要があります。

Teamsは、このようなニーズに対応するため、通知の優先度を設定する機能を提供しています。

この機能を使えば、フォーカスタイム中でも、あらかじめ指定した相手からのメッセージやメンションを見逃さずに受け取ることが可能です。

新しいTeams(v2)と従来Teamsの通知設定の違い

新しいMicrosoft Teams (v2) は、従来のTeamsと比較して、ユーザーインターフェースが刷新され、一部の機能の配置や設定方法が変更されています。

通知設定に関しても、新しいTeamsではより直感的で分かりやすい操作を目指しています。

具体的には、設定メニューの階層が整理され、目的の項目にたどり着きやすくなっています。

従来Teamsでは、「設定」メニューから「通知」を選択し、さらに詳細な設定を行う必要がありました。

新しいTeamsでも基本的な流れは似ていますが、設定項目の名称や配置が変更されている場合があります。

特に、フォーカスタイム中の通知制御や、特定の相手を優先する設定は、新しいインターフェースでよりアクセスしやすくなっています。

ただし、基本的な通知の仕組みや、優先度を設定する概念は共通しています。

組織のポリシーやテナント設定によっては、管理者によって一部の通知設定が制限されている場合がある点も、従来Teamsと同様に注意が必要です。

上司を優先連絡先として登録する手順

Teamsで上司からの連絡をフォーカスタイム中でも確実に受け取るためには、まず上司を「優先連絡先」として登録する必要があります。

この設定を行うことで、上司からのチャットメッセージやメンションに対して、特別な通知設定を適用できるようになります。

以下に、その具体的な手順を説明します。

1. Teamsを開く
   Microsoft Teamsアプリケーションを起動します。
2. 上司を検索する
   Teamsの検索バーに、上司の名前を入力して検索します。
3. プロフィールを開く
   検索結果から上司の名前をクリックし、プロフィールカードを表示させます。
4. 「優先連絡先に追加」を選択する
   プロフィールカードの右上にある「…」(その他のオプション)アイコンをクリックします。表示されるメニューから「優先連絡先に追加」を選択します。
5. 確認する
   「優先連絡先に追加」を選択すると、上司が優先連絡先リストに追加されます。

この手順により、上司はあなたの優先連絡先リストに追加され、後続の設定で通知を制御できるようになります。

(※新しいTeams(v2)でも、この基本的な優先連絡先への追加手順は同様です。)

フォーカスタイム中の通知を「すべて」に設定する手順

次に、フォーカスタイム中の通知設定を「すべて」に変更する手順を説明します。これにより、優先連絡先からの通知が届くようになります。

この設定は、Teamsの「通知」設定画面から行います。

新しいTeams(v2)での設定手順

新しいTeamsでは、設定画面がより整理されています。以下の手順で進めてください。

1. Teamsの設定を開く
   Teamsの画面右上にあるプロフィール画像をクリックします。表示されるメニューから「設定」を選択します。
2. 「通知」を選択する
   左側のメニューから「通知」をクリックします。
3. 「通知」セクションの設定
   「通知」セクションの「Teamsの通知」という項目を探します。
4. 「フォーカスタイム」の設定を変更する
   「Teamsの通知」の下に、「フォーカスタイム」という項目があります。その横にあるドロップダウンメニューをクリックします。
5. 「すべて」を選択する
   ドロップダウンメニューの中から「すべて」を選択します。
6. 設定を保存する
   設定は自動的に保存されます。設定画面を閉じます。

この設定により、フォーカスタイム中であっても、すべての通知が届くようになります。

しかし、これだけでは上司からの連絡だけを特別扱いすることはできません。次のステップで、優先連絡先からの通知を制御します。

従来Teamsでの設定手順(参考)

従来Teamsでの設定手順も、基本的な流れは同じです。

1. Teamsの設定を開く
   Teamsの画面右上にあるプロフィール画像をクリックし、「設定」を選択します。
2. 「通知」を選択する
   左側のメニューから「通知」をクリックします。
3. 「通知」セクションの設定
   「通知」セクションで「Teamsの通知」を探します。
4. 「フォーカスタイム」の設定を変更する
   「フォーカスタイム」の項目で、ドロップダウンメニューから「すべて」を選択します。
5. 設定を保存する
   設定は自動的に保存されます。

