【Teams】会議終了後のチャットが突然消える時の保持期間確認手順

Microsoft Teams会議を終えた後、参加者間で交わされたチャット履歴が突然消えてしまい、困惑した経験はありませんか。

会議チャットは、議事録の共有や決定事項の確認に不可欠な情報源です。

この記事では、Teams会議チャットが消える原因と、その保持期間を確認・変更する手順を詳しく解説します。

これにより、重要な会議チャットの消失を防ぎ、業務の円滑な進行をサポートします。

Teams会議チャットが消える原因と保持期間の仕組み

Microsoft Teams会議終了後のチャットが突然消えてしまう現象は、主に「保持ポリシー」の設定が原因で発生します。

Teamsのチャットデータは、Exchange Onlineのメールボックスに保存されます。そのため、組織のIT管理者によって設定された保持ポリシーが適用されるのです。

この保持ポリシーでは、チャットデータが一定期間経過すると自動的に削除されるように設定できます。会議チャットもこのポリシーの対象となるため、設定された期間を超えると消えてしまうのです。

保持期間は、組織全体のポリシーとして設定されている場合と、特定のユーザーやグループに対して個別に設定されている場合があります。

また、Teamsのチャットは、会議の終了後もチャットタブに残る「会議チャット」と、個別のチャットとして扱われる場合があります。会議チャットは、会議の参加者全員が閲覧できる共有スペースとなります。

この会議チャットの保持期間は、通常、会議終了後21日間とされています。しかし、この期間も管理者が変更できるため、組織によってはさらに短い期間で削除される可能性があります。

保持期間が経過したチャットは、復元が難しくなるため、重要な情報は会議終了後速やかに保存するか、保持期間の確認が必要です。

Teams会議チャットの保持期間を確認・変更する手順

Teams会議チャットの保持期間を確認・変更するには、Microsoft 365の管理者権限が必要です。

一般ユーザーは、組織のIT管理者に問い合わせて、保持期間の設定を確認・変更してもらう必要があります。

管理者権限を持つユーザー向け:保持期間の設定確認と変更手順

Teams会議チャットの保持期間は、Microsoft 365管理センターのコンプライアンスポータルで設定されている「保持ポリシー」によって管理されます。

Microsoft 365管理センターへのアクセス

1. Microsoft 365管理センターにサインインする
   WebブラウザでMicrosoft 365管理センター(admin.microsoft.com)にアクセスし、管理者アカウントでサインインします。
2. コンプライアンスポータルに移動する
   左側のナビゲーションメニューから「すべて表示」を展開し、「コンプライアンス」を選択します。

保持ポリシーの確認と編集

1. 「保持」メニューを開く
   コンプライアンスポータルの左側メニューで「保持」を選択し、「保持ポリシー」をクリックします。
2. Teams関連の保持ポリシーを特定する
   表示される保持ポリシーの一覧から、Teamsのチャットデータに適用されていると思われるポリシーを探します。ポリシー名に「Teams」「Chat」「Retention」といったキーワードが含まれていることが多いです。
3. ポリシーの詳細を確認する
   該当するポリシーを選択すると、そのポリシーの設定内容が表示されます。
4. 「保持期間」の設定を確認する
   「保持期間」の項目で、チャットデータが保持される期間が設定されています。例えば、「90日間保持する」や「無期限に保持する」といった設定があります。
5. ポリシーを編集して保持期間を変更する(必要な場合)
   保持期間が短すぎる場合や、チャットをより長く保存したい場合は、「編集」ボタンをクリックして保持期間を延長します。
6. 「アイテムを保持する期間」を設定する
   保持期間の選択肢から、希望する期間(例: 1年、5年、無期限)を選択します。
7. 「チャットとチャネルメッセージ」にポリシーを適用する
   「適用先」または「場所」の設定で、「チャットとチャネルメッセージ」が選択されていることを確認します。
8. 変更を保存する
   設定内容を確認し、「保存」ボタンをクリックして変更を適用します。

注意点

保持ポリシーの変更は、組織全体のTeamsチャットデータに影響を与えます。

変更を適用するには、数時間から最大で24時間程度かかる場合があります。

また、組織のコンプライアンス要件によっては、保持期間の変更が制限されている場合もあります。

Teams管理センターでの確認手順(補足)

Teams管理センターでも、保持ポリシーの一部設定を確認できます。

1. Teams管理センターにサインインする
   WebブラウザでTeams管理センター(admin.teams.microsoft.com)にアクセスし、管理者アカウントでサインインします。
2. 「コンプライアンスとセキュリティ」メニューを開く
   左側のナビゲーションメニューから「コンプライアンスとセキュリティ」を選択します。
3. 「保持ポリシー」を選択する
   「保持ポリシー」をクリックすると、コンプライアンスポータルで設定された保持ポリシーの一覧が表示されます。
4. ポリシーを選択して詳細を確認する
   「保持期間」や「適用先」などの詳細を確認できます。

