【Windows】定型外の紙の大きさを手動で登録して給紙時のエラーを回避する手順

業務で特殊なサイズの用紙を印刷しようとすると、給紙エラーで印刷が進まない経験はありませんか。

これは、Windowsが認識していない定型外の用紙サイズを使用していることが主な原因です。

この記事では、Windowsにカスタム用紙サイズを登録し、給紙時のエラーを回避してスムーズな印刷を実現する方法を解説します。

登録手順を理解し、様々な用紙サイズでの印刷に対応できるようになりましょう。

定型外の用紙サイズを登録する目的と効果

Windowsでは、標準で多くの用紙サイズが登録されていますが、市販されていない特殊なサイズの用紙を使う場合は手動での登録が必要です。

この機能は「印刷サーバーのプロパティ」を通じて提供され、任意の用紙サイズをシステムに認識させることが可能です。

カスタム用紙サイズを登録すると、印刷アプリケーションからそのサイズを選択できるようになり、プリンターが用紙サイズを正しく認識し、給紙エラーの発生を抑えられます。

この設定には管理者権限が必要です。使用するプリンターがカスタムサイズ印刷に対応していることも前提となります。

カスタム用紙サイズ登録のメリット

カスタム用紙サイズを登録する最大のメリットは、印刷の柔軟性が高まる点にあります。

例えば、特定の封筒やカード、特殊なラベルなど、一般的な定型サイズでは対応できない用紙もスムーズに印刷できます。

これにより、業務における資料作成や販促物の印刷において、より多様な表現が可能になります。

Windows 11でのカスタム用紙サイズ登録と印刷手順

ここでは、Windows 11を例に、定型外の用紙サイズを登録し、実際にそのサイズで印刷するまでの具体的な手順を解説します。

Windows 10の場合も基本的な流れは同じですが、一部のメニュー名や画面構成が異なる場合があります。

1. 「印刷サーバーのプロパティ」を開く
   タスクバーの検索ボックスに「コントロールパネル」と入力し、検索結果からコントロールパネルを開きます。
   「ハードウェアとサウンド」の下にある「デバイスとプリンターの表示」をクリックします。
   開いたウィンドウの何もない場所で右クリックし、コンテキストメニューから「印刷サーバーのプロパティ」を選択します。
   または、いずれかのプリンターを選択した状態で、上部のメニューバーにある「印刷サーバーのプロパティ」をクリックします。
2. 新しい用紙サイズを作成する
   「印刷サーバーのプロパティ」ウィンドウが開いたら、「フォーム」タブをクリックします。
   「新しいフォームを作成する」にチェックを入れ、フォーム名に任意の用紙サイズ名を入力します。
   例: 「カスタム封筒A5」など、分かりやすい名前を付けましょう。
   「用紙のサイズ」セクションで、幅と高さをミリメートルまたはインチで正確に入力します。
   プリンターの仕様書などで、使用する用紙の正確な寸法を確認してください。
   「印刷可能領域」は通常デフォルト設定のままで問題ありませんが、必要に応じて調整できます。
   入力が完了したら、「フォームの保存」ボタンをクリックします。
   これで新しいカスタム用紙サイズがシステムに登録されました。
3. プリンタードライバーにカスタムサイズを適用する
   「デバイスとプリンター」ウィンドウに戻り、カスタムサイズを使用したいプリンターを右クリックします。
   コンテキストメニューから「印刷設定」または「プリンターのプロパティ」を選択します。
   開いたダイアログで「用紙/品質」タブや「基本設定」タブなど、用紙サイズを設定する項目を探します。
   「用紙サイズ」のドロップダウンリストに、先ほど登録したカスタムフォーム名が表示されているか確認します。
   表示されていない場合は、プリンタードライバーを最新のものに更新するか、プリンターメーカーのウェブサイトで情報を確認してください。
   カスタムフォームを選択し、「OK」をクリックして設定を保存します。
4. 印刷時にカスタムサイズを選択する
   印刷したいアプリケーションを開き、印刷コマンドを実行します。
   印刷ダイアログが表示されたら、使用するプリンターを選択します。
   「プロパティ」または「詳細設定」ボタンをクリックして、プリンタードライバーの設定画面を開きます。
   「用紙サイズ」または「給紙方法」の項目で、登録したカスタムフォーム名を選択します。
   アプリケーション側の用紙設定も、登録したカスタムサイズと一致するように設定してください。
   すべての設定が完了したら、「印刷」ボタンをクリックして印刷を開始します。

