【Teams】会議中の投票(Polls)結果をエクスポートしてExcelで集計する手順

Microsoft Teams会議中に実施した投票の結果を、後からExcelで集計したいと考えていませんか。

会議中にリアルタイムで参加者の意見を収集できる投票機能は便利ですが、結果をまとめて分析するにはエクスポート機能が不可欠です。

この記事では、Teams会議の投票結果を簡単にエクスポートし、Excelで集計・分析するための具体的な手順を解説します。

会議の成果を最大化するために、ぜひ最後までご覧ください。

Teams会議の投票結果をエクスポートする仕組み

Microsoft Teamsの会議中に「投票」機能を使って参加者の意見を収集できます。この投票機能は、Microsoft Formsと連携して動作します。

会議の主催者や発表者は、事前にFormsでアンケートを作成し、それをTeams会議中に共有して回答を募ることが可能です。会議が終了した後、これらの投票結果はFormsの回答として蓄積され、またTeams会議のチャットにも記録されます。

投票結果をExcelで集計するためには、このFormsの回答データをダウンロードする必要があります。ダウンロードされたデータはCSV形式で提供され、Excelで開いて分析できる状態になります。

Teams会議の投票結果をダウンロードする手順

Teams会議の投票結果をダウンロードするには、会議のチャットから行います。

1. 会議チャットを開く
   会議が終了した後、該当するTeams会議のチャットを開きます。会議中に投票を実施した場合、投票に関するメッセージがチャットに残っています。
2. 投票メッセージを探す
   チャット内で、実施した投票のメッセージを見つけます。投票のタイトルや質問内容が表示されているはずです。
3. 「結果を表示」をクリックする
   投票メッセージの横、またはメッセージの下部に「結果を表示」というリンクがあります。これをクリックしてください。
4. 「結果をダウンロード」をクリックする
   「結果を表示」をクリックすると、投票の詳細画面が表示されます。画面上部または下部に「結果をダウンロード」というボタンがあります。これをクリックすると、投票結果がCSVファイルとしてダウンロードされます。

このCSVファイルには、投票の各選択肢に対する回答数や、場合によっては回答者の情報が含まれています。

Excelで投票結果を集計・分析する手順

ダウンロードしたCSVファイルをExcelで開いて、集計・分析を行います。ここからは、一般的なExcelの操作になります。

CSVファイルをExcelで開く

1. Excelを起動する
   Microsoft Excelを起動します。
2. 「ファイル」タブをクリックする
   Excelのリボンメニューにある「ファイル」タブをクリックします。
3. 「開く」を選択する
   「ファイル」メニューから「開く」を選択します。
4. 「参照」をクリックする
   「最近使ったブック」などの一覧が表示されるので、右下にある「参照」をクリックします。
5. ダウンロードしたCSVファイルを選択する
   エクスプローラー(またはFinder)が開くので、先ほどTeamsからダウンロードしたCSVファイルを選択し、「開く」をクリックします。

CSVファイルは、Excelで開くと表形式で表示されます。文字化けしている場合は、Excelの「データ」タブから「テキストファイル」などを選択してインポートし、文字コードをUTF-8などに指定して開くと解決することがあります。

データの整形と集計

CSVファイルを開いたら、必要に応じてデータを整形します。一般的には、以下のような作業を行います。

1. ヘッダー行の確認
   1行目がヘッダー(項目名)になっているか確認します。必要であれば、列名を分かりやすいものに変更します。例えば、「選択肢」「回答数」などの列名が適切です。
2. 不要な列の削除
   回答者のメールアドレスなど、集計に不要な列があれば削除します。
3. 集計用の表の作成
   投票の選択肢ごとに、回答数を集計する表を作成します。SUMIF関数などを使うと便利です。例えば、選択肢が「A」「B」「C」であれば、それぞれの選択肢に対する回答数を数えます。
4. グラフの作成
   集計したデータをもとに、円グラフや棒グラフなどを作成すると、結果が一目で分かりやすくなります。

例えば、回答数が「Option A: 15」「Option B: 8」となっている場合、Excel上で「Option A」というテキストと「15」という数値を対応させる表を作成し、合計回答数を計算します。

複数投票がある場合の集計

会議中に複数の投票を実施した場合、それぞれ個別のCSVファイルとしてダウンロードされます。これらの結果をまとめて集計したい場合は、以下の方法が考えられます。

1. 各投票結果を別シートにまとめる
   ダウンロードしたCSVファイルをそれぞれExcelの別シートにインポートします。
2. 集計用シートで参照する
   新しいシートを作成し、各シートのデータを参照して、投票ごとの集計結果を一覧にします。
3. ピボットテーブルの活用
   複数の投票結果を一つのシートにまとめた後、ピボットテーブルを使用すると、柔軟な集計や分析が容易になります。

ピボットテーブルを使えば、投票の選択肢、回答数、回答者の属性(もしあれば)などを組み合わせて、様々な角度からデータを分析できます。

Teams投票結果のエクスポートに関する注意点

Teams会議の投票結果をエクスポートする際には、いくつか注意しておきたい点があります。

投票の作成者・参加者権限

投票結果をダウンロードできるのは、基本的に会議の主催者または発表者権限を持つユーザーです。会議の参加者全員がダウンロードできるわけではありません。

また、投票を作成したMicrosoft Formsの所有者または共同編集者も、Formsの管理画面から回答データをダウンロードできます。Teams会議のチャットからのダウンロードとFormsからのダウンロードで、取得できる情報や形式が若干異なる場合があります。

Formsの回答設定

投票機能はMicrosoft Formsと連携しているため、Forms側の設定も影響します。例えば、Formsで「誰でも回答可能」に設定されているか、「組織内のユーザーのみ」に設定されているかによって、ダウンロードされる回答者の情報が変わることがあります。

また、Formsの「回答」タブで「集計結果をエクスポート」を選択した場合、より詳細な集計データや、回答者ごとの回答内容などがExcelファイルで提供されることがあります。Teamsチャットからのダウンロードは、簡易的な集計結果であることが多いです。

新しいTeams(v2)と従来Teamsの違い

新しいTeams(v2)でも、投票機能とその結果のエクスポート方法は基本的に従来Teamsと同じです。会議チャットから投票メッセージを探し、「結果を表示」→「結果をダウンロード」の手順でCSVファイルを取得できます。

ただし、UIのデザインやメニューの配置が若干変更されている可能性があります。操作に迷った場合は、会議チャット内の投票メッセージに注目してください。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

Teamsの投票結果をエクスポートする基本的な手順は、Mac版、モバイル版、Web版でも同様です。会議チャットから投票メッセージを見つけ、「結果を表示」からダウンロードします。

ただし、モバイル版では画面サイズが小さいため、メニューの表示方法やボタンの配置がデスクトップ版とは異なる場合があります。ダウンロードしたCSVファイルは、モバイル端末のファイル管理アプリなどを通じてExcelアプリで開くことになります。

Web版Teamsでも、デスクトップアプリ版と同様の手順でダウンロード可能です。

まとめ

この記事では、Microsoft Teams会議で実施した投票の結果をエクスポートし、Excelで集計・分析するための手順を解説しました。

会議チャットから投票結果をCSVファイルでダウンロードし、Excelで開いて整形・分析することで、参加者の意見を効果的に把握できます。

今後は、会議中に実施したアンケート結果を、Excelのピボットテーブルなどを活用してさらに詳細に分析してみてください。

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