【Teams】Teams会議でPolly等のアドインで投票を実施する手順

Microsoft Teamsの会議中に参加者の意見を集めたい場合、PollyやSlidoなどのアドインを使った投票が便利です。これらのアドインを利用すれば、リアルタイムでアンケートを実施し、結果をグラフで表示できます。本記事では、Teams会議でPolly等のアドインを使って投票を実施する具体的な手順を解説します。

Teams会議でPolly等のアドインを使うための前提条件

PollyやSlidoは、Microsoft Teamsのアドインとして利用できるサードパーティ製の投票ツールです。これらを使用するには、まず組織のTeams管理センターでアドインが許可されている必要があります。管理者が「統合アプリ」の設定でPollyなどのアプリを許可していない場合、ユーザーは追加できません。また、会議の開催者または発表者の権限が必要です。参加者だけでは投票を作成できません。

具体例として、以下のようなアドインがTeams会議でよく使われます。

• Polly: 多肢選択やランキング投票が可能で、結果を棒グラフで表示できます。
• Slido: 匿名投票やQ&A機能も備え、大規模なウェビナーで人気です。
• Microsoft Forms: 標準のOfficeアプリで、Teamsにアドインとして追加すると会議内で投票を作成できます。

これらのアドインは、Microsoft 365のサブスクリプションに追加料金が発生する場合があります。無料版と有料版の機能差を理解した上で選ぶことが重要です。

PollyアドインをTeams会議で投票する手順

以下では、代表的なPollyアドインを使って投票を実施する手順を説明します。同様の操作はSlidoやMicrosoft Formsでも応用できます。

1. Teamsアプリ内でPollyを追加します。
   Teamsの左側メニューから「アプリ」をクリックし、「Polly」を検索して「追加」を押します。組織で許可されていない場合は管理者に依頼してください。
2. 会議をスケジュールするか、即席の会議を開始します。
   OutlookからTeams会議を招待する場合、事前にアドインが有効になっていることを確認します。
3. 会議中に画面下部の「…」メニュー(その他のアクション)をクリックします。
   「Polly」アイコンが表示されない場合は、アドインが正しくインストールされていない可能性があります。
4. 投票の種類と質問を設定します。
   例えば「多肢選択」を選び、「本日の議題についてどう思いますか?」と入力し、選択肢を「賛成」「反対」「保留」のように設定します。
5. 投票を開始し、参加者に回答を促します。
   「投票を開始」ボタンを押すと、参加者の画面に投票ウインドウが表示されます。回答時間を制限する場合はタイマーを設定できます。
6. 投票終了後、結果を共有します。
   「結果を表示」をクリックすると、リアルタイムの集計結果がグラフで表示されます。「共有」ボタンで参加者全員に結果を見せることも可能です。
7. 必要に応じて結果をエクスポートします。
   PollyではCSV形式でダウンロードできるため、会議後に詳細な分析が可能です。

この手順は新しいOutlookとクラシックOutlookの両方で同じです。ただし、Outlookの予定表から会議を作成する場合、アドインが自動的に読み込まれないことがあるため、会議前にTeamsアプリでPollyを開いて確認しておきましょう。

アドインが会議メニューに表示されない場合の対処

Pollyを追加したのに会議中にアイコンが出ない場合、Teamsのバージョンが古い可能性があります。Teamsを最新版にアップデートし、再起動してください。また、ブラウザ版Teamsではアドインが機能しないことがあるので、デスクトップアプリを使用することをおすすめします。それでも解決しない場合は、Teams管理センターでアドインがブロックされていないか確認します。

投票結果が正しく保存されない落とし穴

Pollyの投票結果はデフォルトでクラウドに保存されますが、会議終了後にアドインを閉じると結果にアクセスできなくなる場合があります。必ず会議中に「結果をエクスポート」するか、会議終了前にPollyのWebサイトから結果を確認できるURLを控えてください。また、匿名投票を有効にしていると、回答者を特定できないため集計時に注意が必要です。

匿名投票の設定ミスによる失敗

Pollyでは投票作成時に「匿名回答」を設定できます。これをオンにすると、回答者の名前が非表示になります。しかし、会議の録画やチャットに投票結果が表示される場合、匿名性が損なわれることがあります。また、匿名投票でも管理者は回答者を追跡できる場合があるため、プライバシーポリシーを確認してください。Slidoの匿名機能も同様の注意が必要です。

主要な投票アドインの比較

Microsoft FormsはTeamsに組み込まれているため、追加のライセンスが不要な場合があります。しかし匿名投票には対応していないため、プライバシー重視の場面ではPollyやSlidoが適しています。

よくある質問(FAQ)

質問1: Pollyの投票は会議の録画に含まれますか?

いいえ、Pollyの投票画面は録画に含まれません。投票結果は独立したウィンドウで表示されるため、録画には映りません。ただし、発表者が結果を画面共有した場合は録画されます。

質問2: スマートフォンのTeamsアプリでもPollyは使えますか?

はい、iOSおよびAndroid版のTeamsアプリでもPollyアドインを使用できます。ただし、投票の作成はデスクトップ版に比べて操作が限られる場合があります。参加者としての回答はスマートフォンでも問題なく行えます。

質問3: 投票中に参加者が回答を変更できますか?

Pollyのデフォルト設定では、一度回答すると変更できません。投票作成時に「回答の変更を許可」をオンにすると、参加者は自分の回答を修正できます。Slidoでも同様の設定が可能です。

まとめ

Teams会議でPolly等のアドインを使った投票を実施する手順を解説しました。アドインのインストール、投票の作成、結果の共有までをスムーズに行うには、事前にTeamsの設定を確認し、匿名投票や結果エクスポートの機能を把握しておくことが重要です。また、会議の規模や目的に応じてPolly、Slido、Microsoft Formsを使い分けることで、より効果的な意見収集が可能になります。これらのアドインはExchange OnlineやOneDriveと連携して結果を保存できるため、会議後のフォローアップにも役立ててください。