【Teams】会議のロビーでゲストを待機させる組織外参加者承認設定手順

Microsoft Teams会議に外部から参加するゲストを、会議開始前にロビーで待機させたいですか?

会議のプライバシーやセキュリティを確保するため、参加者を管理したい場面は多いでしょう。

この記事では、Teams会議で組織外の参加者をロビーで待機させるための承認設定手順を詳しく解説します。

これにより、許可された参加者のみが会議に参加できるようになり、不意な参加者を防ぐことができます。

Teams会議におけるロビー待機機能の仕組み

Microsoft Teams会議のロビー待機機能は、会議のセキュリティと管理性を高めるための重要な設定です。

この機能により、会議の主催者や特定の参加者は、会議に参加しようとしているユーザーを確認し、承認または拒否することができます。

特に、組織外からの参加者(ゲスト)が多い会議や、機密性の高い情報を扱う会議で有効です。

この設定は、会議の「会議オプション」からアクセスし、参加者の承認プロセスをカスタマイズすることで実現します。

組織外参加者をロビーで待機させるための会議オプション設定

Teams会議で組織外の参加者をロビーで待機させるには、「会議オプション」で参加者のアクセス権限を適切に設定する必要があります。

この設定は、会議の主催者のみが行えます。組織のポリシーやテナント設定によっては、一部のオプションが利用できない場合もあります。

新しいTeams(v2)でも、基本的な設定方法は従来Teamsと大きく変わりません。

1. Teams会議のスケジュール設定または編集
   Outlookで会議をスケジュールする際、または既存のTeams会議を編集する際に、会議オプションにアクセスします。
2. 「会議オプション」を開く
   会議の編集画面で、「会議オプション」ボタンをクリックします。Webブラウザで会議オプションの設定画面が開きます。
3. 「ロビーを迂回できるユーザー」を設定する
   会議オプション画面で、「ロビーを迂回できるユーザー」という項目を見つけます。
4. 適切なオプションを選択する
   この項目で、誰がロビーを通過できるかを設定します。組織外の参加者をロビーで待機させるには、以下のいずれかのオプションを選択します。
   • 「全員」: 全ての参加者がロビーを迂回できます。この設定ではゲストはロビーに待機しません。
   • 「職場または学校のユーザー」: 組織内のユーザーはロビーを迂回できます。組織外のユーザーはロビーに待機します。
   • 「招待されたユーザー」: 会議に招待されたユーザーはロビーを迂回できます。招待されていない組織外のユーザーはロビーに待機します。
   • 「特定の部署のユーザー」: 特定の部署に所属するユーザーのみロビーを迂回できます。
   • 「常にロビーを迂回できるユーザー」: このオプションを選択し、さらに「特定の部署のユーザー」や「招待されたユーザー」など、より詳細な設定を行うことができます。組織外の参加者をロビーに待機させたい場合は、ここに「職場または学校のユーザー」などを選択し、それ以外のユーザー(ゲスト)はロビーに誘導するように設定します。
5. 設定を保存する
   選択したオプションを確認し、「保存」ボタンをクリックして設定を適用します。

会議中の参加者承認・拒否方法

会議オプションで組織外参加者をロビーに待機させる設定を行った後、会議が始まるとロビーにいる参加者が表示されます。

会議の主催者または発表者権限を持つユーザーは、これらの参加者を確認し、承認または拒否する操作を行います。

1. 会議に参加する
   会議の開始時刻になったら、主催者または発表者として会議に参加します。
2. ロビーの参加者を確認する
   会議画面の右上にある「参加者」アイコンをクリックします。
3. 「ロビー」セクションを確認する
   参加者リストの中に、「ロビー」というセクションが表示されている場合があります。ここに、承認待ちの参加者がリストアップされます。
4. 参加者を承認または拒否する
   ロビーにいる参加者一人ひとりの横に、「承認」ボタンと「削除」ボタンが表示されます。
5. 「承認」ボタンをクリック
   会議に参加させたい場合は、「承認」ボタンをクリックします。
6. 「削除」ボタンをクリック
   会議に参加させたくない場合は、「削除」ボタンをクリックします。
7. 一括承認(可能な場合)
   参加者が多い場合、「すべて承認」といった一括承認機能が利用できることもあります。

