【Teams】会議録画のオーナーシップを移譲する時の手順

Microsoft Teamsの会議録画は、会議の主催者または録画を開始した人が既定の所有者となります。しかし、チーム内で役割が変わったり、記録を別の担当者が管理する必要が出た場合、録画のオーナーシップを移譲する必要があります。この記事では、会議録画のオーナーシップを移譲する具体的な手順を、詳細に解説します。

会議録画の所有権が必要になる場面

Teamsの会議録画は、会議の主催者または録画開始者が自動的に所有者となります。所有者は録画の削除、共有設定の変更、ダウンロードの許可などの管理権限を持ちます。しかし、以下のような場面で所有権を別の人に移す必要が生じます。

• 担当者の交代: プロジェクトのリーダーが変わったため、新しいリーダーに録画を管理してもらう必要があります。
• 退職や異動: 会議を主催した社員が退職するため、録画を残すために他の社員に所有権を移す必要があります。
• 整理のため: 複数の録画を一人の管理者に集約して管理を効率化したい場合です。

所有権を移譲しないと、元の所有者がアカウントを削除された場合に録画が参照できなくなるリスクがあります。そのため、適切なタイミングで移譲を行うことが重要です。

会議録画のオーナーシップを移譲する手順

録画の保存場所によって手順が異なります。まずは録画がどこに保存されているかを確認してください。

1. 録画の保存場所を特定します。 Teamsの会議チャットから録画ファイルを開き、URLを確認します。URLに「sharepoint.com」が含まれていればSharePoint、「my.sharepoint.com」ならOneDrive、「stream.microsoft.com」ならStreamです。
2. OneDrive保存の場合の手順です。 ブラウザでOneDriveにアクセスし、録画ファイルを右クリックして「管理」を選択します。次に「所有権の管理」から「所有権の移行」をクリックし、新しい所有者のメールアドレスを入力して送信します。
3. SharePoint保存の場合の手順です。 SharePointサイトのドキュメントライブラリにアクセスし、録画ファイルの「…」メニューから「管理」→「所有権の管理」を選択します。新しい所有者を追加し、既存の所有者を削除します。
4. Stream保存の場合の手順です。 クラシックStream(従来のStream)にアクセスし、録画を開いて「詳細」タブから「所有権の移行」を選びます。新しい所有者の名前またはメールを入力して保存します。新しいStream(Stream on SharePoint)の場合は、OneDriveまたはSharePoint側で所有権を変更します。
5. 移譲の確認を行います。 新しい所有者が録画にアクセスできることを確認します。移譲後、元の所有者は自動的にアクセス権を失います。必要に応じて、新しい所有者が共有設定を見直してください。

移譲で陥りやすい落とし穴

落とし穴1: チャネル会議の録画はSharePoint管理者権限が必要

チャネル会議の録画はチームのSharePointサイトに保存されます。そのため、所有権を移譲するにはそのサイトに対する管理者権限(所有者グループのメンバー)が必要です。一般のメンバーでは所有権を変更できません。事前にサイトの所有者権限を確認することをおすすめします。

落とし穴2: 新しいStreamでは所有権移譲機能が異なる

MicrosoftはStreamをSharePointベースの新しいStreamに移行しています。新しいStreamでは録画はSharePointまたはOneDriveに保存されるため、所有権の移譲はそれらのプラットフォームで行います。クラシックStreamの所有権移譲機能は新しいStreamでは利用できません。保存場所を正しく見極めることが重要です。

落とし穴3: 移譲後に元の所有者がアクセスできなくなる

所有権を移譲すると、元の所有者は自動的に録画への編集権限を失います。ただし、閲覧権限は残る場合もありますが、削除や共有の操作はできなくなります。移譲前に、元の所有者がどの程度の権限を残す必要があるかを検討し、必要に応じて事前に共有設定を調整する必要があります。

録画保存場所ごとの所有権移譲の違い

よくある疑問

Q1: 所有権を移譲した後、元の所有者は録画を見られますか?

元の所有者は録画に対する直接のアクセス権を失います。ただし、新しい所有者が元の所有者に対して表示権限を付与すれば、引き続き閲覧できます。移譲後は自動的に権限が削除されるため、必要なら別途共有設定を行う必要があります。

Q2: 会議の主催者以外が録画を開始した場合、所有者は誰になりますか?

録画を開始した人が所有者になります。会議の主催者とは必ずしも一致しません。例えば、主催者ではない参加者が録画を開始した場合、その参加者が所有者となります。所有権を主催者に移したい場合は、上記の手順で移譲することをおすすめします。

Q3: 所有権の移譲はTeamsの設定画面から直接できますか?

いいえ、Teamsの画面内に所有権を移譲する機能はありません。必ず録画の保存先(OneDrive、SharePoint、Stream)の管理画面から操作する必要があります。Teamsの会議チャットの録画ファイルを開き、「ファイルを開く」から該当のストレージにアクセスするとスムーズです。

会議録画のオーナーシップ移譲は、Teamsの運用において重要な管理作業です。録画の保存場所を正しく把握し、それぞれのプラットフォームの手順に従うことで、スムーズに移行できます。特にチャネル会議の録画はSharePoint管理者権限が必要な点に注意しましょう。移譲後は新しい所有者が速やかに共有設定を確認し、関係者がアクセスできる状態を維持することが大切です。