【Teams】Teamsの組織図(Org Explorer)を有効化する管理者設定

Microsoft Teamsの組織図(Org Explorer)は、ユーザーが会社の組織構造を視覚的に確認できる便利な機能です。管理者が適切に設定を行わないと、この機能は利用できません。本記事では、管理者がOrg Explorerを有効化するための手順を詳しく解説します。設定方法や注意点を理解して、チームのコラボレーションを促進しましょう。

Org Explorerの概要と有効化の仕組み

Org Explorerは、Teams内で表示できるインタラクティブな組織図です。ユーザーは上司、同僚、部下の配置を視覚的に把握でき、コミュニケーションの効率が向上します。この機能を有効にするには、Teams管理センターで組織図ポリシー(Org Explorer policy)を構成する必要があります。前提条件として、Microsoft 365の組織でExchange OnlineとSharePointが利用可能であること、ユーザーに適切なライセンス(通常はTeams Essentials、Microsoft 365 Business Basic以上)が付与されていることが求められます。また、組織図のデータはAzure Active DirectoryとExchange Onlineのディレクトリ情報に基づいて生成されるため、プロフィール情報(所属部署、役職、上司など)が正確に入力されていることが重要です。なお、Org ExplorerはTeamsのデスクトップアプリ(Windows、Mac)、Webブラウザ、モバイルアプリ(iOS、Android)で利用できますが、ポリシー設定はすべてのプラットフォームに影響します。

管理者がOrg Explorerを有効化する手順

以下の手順で、組織全体または特定のユーザーに対してOrg Explorerを有効化できます。操作はTeams管理センターから行います。アクセスにはグローバル管理者またはTeams管理者の役割が必要です。

1. Teams管理センターにサインイン: 管理者アカウントでhttps://admin.teams.microsoft.comにアクセスします。
2. 組織図ポリシーページを開く: 左側のメニューから「組織図ポリシー」(Org Explorer policies)をクリックします。このページには既定のグローバルポリシー(Global)と、必要に応じて作成したカスタムポリシーが表示されます。
3. ポリシーを編集または新規作成: 既存のグローバルポリシーを編集する場合は「Global」をクリックします。新しいポリシーを作成する場合は「追加」をクリックし、ポリシー名を入力します。例えば「部門別組織図」などの名前が考えられます。
4. 表示範囲を設定: 「表示範囲の種類」(View type)で、組織図に表示する階層を選択します。選択肢は「完全な組織図」(Full organization)または「直属の部下のみ」(Direct reports)です。さらに「上位管理職の表示」(Show managers above)のオン/オフも設定できます。例えば、役員層のみを表示させたくない場合はオフにします。
5. ポリシーをユーザーに割り当て: ポリシーを保存した後、「ユーザーとグループ」タブで該当ポリシーを適用するユーザーまたはグループを追加します。グローバルポリシーは全ユーザーに適用されますが、個別のポリシーを割り当てたユーザーにはそちらが優先されます。
6. 変更を反映するまで待機: 設定後、Teamsアプリに反映されるまで最大24時間かかる場合があります。即時反映を希望する場合は、該当ユーザーにTeamsアプリの再起動を促しましょう。

Org Explorer有効化でよくある失敗例と注意点

ポリシーが正しく適用されない場合

ポリシーを割り当てたのに組織図が表示されない場合は、割り当ての優先順位を確認しましょう。Teamsでは、ユーザー固有のポリシーがグループポリシーより優先され、グループポリシーがグローバルポリシーより優先されます。例えば、ユーザーが「制限付き組織図」ポリシーとグローバルポリシーの両方に属している場合、前者が適用されます。意図しないポリシーが適用されている場合、Teams管理センターの「ポリシー分析」ツールで実際に割り当てられているポリシーを確認できます。

組織図にデータが表示されない

ポリシーが正しく設定されていても、Exchange Onlineのディレクトリ情報が不足していると組織図は空になります。具体的には、ユーザーの上司(Manager)属性がAzure ADで設定されていない、部署(Department)や役職(Title)が空白であるなどのケースです。Exchange管理センターまたはAzure ADでユーザープロフィールを編集し、必要な情報を入力しましょう。また、外部ユーザーやゲストユーザーは組織図に表示されない制限があります。

モバイルアプリやTeams for Webでの表示の違い

モバイルアプリでは、デスクトップ版と比較して組織図の操作性が異なります。例えば、iOS版ではタップで階層を開く動作が、Android版では長押しになるなど、プラットフォームごとにUIが異なります。また、Teams for Webでは一部のブラウザ(例:Safari)で組織図が正しくレンダリングされない場合があります。最新のブラウザバージョンを使用し、必要であればブラウザのキャッシュをクリアすることで改善することがあります。

Org Explorerの設定項目の比較

よくある質問

Q1: Org Explorerを有効化したのに、ユーザーに表示されません。何が原因ですか?
A1: まず、ポリシーが正しく割り当てられているかTeams管理センターで確認してください。また、Azure ADで上司や部署情報が正しく設定されているかも重要です。特に上司フィールドが空だと組織図が表示されません。反映には最大24時間かかるため、設定直後は待機しましょう。

Q2: 管理者以外のユーザーにも組織図を表示してよいですか?
A2: はい、可能です。ただし、表示範囲の設定によっては、通常の社員が全社の組織図を見られるようになります。情報漏洩を防ぐため、必要に応じてカスタムポリシーで直属の部下のみ表示に制限することをおすすめします。

Q3: 組織図に表示される写真はどこから取得されますか?
A3: 写真はExchange Onlineのユーザープロフィール画像が使用されます。SharePointのプロフィール写真も連携可能ですが、通常はExchange Onlineの情報が優先されます。写真を更新するには、Outlook on the webまたはMicrosoft 365管理センターでプロフィール画像を変更してください。

まとめ

管理者によるOrg Explorerの有効化は、Teams管理センターのポリシー設定が中心です。手順はシンプルですが、ポリシーの優先順位やディレクトリデータの正確性が重要なポイントです。また、関連サービスとしてExchange Onlineのディレクトリ同期とAzure Active Directoryの属性管理が必要となります。さらに、チームのコラボレーションを強化するために、Microsoft BookingsやSharePointとの連携も検討するとよいでしょう。本記事の手順を参考に、組織図機能を最大限活用してください。