新しいTeams(v2)と従来Teamsでの参加者管理の違い

新しいTeams(v2)と従来Teamsでは、インターフェースや一部の機能の配置が変更されています。

しかし、会議オプションの設定や、会議中の参加者承認・拒否といった基本的なロビー機能の仕組みは、ほとんど同じです。

新しいTeams(v2)では、会議オプションへのアクセス方法が若干異なる場合がありますが、設定項目自体は共通しています。

会議中にロビーの参加者を確認する操作も、参加者リストの表示方法が多少変わる程度で、機能としては変わりません。

会議オプション設定の注意点とよくある誤解

Teams会議のロビー設定は、会議のセキュリティを強化するために非常に有効ですが、いくつかの注意点とよくある誤解があります。

これらの点を理解しておくことで、意図しない参加者を防ぎ、スムーズな会議運営が可能になります。

「誰がロビーを迂回できるか」の解釈

「ロビーを迂回できるユーザー」の設定は、会議の参加者がロビーを経由せずに直接会議に参加できるかどうかを決定します。

組織外の参加者をロビーで待機させたい場合、この設定を「職場または学校のユーザー」などに限定する必要があります。

「全員」を選択してしまうと、招待されていない外部ユーザーもロビーに待機せずに入室できてしまうため注意が必要です。

また、「招待されたユーザー」だけを許可した場合でも、組織外の招待者もロビーに待機することになります。

会議の主催者権限について

会議オプションの設定や、会議中の参加者の承認・拒否は、原則として会議の主催者のみが行えます。

発表者権限を持つユーザーも、一部の管理操作(参加者のミュートなど)は可能ですが、ロビーの参加者を承認・拒否する権限は主催者に限定されることが多いです。

会議の主催者が不在の場合、参加者の管理ができない可能性があります。

そのため、事前に主催者を明確にし、必要であれば代理主催者を設定しておくことが推奨されます。

組織ポリシーによる制限

Teamsの会議オプションの設定は、組織全体のMicrosoft 365管理者によって制御されている場合があります。

特定のオプションがグレーアウトしていたり、利用できなかったりする場合は、組織の管理者にご確認ください。

例えば、ゲスト参加に関するポリシーや、外部コラボレーションの設定が、会議オプションの動作に影響を与えることがあります。

管理者権限が必要な操作ではありませんが、利用できる設定範囲は組織の設定に依存します。

会議URLの共有とロビー設定の関係

会議のURLを誰に共有するかによって、ロビー設定の効果が変わってきます。

会議オプションで「ロビーを迂回できるユーザー」を厳密に設定しても、会議URLが不特定多数に共有されてしまえば、意図しない参加者が現れる可能性があります。

そのため、会議URLは信頼できる参加者のみに共有することが重要です。

また、会議の招待状に記載されたURL以外から参加しようとするユーザーは、ロビーに誘導される可能性が高まります。

新しいOutlookとの連携

新しいOutlookでもTeams会議のスケジュール設定は可能です。

新しいOutlookでTeams会議をスケジュールする際も、会議オプションへのリンクが表示され、同様の設定を行うことができます。

新しいOutlookはWeb版OutlookのUIに近いため、Web版での操作に慣れている方には馴染みやすいでしょう。

ただし、新しいOutlookへの移行状況は組織によって異なるため、従来のOutlookを利用している場合でも、会議オプションの設定方法は変わりません。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

Microsoft Teamsの会議オプション設定および会議中の参加者管理は、基本的にどのプラットフォームでも同様の機能が利用できます。

Mac版Teams: デスクトップアプリケーションとして提供されており、Windows版と同様の操作感で会議オプションを設定・管理できます。

モバイル版Teams (iOS/Android): スマートフォンやタブレットでも、会議オプションへのアクセスや、会議中の参加者承認・拒否操作が可能です。

Web版Teams: ブラウザからTeamsにアクセスする場合も、デスクトップ版と同様の機能を利用できます。会議オプションの設定画面もWebブラウザで表示されます。

ただし、画面表示や操作の細かい部分(ボタンの配置など)は、使用するデバイスやOSによって若干異なる場合があります。

特に、モバイル版では画面が小さいため、操作に慣れるまで少し時間がかかるかもしれません。

この記事では、Microsoft Teams会議で組織外の参加者をロビーで待機させるための詳細な設定手順と、その際の注意点について解説しました。

会議オプションの「ロビーを迂回できるユーザー」を適切に設定することで、会議のセキュリティレベルを大幅に向上させることができます。

会議中にロビーにいる参加者を確認し、承認・拒否する操作をマスターすれば、より安全で効率的な会議運営が実現できるでしょう。

今後は、定例会議だけでなく、重要な外部との会議でもこのロビー待機設定を活用し、情報漏洩のリスクを低減させてください。

また、会議の招待状を共有する際は、会議URLの管理にも十分注意しましょう。

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