カスタム用紙サイズ登録時の注意点とトラブルシューティング

カスタム用紙サイズを登録しても、意図した通りに印刷できない場合があります。

ここでは、よくある問題とその対処法を解説します。

登録したサイズが印刷アプリケーションに表示されない場合

カスタム用紙サイズを登録しても、WordやExcelなどの印刷アプリケーションの用紙サイズ選択肢に表示されないことがあります。

この問題は、プリンタードライバーがそのカスタムサイズを認識していないか、またはプリンタードライバーのプロパティで設定が反映されていないことが原因です。

対処法:

1. プリンタードライバーの更新: プリンターメーカーのウェブサイトから最新のプリンタードライバーをダウンロードし、インストールしてください。古いドライバーではカスタムサイズに完全に対応していない場合があります。
2. プリンタードライバーの設定再確認: 「デバイスとプリンター」から対象プリンターの「印刷設定」または「プリンターのプロパティ」を開き、用紙サイズリストにカスタムサイズが表示されているか改めて確認します。もし選択できる場合は、一度選択して「OK」で閉じ、再度アプリケーションから確認してください。

登録サイズで印刷してもエラーが発生する場合

Windowsにカスタムサイズを登録し、印刷設定も正しく行ったにもかかわらず、給紙エラーや用紙サイズ不一致のエラーが発生することがあります。

これは、プリンター本体の用紙設定とWindowsからの印刷指示が一致していない場合に起こりやすいです。

対処法:

1. プリンター本体の用紙設定を確認: 多くのプリンターには、本体の操作パネルやディスプレイで用紙の種類やサイズを設定する機能があります。プリンター本体にセットした用紙のサイズと種類を、本体の設定で正しく指定してください。特に、手差しトレイを使用する場合は、そのトレイ用の設定を確認しましょう。
2. 給紙トレイの選択: 印刷アプリケーションの印刷設定で、正しい給紙トレイが選択されているか確認します。カスタム用紙は手差しトレイを使用することが多いため、設定が自動ではなく手差しトレイになっているか確認してください。

登録可能な用紙サイズの範囲について

カスタム用紙サイズは、プリンターが物理的に対応できる範囲内でしか登録できません。

非常に小さい名刺サイズや、非常に長いバナーサイズなど、プリンターの最小・最大印刷可能サイズを超える設定はできません。

注意点:

1. プリンターの仕様確認: 使用しているプリンターの取扱説明書やメーカーのウェブサイトで、最小および最大の印刷可能用紙サイズを確認してください。この範囲外のサイズを登録しても、プリンターは印刷できません。
2. 印刷可能領域の考慮: 用紙の端まで印刷したい場合でも、プリンターには印刷できない余白「印刷可能領域」があります。カスタムサイズを設定する際は、この領域も考慮に入れる必要があります。

Windows 11とWindows 10のカスタム用紙サイズ登録操作の違い

Windows 11とWindows 10では、カスタム用紙サイズを登録する基本的な手順は同じです。

しかし、一部のメニューへのアクセス方法や表示に細かな違いがあります。

項目	Windows 11	Windows 10
コントロールパネルへのアクセス	タスクバー検索から「コントロールパネル」と入力して開く	スタートボタンを右クリックし「コントロールパネル」を選択して開く
「デバイスとプリンター」へのアクセス	コントロールパネルの「ハードウェアとサウンド」から「デバイスとプリンターの表示」をクリック	コントロールパネルの「ハードウェアとサウンド」から「デバイスとプリンターの表示」をクリック
「印刷サーバーのプロパティ」の開き方	「デバイスとプリンター」の何もない場所で右クリックし、コンテキストメニューから選択、またはプリンター選択後に上部メニューバーからクリック	「デバイスとプリンター」の何もない場所で右クリックし、コンテキストメニューから選択、またはプリンター選択後に上部メニューバーからクリック
フォーム作成画面の表示	「印刷サーバーのプロパティ」ウィンドウ内の「フォーム」タブ	「印刷サーバーのプロパティ」ウィンドウ内の「フォーム」タブ
全体的なユーザーインターフェース	よりフラットでモダンなデザイン	Windows 7からのデザインを踏襲

まとめ

この記事で解説した手順により、Windowsに定型外の用紙サイズを登録し、給紙エラーを回避してスムーズな印刷ができるようになります。

カスタム用紙サイズの登録は、特殊な封筒やカード、ラベルなどの印刷に役立ち、業務の幅を広げます。

登録したサイズが正しく機能しない場合は、プリンタードライバーの更新やプリンター本体の設定を再確認してください。

これらの手順を活用し、様々な用紙での印刷を効率的に進めましょう。