新しいTeamsと従来Teamsで、通知設定の項目名や配置に若干の違いはありますが、フォーカスタイム中の通知を「すべて」にするという目的は同じです。

優先連絡先からの通知を「バナーとフィード」に設定する手順

フォーカスタイム中の通知を「すべて」に設定した場合、すべての通知が届くようになります。

しかし、これでは意図しない通知で集中が途切れてしまう可能性があります。

そこで、優先連絡先(今回であれば上司)からの通知のみを、目立つように表示させる設定を行います。

この設定は、「優先連絡先」の項目で行います。

新しいTeams(v2)での設定手順

新しいTeamsでの設定手順は以下の通りです。

1. Teamsの設定を開く
   Teamsの画面右上にあるプロフィール画像をクリックし、「設定」を選択します。
2. 「通知」を選択する
   左側のメニューから「通知」をクリックします。
3. 「優先連絡先」セクションの設定
   「通知」設定画面を下にスクロールし、「優先連絡先」セクションを見つけます。
4. 「チャットメッセージ」と「メンション」の設定
   「優先連絡先」セクションで、「チャットメッセージ」と「メンション」という項目があります。それぞれの横にあるドロップダウンメニューをクリックします。
5. 「バナーとフィード」を選択する
   ドロップダウンメニューの中から「バナーとフィード」を選択します。
6. 設定を保存する
   設定は自動的に保存されます。設定画面を閉じます。

「バナーとフィード」を選択すると、優先連絡先からのチャットメッセージやメンションがあった際に、画面右下に通知バナーが表示され、アクティビティフィードにも通知が記録されます。

これにより、フォーカスタイム中でも、上司からの重要な連絡を見逃すことなく、すぐに把握できるようになります。

従来Teamsでの設定手順(参考)

従来Teamsでも、同様の設定が可能です。

1. Teamsの設定を開く
   Teamsの画面右上にあるプロフィール画像をクリックし、「設定」を選択します。
2. 「通知」を選択する
   左側のメニューから「通知」をクリックします。
3. 「優先連絡先」セクションの設定
   「通知」設定画面で「優先連絡先」セクションを探します。
4. 「チャットメッセージ」と「メンション」の設定
   「チャットメッセージ」と「メンション」の項目で、ドロップダウンメニューから「バナーとフィード」を選択します。
5. 設定を保存する
   設定は自動的に保存されます。

どちらのバージョンのTeamsを使用している場合でも、優先連絡先からの通知を「バナーとフィード」に設定することで、重要な連絡を見逃さないようにできます。

その他の通知設定オプションと注意点

Teamsの通知設定には、他にもいくつかのオプションがあります。これらを理解することで、より柔軟な通知管理が可能になります。

通知音の有無

「バナーとフィード」を設定した場合、通知音を鳴らすかどうかも選択できます。

「通知音を鳴らす」のチェックボックスをオンにすると、通知があった際に音が鳴ります。

集中を妨げたくない場合は、このチェックを外しておくと良いでしょう。

会議中の通知設定

Teamsでは、会議中に通知をオフにする設定も可能です。

「会議中」という項目があり、ここで「通知をオフにする」を選択すると、会議に参加中はすべての通知がミュートされます。

この設定は、フォーカスタイムとは別に、会議に集中したい場合に役立ちます。

組織ポリシーによる制限

前述の通り、組織の管理者によってTeamsの通知設定の一部が制限されている場合があります。

もし、上記の手順で設定を変更できない、または期待通りの動作にならない場合は、IT管理者にお問い合わせください。

例えば、特定の通知レベル(「バナーとフィード」など)が組織ポリシーで許可されていない可能性があります。

新しいTeams(v2)と従来TeamsのUIの違いによる戸惑い

新しいTeams (v2)への移行に伴い、ユーザーインターフェースの変更に戸惑うことがあります。

特に、設定メニューの場所や項目名が若干変わっているため、慣れるまで時間がかかるかもしれません。

しかし、基本的な通知の考え方や優先度設定の機能は維持されています。

もし設定が見つからない場合は、設定メニュー全体を注意深く確認するか、Teamsのヘルプドキュメントを参照すると良いでしょう。

モバイル版・Web版Teamsでの違い

Teamsの通知設定は、デスクトップ版だけでなく、モバイル版(iOS/Android)やWeb版でも同様に行うことができます。

ただし、モバイル版ではOSの通知設定との連携が重要になります。

Teamsアプリ自体の通知設定をオンにしていても、スマートフォンの設定でTeamsの通知がオフになっていると、通知は届きません。

Web版Teamsでは、ブラウザの通知許可設定も関係してきます。

デスクトップ版と同様に、優先連絡先からの通知を「バナーとフィード」に設定することで、重要な連絡を見逃さないようにできます。

まとめ

この記事では、Microsoft Teamsのフォーカスタイム中でも、上司からの連絡のみを確実に受け取るための優先設定手順を解説しました。

上司を「優先連絡先」に登録し、通知設定で「バナーとフィード」を選択することで、集中を維持しながらも重要なコミュニケーションを見逃すリスクを減らせます。

新しいTeams (v2)でも、従来Teamsでも、これらの設定は同様に行うことができます。

ぜひ、この設定を活用して、より効率的で生産性の高い働き方を実現してください。

次に、自分にとって重要な他のメンバーも優先連絡先に追加してみることをお勧めします。

👥

Teams/Outlookトラブル完全解決データベース サインイン、接続エラー、メール送受信の不具合など、特有のトラブル解決策を網羅。困った時の逆引きに活用してください。