ただし、保持ポリシーの新規作成や詳細な編集は、コンプライアンスポータルで行う必要があります。

会議チャットの保持期間に関するよくある誤解と対処法

Teams会議チャットの保持期間に関して、ユーザーが誤解しやすい点や、よくあるトラブルとその対処法を解説します。

h3: 会議終了後すぐにチャットが消えた場合

会議終了後、まだ21日も経過していないのにチャットが消えてしまったというケースです。

原因:

1. 個別の保持ポリシーが適用されている: 組織全体のポリシーとは別に、特定のユーザーやグループに対して、より短い保持期間を設定したポリシーが適用されている可能性があります。
2. チャットの種類が異なる: 会議チャットではなく、通常の1対1またはグループチャットとして作成された場合、保持期間の設定が異なることがあります。
3. 一時的な表示の問題: Teamsのキャッシュや同期の問題で、一時的にチャットが表示されなくなっている可能性もあります。

対処法:

1. IT管理者に問い合わせる: 組織のIT管理者に連絡し、適用されている保持ポリシーの詳細を確認してもらいます。
2. Teamsを再起動する: Teamsアプリを一度完全に終了し、再度起動してみてください。Web版Teamsでアクセスしてみるのも有効です。
3. キャッシュをクリアする: Teamsのキャッシュをクリアすると、表示上の問題が解消されることがあります。手順はTeamsのバージョンによって異なりますが、一般的にはアプリの設定から行えます。

h3: 保持期間を延長してもチャットが残らない

管理者が保持期間を延長したにも関わらず、チャットが削除されてしまう場合です。

原因:

1. 保持ポリシーの適用に時間がかかっている: ポリシーの変更がシステム全体に反映されるまでには時間がかかることがあります。
2. 別のポリシーが優先されている: 複数の保持ポリシーが設定されている場合、より厳しい(短い期間で削除する)ポリシーが優先されている可能性があります。
3. 誤ったポリシーが編集されている: 編集対象のポリシーが、Teamsチャットに適用されるものではなかった可能性があります。

対処法:

1. 24時間以上待つ: ポリシーの反映には時間がかかるため、しばらく待ってから再度確認します。
2. IT管理者に確認を依頼する: 適用されているすべての保持ポリシーと、それらの優先順位について、IT管理者に詳細な調査を依頼します。
3. 「保持しない」設定になっていないか確認する: 誤って「保持しない」設定になっているポリシーを編集していないか、IT管理者に確認してもらいます。

h3: 会議チャットの保持期間は変更できないのか

会議チャットの保持期間が21日間から変更できない、という問い合わせです。

原因:

1. Teamsの既定値が21日間であること: 会議チャットの既定の保持期間は21日間であり、この設定はMicrosoft 365の保持ポリシーとは別に管理されている場合があります。
2. 組織ポリシーによる制限: 組織のコンプライアンス要件やITポリシーにより、会議チャットの保持期間を延長できないように設定されている場合があります。

対処法:

1. IT管理者に確認する: 会議チャットの保持期間に関する組織固有の設定や、変更の可否についてIT管理者に確認します。
2. 代替手段を検討する: 保持期間が短い場合、会議終了後にチャットの内容をコピー&ペーストして、Word文書やSharePointなどに保存するなどの代替手段を検討します。

Mac版・モバイル版・Web版Teamsでの違い

Teams会議チャットの保持期間に関する設定は、基本的にMicrosoft 365の管理センターで行われるため、どのクライアント(Windows、Mac、Web、モバイル)からアクセスしても、保持期間の設定値自体に違いはありません。

ただし、設定の確認や変更作業は、管理者権限を持つユーザーがWebブラウザ経由でMicrosoft 365管理センターやTeams管理センターにアクセスして行う必要があります。

一般ユーザーがTeamsアプリ(Mac版、モバイル版含む)上で、会議チャットの保持期間を確認したり、変更したりする機能は提供されていません。

モバイル版Teamsで会議チャットを確認する際は、会議終了後にチャットタブに表示される会議チャットを開き、過去のメッセージをスクロールして確認できます。

Web版Teamsでも同様に、会議チャットタブから過去の履歴を確認できます。表示される内容は、管理者が設定した保持期間に準じます。

もし、モバイル版やWeb版でチャットが表示されない場合は、デスクトップ版と同様に、保持期間が経過したか、同期の問題などが考えられます。

いずれの環境でも、チャットが消えてしまう問題に直面した場合は、組織のIT管理者に相談することが最も確実な解決策となります。

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